E-mailarchivering: hoe doe je dat?

Het preserveren van e-mail is een van de onderwerpen die op dit moment veel aandacht krijgen. De Britse Digital Preservation Coalition wijdde er recent een hele studiedag aan. Een verslag door één van de deelnemers aan deze dag is hier te vinden.

In 2011 bracht de DPC al een technology watch report uit over het preserveren van e-mails. Momenteel werkt de DPC samen met de Amerikaanse Andrew W. Mellon Foundation in een taskforce aan de uitwerking van mogelijke technische benaderingen van e-mail archivering ("The task force is charged with assessing current frameworks, tools, and approaches being taken toward email as critical historical sources"). De eerste bevindingen van deze taskforce zijn te vinden in dit (lijvige) rapport.

In Nederland werkt het Nationaal Archief momenteel op verschillende fronten aan het e-mail vraagstuk. Samen met het ministerie van BZK wordt momenteel een onderzoeksprogramma uitgevoerd op het gebied van e-mailarchivering; daarnaast wordt een Proof of Concept uitgewerkt voor automatische selectie van emails met behulp van e-discovery technieken. En we hebben voor e-mail een bestandsstrategie en voorkeursformaten vastgesteld, die nu in de praktijk worden toegepast bij de aansluittrajecten van de ministeries op ons e-Depot.

Op de kennisbijeenkomst van het kennisplatform preservation in juni bij het Utrechts Archief bleek ook dat e-mailarchivering een belangrijk onderwerp is waar nog veel over te zeggen valt. Maar het onderwerp is breed en je kan er dus vanuit verschillende invalshoeken naar kijken. Daarom ben ik op zoek naar wat nou de meest prangende vragen zijn die leven. Aan welke kennis of informatie is het meest behoefte? En ook naar praktijkvoorbeelden: hoe gaat jullie eigen organisatie om met e-mail?

We horen het graag!