KPI-rapportage vs. verslag van de gemeentearchivaris

Reacties

• • Maaike van Driel (Beleidsmedewerker Informatiehuishouding)
  • 1544097360

  Beste Tijmen,
  
  Chantal en ik kijken er op volgende wijze tegen aan, dit dus bezien vanuit onze externe rol als IBT en natuurlijk onze persoonlijke visie hierop.
  
  Het college legt via de KPI rapportage verantwoording af aan de gemeenteraad over hun informatie- en archiefbeheer. De handreiking voor KPI's is door de VNG ontwikkeld (april 2013) voor de horizontale controle/verantwoording van het college aan de raad.
  De archivaris maakt een inspectierapport over het niet-overgebrachte materiaal en een jaarverslag over het beheer van de archiefbewaarplaats. Daarmee legt de archivaris verantwoording af aan het college. Het college kan deze vervolgens met de raad delen maar dat is niet het primaire doel.
  
  Er is dus duidelijk wel een verschil tussen de KPI rapportage van de gemeente en het inspectierapport en jaarverslag van de archivaris. Dit betekent echter niet dat het in de praktijk overal zo is geïmplementeerd.
  
  Overigens kan al deze informatie gegenereerd uit het interne toezicht als verantwoording gebruikt worden voor het externe toezicht in de vorm van IBT.
  
  Hoe kijkt de rest van het veld hier tegen aan? :)
  
  Hartelijke groet,
  Chantal Menting & Maaike van Driel
  
  
  

  
• • Dick Bunskoeke (provinciearchivaris en interbestuurlijk toezichthouder)
  • 1544435940

  Het college wordt door de raad als zorgdrager aangewezen in de Archiefverordening (AW1995 art. 30 onder 1). De archivaris wordt door het college benoemd (AW1995 art. 32 onder 3) en houdt onder bevel van het college, volgens een door de raad vastgestelde verordening, toezicht (AW1995 art. 32 onder 2). Daarnaast is een archivaris beheerder van de door het college aangewezen archiefbewaarplaats (AW1995 art. 31 en 32 onder 1).
  
  Uit het bovenstaande blijkt duidelijk de rol van de archivaris: het college geeft hem opdracht om volgens de verordening toezicht te houden en het is dan ook logisch dat het college zich als opdrachtgever verantwoordt aan de raad. Het beheer van de door het college aangewezen archiefbewaarplaats is een rechtstreekse wettelijke taak van de archivaris, waarover hij zich zelf zal moeten verantwoorden. Dat zal normaal gesproken gebeuren aan het college, dat hem immers aanstelde, de bewaarplaats aanwees en door de raad als zorgdrager over all is aangewezen..
  De KPI-rapportage is een middel om aan te kunnen geven in hoeverre wordt voldaan aan wettelijke voorschriften, zowel voorafgaande aan de overbrenging als daarna. In principe kan iedereen die op de wetgeving wil toetsen dus gebruik maken van de opzet van deze rapportage. Sommige van de getoetste zaken zijn rechtstreekse taken van de archivaris, maar andere worden alleen door hem beoordeeld, dus daar moet onderscheid in blijven.
  
  De moeilijkheid zit verder in de mate van delegatie van taken naar een niet gemeentelijke (dus gemeenschappelijke) archiefdienst. Ik kan mij voorstellen dat de raad meer rechtstreekse verantwoording van de dienst verlangt wanneer zij de verordening op het toezicht bij de gemeente vaststelt. Het college blijft als zorgdrager echter wel verantwoordelijk en het is daarom zuiverder wanneer daar de rapportage over de niet overgebrachte archiefbescheiden binnenkomt.