nulmeting informatiehuishouding open op orde
bij de nulmeting https://www.informatiehuishouding.nl/binaries/informatiehuishouding/documenten/instru...
Opbouw identificatiekenmerk voor e-depot
- sep 2021
- Els van de Loo
- ·
- Aangepast 27 jun
- 6
- 427
Hallo,
Ik heb een vraag over de opbouw van een identificatiekenmerk in een e-depotvoorziening. Het TMLO stelt dat na de landcode de ISIL-code of de code uit het NHR gebruikt wordt, gevolgd door een uniek ID vanuit de aanleverende applicatie/organisatie. Daarnaast wordt de eis vermeld dat eenmaal toegekende identificatiekenmerken niet meer wijzigen. Het MDTO stelt geen nadere eisen, behalve dan dat het uniek moet zijn.
Mij lijkt het zinvoller om een gemeentecode te gebruiken en de archiefdienstcode weg te laten. Bijvoorbeeld NL-GM0603-.... voor archieven van gemeente Rijswijk. Wanneer de gemeente de ene archiefdienst verruild voor een andere heeft dat geen effect op het identificatiekenmerk.
Ik vraag me af hoe andere gemeenten/archiefdiensten met de invulling van het identificatiekenmerk zijn omgegaan.
Verken
Implementatie WOO
Samenvatting: Projectplan implementatie WOO
Stappenplan voor het mappen van een DMS naar MDTO
Samenvatting: Het RAR heeft een stappenplan opgesteld voor het mappen van een DMS naar MDTO in het kader van digitale migratie.
Reacties
Hoi,
Vanuit gemeente Groningen willen wij een UUID gebruiken als identificatiekenmerk. Deze zijn dus altijd uniek binnen het e-depot. Voor het aangeven van de gemeentecode gebruiken wij het element archiefvormer, dit doen wij met OWMS (Overheid.nl Web Metadata Standaard) en geeft aan vanuit welke organisatie het informatieobject afkomstig is.
Bedankt voor je reactie, Rik. Interessant om weer een andere invulling te zien.
Dag collega,
Met de code van de archiefinstelling geef je aan waar het archief te vinden is. Met de gemeentecode wordt dat een stuk lastiger, denk ik. Denk aan archieven die niets met een gemeente te maken hebben.
Erg goeie vraag!
Maar is het niet zo dat je de inhoud van de Pakbon, waar dit ID in voor moet komen, afgestemd wordt met de ontvangende partij, zoals weergegeven in het document (MDTO - Specificatie SIP)?
Of zie ik het verkeerd?
Mijn punt ging over gemeentelijke archieven, en dan specifiek in een situatie waarbij een archiefdienst voor meerdere gemeenten de digitale archieven beheert. Door opname van de code van de archiefinstelling in het kenmerk van de archieven van de gemeente, ontstaat bij een eventueel vertrek van de gemeente bij de betreffende archiefdienst de situatie dat de kenmerken formeel niet meer juist zijn. Wanneer je enkel de gemeentecode in het kenmerk opneemt voorkom je dat. De code van de archiefdienst zou dan enkel gebruikt worden bij particuliere archieven (schenkingen of in bewaring gevingen).
Hallo Els,
Je hebt een erg goed punt, imho. Je voorstel zou je met deze Archiefdienst kunnen bespreken. Ik moet dat ook gaan doen en 'leen' je voorstel.
Ik ben erg benieuwd of de verschillende Archiefdiensten hier al bij stil gestaan hebben.
We gaan het zien.