Archieven Portaal Europa v1.1 beschikbaar en ‘open’

Enige tijd geleden heb ik in enkele discussies in deze community verwezen naar het Archieven Portaal Europa, het resultaat van het APEnet project, een initiatief van een aantal Europese nationale archiefinstellingen om een publicatie en aggregatie platform voor alle archiefinstellingen in Europa te realiseren.

Begin 2012 ging versie 1.0 online en dat bevatte ca. 14,5 miljoen beschrijvingen van archiefstukken, bijeengebracht door zo’n 60 Europese archiefinstellingen. Kort daarna werd het vervolgproject APEx gestart met als doel het platform verder uit te bouwen, niet alleen qua techniek, maar ook qua content, o.a. door meer Europese landen bij te schakelen en vooral ook door het voor hun regionale en lokale archiefinstellingen mogelijk te maken om eenvoudig content bij te dragen. Ik heb hierover ook uitgebreid bericht in het Archievenblad.

Daarna is het ogenschijnlijk wat stil geworden rond het portaal en het vervolgproject, maar het APEx team heeft gestaag doorgewerkt en vandaag is een belangrijke stap gezet in de ontwikkeling van dit unieke portaal, dat het in zich heeft om uit te groeien tot een belangrijk instrument voor zowel archiefinstellingen als archiefgebruikers: er is een nieuwe versie gelanceerd op nieuwe servers en met een nieuw web-adres: http://www.archivesportaleurope.net.

De belangrijkste algehele technische verbetering is dat het hele portaal is omgezet naar een Content Management Systeem (CMS). Dit vergemakkelijkt het op verschillende manieren presenteren van archiefmateriaal en het bouwen van web 2.0 diensten daar omheen.

De overstap naar een CMS bood ook de mogelijkheid om de ‘look and feel’ van het gebruikerinterface te optimaliseren en in dat gebruikerinterface zijn tal van kleine verbeteringen doorgevoerd, zoals een mogelijkheid om op een exact datum-bereik te zoeken en een gemakkelijkere manier om een zoekvraag te resetten.

Wat minder zichtbaar maar niettemin heel belangrijk is de grondige herziening van de functionaliteit van het back-end van het portaal, het Dashboard, waarin individuele archiefinstellingen zelf hun data kunnen verwerken en publiceren. Dat proces is nu nóg gemakkelijker en comfortabeler geworden.

Dit alles heeft er toe geleid dat er in korte tijd een grote hoeveelheid extra content aan het portaal kon worden toegevoegd. Momenteel bevat het nieuwe Archieven Portaal Europa al meer dan 20 miljoen beschrijvingen van archiefstukken van 85 archiefinstellingen. En de teller loopt nog: er wordt vannacht nog een groot aantal inventarissen geïndexeerd (en dat beïnvloedt nu nog een beetje de performance van de zoekmachine).

De toename in content ten opzichte van de vorige versie is op het conto van diverse landen te schrijven, maar vooral België, Estland en Portugal hebben fors meer bijgedragen. Ook vanuit Nederland is meer content toegevoegd: naast inventarissen van het Nationaal Archief en de Regionale Archieven Alkmaar en Leiden, zijn nu ook inventarissen van het Regionaal Archief Zutphen en het Streekarchief Land van Heusden en Altena in het portaal opgenomen. Het Archieven Portaal Europa lost daarmee een belofte in: het is nu ‘open’ voor alle geïnteresseerde archiefinstellingen, dus ik zou zeggen: wie volgt?

Ik heb hier eerder betoogt dat het Archieven Portaal Europa een ‘work in progress’ is en dat het APEx team er belang aan hecht om bij de doorontwikkeling van dit platform voortdurend in dialoog te blijven met de verschillende doelgroepen: archivarissen, onderzoekers, grasduiners en noem ze allemaal maar op. Daarom ben ik in ieder geval van plan om in deze community regelmatig verslag te doen over de verdere voortgang van dit project en uiteraard wil ik hier ook graag uitleg geven over de functionaliteit van met name het Dashboard van het portaal en de concepten daarachter. Verder hoop ik dat jullie je ervaringen met het portaal hier willen delen (dus een voortzetting van de eerdere discussies), zodat het APEx team daar haar voordeel mee kan doen bij de komende releases.

Uiteraard kunnen jullie daartoe ook gebruik maken van het eenvoudige gebruikersonderzoek dat op de homepage van het portaal wordt aangeboden.