Voorlopers nulmeting gezocht!
In samenwerking met RDDI organiseert ICTU twee themasessies over de nulmeting. Deze vinden plaats op d...
Vernietigingsprocedure digitaal archief
- okt 2021
- Vincent Lageweg
- ·
- Aangepast 27 jun
- 2
- 81
Beste collega's,
Vanuit de Tweede Kamer ben ik bezig met het opstellen van een vaste procedure voor het vernietigen van digitaal archief. We willen graag een eenduidige procedure zodat we de business uniform kunnen adviseren over hoe om te gaan met informatie, maar ook zodat we binnen het team informatiebeheer/IHH de kennis over verschillende bronsystemen en hoe daarmee om te gaan kunnen delen. Met deze procedure kunnen we dan stap voor stap de vernietiging in (en eventuele herinrichting van) digitale informatiebewaarplaatsen conform wet- en regelgeving laten geschieden. Het gaat hierbij om digitaal archief, ongeacht type bronlocatie (EIM/ECM/DMS-systemen, taak-/vakapplicaties, samenwerkingsruimten als Teams en SharePoint, maar ook netwerkschijven). Het adviestraject voor archiving by design wil ik ook in de procedure op laten nemen.
Ik vroeg mij af of er hier collega's zijn die een vergelijkbare procedure in hun organisatie hebben en die hun ervaring en kennis hieromtrent willen delen?
Ik hoor het graag! Fijn weekend.
Vincent Lageweg
0650080831
v.lageweg@tweedekamer.nl
Tweede Kamer der Staten-Generaal
Reacties
Hallo Vincent, ik zie dat er nog geen reactie is op je vraag, wellicht wel via mail of telefonisch. Ik ga even informeren bij een collega bij het Nationaal Archief voor een antwoord voor je.
Ben je wel al bekend met het het kennisdossier Vernietigen (digitaal) hier op KIA/Kennisindex ??
Hallo Vincent,
VernietigenMijn collega Rens Ouwerkerk is momenteel gedetacheerd bij het Nationaal Archief vanuit de gemeente Amsterdam, waar hij veel ervaring heeft opgedaan op dit vlak. Hij heeft de volgende tips:
Een paar links en documenten om je verder te helpen:
- De VNG organiseerde afgelopen jaar een drietal webinars over digitaal vernietigen:
o Drie praktijkverhalen: https://www.youtube.com/watch?v=zVpnIygyJoY;
o Vernietiging in een Common Ground gegevenslandschap: https://www.youtube.com/watch?v=bNdqu7Li2ak;
o Vernietiging via enterprisevoorziening: https://www.youtube.com/watch?v=0_Woj8ogpis.
- In januari 2020 verscheen een themanummer van het OD over vernietiging met onder meer praktijkvoorbeelden: https://od-online.nl/magazine/od-editie-01/;
- Het Nationaal Archief publiceerde eerder dit jaar een handreiking voor digitaal vernietigen: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-digitaal-vernietigen;
- Bijgaand ter inspiratie formats die de gemeenten Waalwijk en Amsterdam gebruiken om digitale vernietiging te organiseren. Waalwijk doet dit door middel van een ‘contract’ met de vakafdeling, Amsterdam door middel van een soort werkinstructie die als onderdeel van ‘archivering by design’ wordt opgeleverd voor elke nieuwe informatiebron;
- Naast voorbeelden voor protocollen gericht op uitvoering, zijn wellicht ook modeleisen voor vernietigingsfunctionaliteit interessant. Een werkgroep van het KIA-platform Informatiehuishouding Overheden heeft daar vorig jaar een set van opgesteld: https://kia.pleio.nl/groups/80563a73-206e-42c2-878f-678eef75af2b/wiki/view/87133675-dd9c-4abd-b3ae-33701ab107f9/vernietigingsrequirements;
- Vorig jaar heb ik samen met VNG-architect Ivo Hendriks een analyse gemaakt van welke MDTO-elementen gebruikt kunnen worden om vernietiging uit te voeren (MDTO was toen nog in concept, dus mogelijk niet meer helemaal actueel). Ook dat document heb ik bijgevoegd, dat is een hulpmiddel om systemen in te richten.
Hopelijk helpt dit je een beetje op weg. Er valt hier nog veel meer over te vertellen en ik heb eventueel nog meer voorbeelddocumentatie achter de hand over meer specifieke facetten van dit onderwerp, dus schroom niet om contact op te nemen als je meer willen weten.
Vincent, neem gerust contact met ons op als je meer wil weten.
Groeten, Corinne Boeijinga