Het beschikbaar stellen van persoonsgegevens van woningkaarten. Auteur: Frank van Meir, Stadsarchief Breda

Inleiding

De aanleiding voor deze rapportage is de beschikbaarstelling van persoonsgegevens van woningkaarten. En de beperkingen die hierop van toepassing zijn in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Eerst ga ik in op relevante begrippen en artikelen van de AVG. Daarna ga ik verder in op de casus en tot slot geef ik een aanzet voor een richtlijn voor het Stadsarchief Breda met betrekking tot het beschikbaar stellen van persoonsgegevens (in bredere zin).

AVG-relevante begrippen en artikelen voor deze casus

Persoonsgegevens

De AVG definieert een persoonsgegeven als ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon‘ (artikel 4 lid 1). Als identificeerbaar wordt beschouwd ‘een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van de fysieke persoon’.
Het gaat om (gegevens over) natuurlijke personen, dus niet over rechtspersonen (zoals bedrijven, stichtingen) maar wel eenmanszaken waarvan de tenaamstelling een persoonsnaam is. Deze gegevens kunnen product of onderwerp zijn van zowel geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn (of worden) opgenomen. Een persoonsgegeven kan op papier staan of digitaal zijn.

Welke persoonsgegevens zijn te onderscheiden

Welke gegevens (ook) persoonsgegevens kunnen zijn is niet uitputtend op te sommen. Voor het praktische gebruik bij het Stadsarchief is het handig om vier typen te onderscheiden:

1. Algemene persoonsgegevens, zoals NAW-gegevens.

2. Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens, zoals religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen.

3. Doelafhankelijke (niet bijzondere) persoonsgegevens, zoals in omgevingsvergunningen het gegeven dat iemand ergens woonachtig is.

4. Persoonsgegevens onderdeel uitmakend van basisregistraties en registers, zoals over geboorte, overlijden en huwelijk in de Burgerlijke Stand of in de basisregistratie personen (BRP). Denk hierbij ook aan de oude woningkaarten.

Reguliere openbaarheidsbeperkingen van persoonsgegevens

Voor beperking van openbaarheid van persoonsgegevens gelden de volgende termijnen:

• De standaard openbaarheidstermijn van de Archiefwet, nu 20 jaar: voor de algemene en de meeste overige doelafhankelijke persoonsgegevens. Dit impliceert dat deze soorten persoonsgegevens bij overbrenging na 20 jaar niet beperkt openbaar worden gesteld, maar bij vervroegde overbrenging wel.

• Honderd jaar voor de bijzondere persoonsgegevens over (mogelijk) nog levende personen.

• De diverse bij wet bepaalde termijnen, van de akten van de Burgerlijke Stand en van de akten van testament en codicil in de notariële archieven.

Incidentele beperking van openbaarheid of correctie van persoonsgegevens

Inzage door direct betrokkenen: inzage van in openbaarheid beperkte archieven die informatie bevatten met betrekking tot de persoon die het verzoek indient, is in beginsel zonder nadere voorwaarden mogelijk. Als echter de betreffende informatie bijzondere persoonsgegevens bevat van ook andere personen, dan dient de verzoeker de schriftelijke toestemming voor inzage van deze andere personen te overleggen, of kunnen aantonen dat andere betrokkenen zijn overleden (AVG-artikel 14 en 15). Correctie of aanvulling van persoonsgegevens op verzoek van directbetrokkene vindt plaats door toevoeging van informatie aan het betreffende dossier. De oorspronkelijke, mogelijk feitelijk onjuiste, informatie wordt niet uit de archieven verwijderd. Evident incorrecte metadata worden wel gecorrigeerd (AVG-artikel 16).
Wissen van persoonsgegevens uit archieven vindt in geen geval plaats, omdat deze in de archiefbewaarplaats berusten op grond van wettelijk vastgestelde selectielijsten. Deze verzoeken worden behandeld als een verzoek tot (verlening van de termijn van) beperkte openbaarstelling (AVG-artikel 17 lid 3 onder d).
Beperkte openbaarstelling van persoonsgegevens op verzoek van direct betrokkenen: de openbaarheid van archieven die informatie bevatten met betrekking tot personen, wordt in beginsel zonder nadere voorwaarden beperkt, als deze informatie de verzoeker (directbetrokkene) betreft. De beperkte openbaarheid wordt dan gesteld op 100 jaar na de geboortedatum van de directbetrokkene, of korter als de directbetrokkene daartoe verzoekt (AVG-artikel 18).

Incidentele opheffing van beperking op de openbaarheid op verzoek van derden

Een opgelegde beperking op de openbaarheid – inzage voor anderen dan direct betrokkenen - van informatie met persoonsgegevens is niet absoluut maar kan in beginsel altijd worden opgeheven. Dit betekent dat als iemand goede gronden aanvoert voor opheffing van de beperking er toestemming tot inzage wordt gegevens.

Casus

In de jaren 90 zijn, naar aanleiding van de invoering van de GBA, persoonskaarten, archiefkaarten en woningkaarten overgedragen aan het Stadsarchief Breda. In de dagelijkse praktijk worden burgervragen gesteld die mogelijk beantwoord kunnen worden met behulp van de persoonsgegevens die op de woningkaarten staan vermeld. Op bepaalde woningkaarten berust een beperking voor wat betreft het beschikbaar stellen. Het gaat hierbij concreet over een zorginstelling (Valkrust) waar ongehuwde moeders hun kinderen afstonden voor adoptie.

Bij de beschikbaarstelling wordt rekening gehouden met beperkte openbaarheid en de regelgeving vanuit de AVG (voorheen: Wbp). Hiervoor is geen werkinstructie of richtlijn vastgesteld. De praktijk leert dat dit nodig is om ons als Stadsarchief goed te kunnen verantwoorden en om nieuwe medewerkers zorgvuldig in te kunnen werken. Dat geldt niet alleen voor de persoonskaarten, archiefkaarten en woningkaarten, maar ook voor te bewaren dossiers waar persoonsgegevens in voorkomen.
Bij de overdracht van de persoonskaarten zijn geen concrete afspraken gemaakt over de beperkte inzage en de feitelijke openbaarheidstermijnen vanuit de wet- en regelgeving. Het gaat dan concreet om de volgende zaken:

• geen concrete afspraken met de afdeling Burgerzaken inzake de beschikbaarstelling en openbaarheid

• woningkaarten van zorginstelling(en).

Oplossingsrichting casus

Met de afdeling Burgerzaken heeft overleg plaatsgevonden. Afgesproken is om met betrekking tot de openbaarheid en de beperkte inzage nadere afspraken te maken. Specifiek wordt hierbij nog gekeken naar de woningkaarten van zorginstellingen.
Tevens wordt een overzicht gemaakt van relevante beperkingen op de openbaarheid van de persoonsgegevens. Niet alleen voor persoonskaarten, maar ook voor te bewaren dossiers waar persoonsgegevens in zijn opgenomen (zie bijlage 1). De bron voor dit overzicht is de richtlijn die is opgesteld door het West-Brabants Archief.
Voor wat betreft de beschikbaarstelling van de nog niet openbare persoonsgegevens gelden de hierboven aangehaalde artikelen van de AVG.

Woningkaarten van zorginstelling(en)

Voor de beschikbaarstelling moeten afspraken gemaakt worden tussen Stadsarchief en Burgerzaken. Dit omdat vragen betreffende de oude woningkaarten zowel bij Burgerzaken als Stadsarchief worden gesteld. Wat eerst nog moet plaatsvinden is afstemming met FIOM (specialist bij een ongewenste zwangerschap en afstammingsvragen) inzake het verstrekken van dergelijke informatie. FIOM beheert de dossiers van Valkenhorst. FIOM begeleidt burgers die zijn afgestaan bij het onderzoek naar hun afkomst en is meer gespecialiseerd in dergelijke zoekacties.

Permanent te bewaren informatie/dossiers

Zoals eerder aangegeven wordt bij de beschikbaarstelling (o.a. van dossiers) rekening gehouden met beperkte openbaarheid en de regelgeving vanuit de AVG (voorheen: Wbp). Voor de archieven met beperkte inzage is dit aangegeven in het archiefbeheersysteem. In het kader van de AVG is het
wenselijk om een monitoring te doen op de aanwezige archieven en zo een actueel inzicht te verkrijgen van voorkomende persoonsgegevens in het archief.

Tot Slot

Op basis van deze rapportage wordt een richtlijn voor het Stadsarchief Breda opgesteld met betrekking tot de openbaarheid van (bijzondere) persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie. De relevante begrippen en artikelen van de AVG zoals uitgewerkt in deze rapportage zijn de bouwstenen voor de richtlijn. Het opgestelde overzicht (bijlage 1) van beperkte openbaarheid van persoonsgegevens wordt hieraan toegevoegd. De volgende zaken worden opgepakt:

• Intern afstemmen werkwijze / afspraken die er zijn met FIOM 3e kwartaal 2019.

• Bespreken concept-richtlijn binnen het Stadsarchief en afstemmen met de huidige werkwijze op de studiezaal 3e kwartaal 2019.

• Bespreken concept-richtlijn en maken werkafspraken met de afdeling Burgerzaken 3e kwartaal 2019.

• De richtlijn vaststellen 4e kwartaal 2019.

• Opstarten en uitvoeren monitoren archieven op aanwezigheid van persoonsgegevens in 4e kwartaal van 2019.