Hoe kom ik in contact?
Ik heb een mail gestuurd naar het info adres, maar ontvang geen reactie. Kan iemand aangeven hoe ik co...
Formeel belang geldige selectielijst e-mail archiveren volgens de Capstone-methode
- 14 jun
- Adrie Spruit
- ·
- Aangepast 27 jun
- 9
- 234
- 1
Samenvatting
Ik ben geen jurist, maar wil soms wel zeker zijn van de juridische aspecten van een casus. Dit keer in verband met selectielijsten voor e-mailarchivering volgens de Capstone-methode en mogelijke verschillen tussen de praktijk op de werkvloer en de formele archiefwet- en regelgeving.
Ik heb in dit verband twee vragen:
Ik ga ervan uit dat de wijze van archiveren door elk overheidsorgaan gebaseerd moet zijn op een of meer voor het orgaan geldende selectielijsten. Waarbij ik onder archiveren onder andere versta: selecteren van informatie die in aanmerking komt voor bewaren, het bepalen hoe lang die informatie bewaard moet worden, het bewaren zelf en het vernietigen van informatie. Ik ga er ook vanuit dat het voor het toepassen van de Capstone-methode nodig is dat de selectielijst daarvoor geldig is voor een overheidsorgaan, dwz. is vastgesteld in een procedure die door of namens het bestuursorgaan is gevoerd. En dat de Capstone-methode toepassen zonder zo'n voor het overheidsorgaan geldende selectielijst bestuurlijk onjuist of zelfs onrechtmatig is, omdat de juridische grondslag ervoor ontbreekt (ik denk hierbij ook aan het oordeel destijds van De Brauw Blackstone Westbroek over de handreiking 'Bewaren van chatberichten' van het Rijk).
Ik weet niet of ik de goede termen gebruik: maar is mijn redenering juridisch inhoudelijk juist?En van de andere kant benaderd: hoe erg is het als een overheidsorgaan de Capstone-methode toch toepast of gaat toepassen terwijl de desbetreffende selectielijst formeel niet (of nog niet, maar is in essentie hetzelfde) geldt voor dit orgaan?
Verken
E-mailarchivering. Auteur: Jos Hezemans, Ministerie van Justitie en Veiligheid
Inleiding Veel overheidshandelen komt tot stand via e-mail. De inhoud daarvan is daarmee relevant voor...
Persoonsgegevens en ‘het recht om vergeten te worden’ op websites die dagelijks gearchiveerd worden en na x jaar overgebracht naar archiefbewaarplaats. Auteur: Olga Raam, Nationaal Archief
Inleiding Het Nationaal Archief werkt aan een richtlijn webarchivering. De richtlijn is in eerste inst...
Reacties
Dag Adrie,
Een poging, wat kort door de bocht. In je eerste vraag zeg je dat je er van uit gaat dat de wijze van archiveren door elk overheidsorgaan gebaseerd moet zijn op één of meer voor het betreffende overheidsorgaan geldende selectielijsten. Dat uitgangspunt mag je verlaten, het is namelijk andersom: een selectielijst moet een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden bevatten die in overeenstemming is met de voor het archief geldende ordeningsstructuur (Archiefbesluit 1995, art. 5 lid 2). Je gaat er terecht vanuit dat de selectielijsten die je wilt gebruiken voor een archief ook voor dat archief moeten zijn vastgesteld, de zorgdrager (niet helemaal hetzelfde als een bestuursorgaan) voor de archiefbescheiden in een archief is verantwoordelijk voor het ontwerpen van selectielijsten. Het type selectielijst, de methodiek die gebruikt wordt, dat maakt eigenlijk niet uit: bepalend is of er een formeel vaststellingsbesluit is. Wanneer er wel een selectielijst is maar deze is níet vastgesteld voor de archiefbescheiden van de betreffende zorgdrager (bijvoorbeeld de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024 is niet vastgesteld voor de gemeente Amsterdam) dan mag deze selectielijst níet als grondslag voor de vernietiging van archiefbescheiden worden gebruikt. Doe je dat toch dan kan dat een strafbaar feit opleveren (Wetboek van Strafrecht art. 361 kan dan bijvoorbeeld uit de kast worden getrokken).
Dag Adrie,
Een selectielijst is nodig als grondslag om tot vernietiging of overbrenging te mogen overgaan. Op de website van de Inspectie O&E wordt het uitgelegd. De selectielijst is ook nodig om aan de AVG te voldoen, wat op de website van de Autoriteitpersoonsgegevens wordt uitgelegd. Ken je die bronnen al?
Wanneer je informatie vernietigd zonder een geldige selectielijst als grondslag, dan is dat strafbaar, zoals Aike al schreef. Naast Archiefwet en Wetboek van Strafrecht (ambtsmisdrijf) is het, afhankelijk van het proces, ook strafbaar op grond van specifieke wetgeving. Of er daadwerkelijk een staf wordt opgelegd, hangt af van de situatie.
In de praktijk zie ik dat er minimaal twee selectielijsten naast elkaar gebruikt (gaan) worden bij het toepassen van de Capstone-methode voor e-mailarchivering. Als eerste de selectielijst(en) die voor de neerslag van de processen van de organisatie aangeeft welke informatie blijvend waard wordt en welke op termijn wordt vernietigd. Dit volgt uit de definitie van te archiveren informatie 'ongeacht hun vorm'. Als tweede een selectielijst voor het veiligstellen van e-mailberichten als aanvulling op de procesgeoriënteerde archivering.
Een selectielijst zegt niets over 'het hoe' van de archivering en borging van de duurzame toegankelijkheid. Zoals Aike aangeeft, moet er een relatie zijn met de geldende ordeningsstructuur. Dat kan bijvoorbeeld via architectuur geregeld zijn.
Hartelijke groet, Saskia
Ik denk dat ik redelijk thuis ben in deze materie.
Maar:
het valt me op dat bij alle uitleg niet altijd duidelijk wordt gezegd dat de Capstone-methode toepassen simpelweg niet is toegestaan als een voor de organisatie geldende op die methode gebaseerde selectielijst ontbreekt;
een en ander zo formuleren dat het én wordt begrepen door het management én in lijn is met de formuleringen in wet- en regelgeving vind/vond ik wel een uitdaging.
De digitale verwijzingen van Saskia helpen bij het laatste, en de uitspraken van jullie allebei, Saskia en Aike, helpen bij het aan de kant schuiven van twijfels bij wat ik persoonlijk wel duidelijk vind en al vond.
Dank in ieder geval!
En nuanceringen, misschien van wie wat minder strak in de wedstrijd zit (?), blijven welkom.
Adrie
Zou je als gemeente o.b.v. de selectielijst 2020 mailboxen van sleutelfiguren kunnen uitzonderen van vernietiging? In paragraaf 1.3 van die selectielijst staat namelijk:
"De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de Selectielijst 2020 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen van vernietiging te worden uitgezonderd: [...]
Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar)."
En in hoeverre kunnen de overige mailboxen vallen onder 'opschonen' (p. 14 selectielijst 2020): "De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’."
Ik ga er dan vanuit dat mails ook zoveel mogelijk worden opgeslagen bij de zaak waar ze bij horen (waar de selectielijst e-mailbewaring ook vanuit gaat).
Richtlijnen voor opschonen kun je als gemeente zelf opstellen. Dus je zou er dan voor kunnen kiezen dat de mailboxen 7 jaar bewaard worden.
Ik vraag me af in hoeverre dit juridisch gezien mag, hoe rekkelijk is het begrip opschonen?
De selectielijst voor e-mailarchivering gaat over het archiveren van mailboxen. Dat komt neer op het archiveren van informatie geordend naar personen en niet naar zaken. De algemene gemeentelijke selectielijst 2020 is zaakgericht opgezet en gaat dus over het geordend naar zaken archiveren van informatie. Daar zou je ook onderwerpen met een duidelijk begin en einde van kunnen maken. In ieder geval gaat het hier over twee geheel verschillende methodieken voor het archiveren van informatie. E-mailberichten (en niet gehele mailboxen) die bij een zaak horen kun je dus volgens de algemene gemeentelijke selectielijst archiveren door deze toe te voegen aan/op te slaan in een zaakdossier. Uitzonderingen die genoemd worden in een van de twee selectielijsten gelden alleen voor wat gearchiveerd volgens de methodiek van de desbetreffende selectielijst.
Sleutelfiguren ergens van uitzonderen kan dus alleen volgens wat daarover in de selectielijst voor e-mailarchivering staat. Want de methodiek van werken met sleutelfiguren valt buiten de methodiek van informatie geordend naar zaken archiveren zoals vastgelegd in de algemene gemeentelijke selectielijst van 2020. Wat ik weet van uitzonderen binnen de methodiek van de selectielijst voor e-mailarchivering is dat maar beperkt aan de orde is/kan zijn. Wat daarbij in de buurt komt is wat in de 4e alinea van paragraaf 1.4 Juridische werking staat over de raad en raadsleden.
De essentie van dit alles is dat als je vragen hebt over de toepassing van beide hier genoemde selectielijsten dat de eerste vraag moet zijn: bij welke methodiek hoort mijn vraag? Daarna pas kijk je naar de inhoud van alleen die selectielijst waarin de desbetreffende methodiek is uitgewerkt.
Maar misschien zijn er juristen of archiefspecialisten met meer juridische kennis die dit beter kunnen verwoorden.
Dag allen,
om eerst even te antwoorden op de in de eerste post kort antwoord te geven:
1 - Ja, de redenatie is juist. Er mag in principe alleen vernietigd worden op basis van een vastgestelde selectielijst (nieuwe archiefwet: besluit).
2 - hoe erg is het als de methodiek toch wordt toegepast? Dat is een complexe vraag. Hieronder zal ik e.e.a. proberen te duiden. maar eerst nog even over de genoemde wetten:
Het overtreden van de archiefwet als organisatie wordt bestraf via mogelijke sancties die opgelegd kunnen worden op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Het Wetboek van Strafrecht is hier niet van toepassing, die geld alleen voor het moedwillig vernielen/ vernietigen door het individu. Dus, wel als de individuele ambtenaar op eigen houtje stukken vernietigd, niet als de organisatie ambtelijk over gaat tot vernietiging zonder dit juridisch gedekt te hebben (selectielijst).
De kern van de vraag is eigenlijk al door Saskia benoemt:
Als eerste de selectielijst(en) die voor de neerslag van de processen van de organisatie aangeeft welke informatie blijvend waard wordt en welke op termijn wordt vernietigd. Dit volgt uit de definitie van te archiveren informatie 'ongeacht hun vorm'. Als tweede een selectielijst voor het veiligstellen van e-mailberichten als aanvulling op de procesgeoriënteerde archivering.
De methodieken bijten elkaar, en de capstone-methodiek is niet te verenigen met de grondslag van de huidige archiefwet waarbij vanuit het proces gedacht moet worden. De vorm-selectielijst (e-mail) maakt dan uitzonderingen op de bestaande selectielijst op basis van de drager, niet de inhoud. Dit is ook de reden waarom OCW de nieuwe archiefwet hiervoor ruimte heeft gepoogd te maken door ook archivering op basis van de bestaande IT-infrastructuur mogelijk te maken. Dat dit vervolgens een vrijbrief is voor organisaties om geen ordening meer aan te brengen, zal de archivering verder niet ten goede komen, maar dat terzijde.
Wat nu als die aanvullende selectielijst er niet is? In de nota van toelichting op het archiefbesluit 1995 staat dit
Artikel 5
Meer nog dan ingevolge artikel 4 van het Besluit algemeen richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden geeft onderdeel c een zekere vormvrijheid ten aanzien van de opzet en inrichting van een selectielijst. Tot de mogelijke indelingen behoren onder meer:
- een indeling naar organisaties en daarbinnen naar categorieën van archiefbescheiden die naar hun inhoud gelijksoortig zijn,
- een indeling naar beleidsterreinen en daarbinnen naar actoren, taken en handelingen, waarop archiefbescheiden betrekking hebben, of
- een indeling naar beleidsterreinen en daarbinnen naar informatiestromen waarin de archiefbescheiden een functie vervullen.
Dit heel breed interpreterend zou je de mailboxen van sleutelfuncties kunnen proberen te vatten onder één of meerdere artikelen van een bestaande selectielijst. Dus, in het beleid opschrijven dat de mailbox van ambtenaar alfa valt onder categorieën 1,2, en 3 van de selectielijst, waarbij de bewaartermijn in alle gevallen B is.
Of deze gedachte-exercitie ook gaat vliegen bij de relevante inspectie(s), is natuurlijk de vraag.
Ik ga er van uit dat die 'zekere vormvrijheid ten aanzien van de opzet en inrichting van een selectielijst' dan wel moet landen in een selectielijst die vervolgens wordt vastgesteld voor een of meer organisaties en dan gaat behoren tot de regelgeving voor die organisaties. Die vormvrijheid kun je dus niet gebruiken buiten een of meer voor de organisatie geldende selectielijsten om, lijkt mij.
En wat Saskia al over de AVG opmerkte lijkt me ook een goed punt: een geldige selectielijst is ook nodig om aan de AVG te voldoen. Bij het werken met de Capstone-methode en dus het archiveren van complete e-mailboxen worden natuurlijk ook allerlei persoonsgegevens bewaard. Dat mag niet zo maar. Dat ligt anders als het om archivering gaat. De wijze waarop wordt gearchiveerd moet dan wel gezien vanuit de Archiefwet een juridische basis hebben. En dat is dan een selectielijst waarin het archiveren van mailboxen onderdeel is van de in de selectielijst vastgelegde methode van archiveren.
@adriespruit
Dat klopt, er moet een selectielijst zijn. Ik ben echter niet bekend met een organisatie die nog in het geheel geen selectielijst heeft. Als de bestaande selectielijst inderdaad op basis van processen is ingericht (of taakstellingen, of iets in die trant) dan kun je dus gebruik maken van een 'collectieve' waardering, mits deze ook qua termijn overeenkomen. Let wel, dit is inderdaad een grijs gebied, alleen de RvS kan hier uiteindelijk een oordeel over vellen. Het is een noodgreep om te voldoen aan een politieke wens die niet getoetst is aan de bestaande wetgeving.
Ja, de AVG is één van de rechtsgronden waarop een selectielijst wordt opgesteld. Ook hier schuurt het vorm-inhoud conflict. Immers, het is van te voren niet te zeggen welke persoonsgegevens er in een mailbox voorkomen. Vandaar de 10 weken termijn die medewerkers krijgen (in het handreiking-voorstel van het NA) om 'niet-relevante' persoonsgegevens te verwijderen (lees, hun eigen privé-mail). Probleem daarbij is dat bijzondere persoonsgegevens ook in de werkprocessen van deze ambtenaren voor kan komen. Daarbij kan een bewaartermijn van standaard 10 jaar (wederom, zoals nu voorgesteld) veel te lang zijn. Denk aan CV's van kandidaat-collega's, verslagen van functioneringsgesprekken, maar ook burgerbrieven, persoonlijke klachten, etc. etc. Daar is geen oplossing voor.
Dit probleem doet zich ook nog steeds voor bij het voorstel hierboven, door sleutelfuncties te waarderen op de bestaande selectielijst(en).
Dit alles is dan ook precies de reden waarom de huidige Archiefwet spreekt over 'ongeacht de vorm'. Het wél selecteren op vorm (e-mail, maar ook chat-berichten) dient geen verantwoordingsdoel an sich, maar is een noodgreep om te voldoen aan een politiek gevoelde drang naar het behoud van zoveel mogelijk informatie om te voorkomen dat er documenten ontbreken als er (via de WOO, Wop de Parlementaire Enquete of Gr. W. art. 68) naar gevraagd wordt.
De enige échte oplossing is en blijft er voor te zorgen dat e-mail, en alle andere documenten, geordend in een DMS (of ECM, Zaaksysteem, etc. etc.) terecht komen.
@adriespruit
In de Handreiking bij de selectielijst 2020 is een paragraaf over "Verwerking buiten zaaksystemen of vakapplicaties" (4.2.1). Hierin staat: "Niet alle informatie wordt verwerkt in een zaaksysteem of vakapplicatie. Omdat deze informatie vaak wordt opgeslagen zonder het bijbehorende proces is het lastig om de juiste bewaartermijn te bepalen. In die gevallen moet worden gekeken naar de processen die leiden tot het creëren van de informatie en naar de processen die gebruik maken van die processen. De bewaartermijn van de informatie is in deze gevallen afhankelijk van de onderliggende raadplegende en creërende processen. Het proces met de langste bewaartermijn bepaalt dan de bewaartermijn van de informatie."
Dus als je bij een mailbox geconstateerd hebt dat het gaat om de mailbox van een belangrijke persoon waarvan de bescheiden op grond van paragraaf 1.3 van de selectielijst 2020 van vernietiging moeten worden uitgezonderd, is de langste bewaartermijn te bewaren. Zou je op basis daarvan de mailbox van deze belangrijke persoon/sleutelfiguur kunnen uitzonderen?
Als ik tekst van de selectielijst 2020 en de handreiking lees, lijkt dat wel het geval.