Archief OndernemingsRaad

  • jun 2014
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 3
  • 19
Verwijderde gebruiker
KIA Community

Hoi,

ik heb een vraag, deels uit nieuwsgierigheid, over het archiveren van stukken van de Ondernemingsraad.

De vraag bij onze gemeente rees of de OR ook zaakgericht diende te werken, met het zaaksysteem.

De Ondermeningsraad is in principe een zelfstandig opererend orgaan, die zijn eigen archief dient te beheren, maar DIV kan hier wel een adviserende rol bij spelen. Zeker op gebied van selectie-en vernietigingslijsten. Daarnaast; worden de stukken die de OR opstuurt (instemmingsbesluiten, iniatieven) toch in een archief beheer of opgeborgen bij een bestaande zaak?

Hoe is dit bij andere overheden ingeregeld? Zijn hier ook ervaringen mee?

groeten,

Friso

Reacties

3 reacties, meest recent: 20 juni 2014

  • Ik heb het archief van de ondernemingsraad van mijn gemeente opgezet.

    Als de OR niet zelf zijn secretariaat/archief vormt en dit laat doen door DIV. Dan moet je rekening houden met twee document stromen.

    De eerste documentstroom is van de WOR-bestuurder aan de OR. Dit zijn verzoeken om instemming, advies of informatie. De tweede stroom is OR aan WOR-bestuurder o.a. instemming, advies, initiatief of informatie.

    Dit vorm je in twee verschillende dossiers met dezelfde documenten. De zaken gescheiden door tabstroken.

    Daarnaast kan je aparte dossiers vormen over vergaderingen van de OR.

    Ook een dossier OR met hierin de verkiezingen, leden en andere stukken over de samenstelling.

    Als je meer info wilt mijn e-mailadres a.verkuylen@nieuwkoop.nl

    Groet,

    Arnold Verkuylen

    Ik ben werkzaam in het vakgebied DIV en lid van de ondernemingsraad.

    Verwijderde gebruiker

  • Beste Friso,

    bij een OR is het niet anders dan bij andere zelfstandig archiefvormende organen. Of zaaksgewijs voor een OR de handigste opberg methode is hangt sterk af van hun informatie behoefte. Dit los van eventuele voorschriften. Een OR is in hoge mate zelfstandig. Ik denk echter niet dat er iemand een " zaak" van maakt als de OR kiest voor een afwijkende archiefvorm als dat nuttig is. Iets anders zijn de instemmingsbesluiten en initiatieven die de gemeente/organisatie ontvangt. Je schrijft dat die bij de zaak worden opgeborgen in het archief van de gemeente/organisatie. Dat deze hier ook worden opgeborgen staat los van het zelfstandige archief van de OR. Juist omdat de OR een zelfstandig vormend archieforgaan is moeten deze archiefstukken dubbel worden bewaard. Bij de zaak in het gemeente archief en in het archief van de OR. Natuurlijk zal dit niet altijd zo netjes worden gedaan.

    Verwijderde gebruiker

  • Bedankt voor de reacties.

     

    Het 'probleem' zit hem vooral in de instemmingsbesluiten en iniatieven (zoals Cees hierboven al aangeeft). Deze dienen bij de zaak opgeborgen te worden, en zo de informatie op de juiste manier te bewaren. De communicatielijnen moeten dan wel goed ingesteld zijn. Zo zal de OR interne post versturen via de interne kanalen, waardoor bepaalde stukken niet via de registratoren gaan, waardoor het de verantwoordelijkheid van de zaakeigenaar wordt om de documenten toe te voegen aan zijn zaakdossier. Dit zal inderdaad niet altijd netjes gebeuren, ik zal ze van het belang overtuigen;)

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken