Update

Blog: Archiveren by Design

We lopen richting het einde van de VNG werkgroep Archiveren by Design (AbD). Het punt is aangebroken dat er producten opgeleverd moeten worden. Het doel van de werkgroep is, dat er zo'n 10 praktijkervaringen vastgelegd worden waarmee AbD toegankelijker wordt voor iedereen die het principe toe wil passen. Naast onze eigen stukken is het Nationaal Archief ook bezig met het opstellen van een handreiking AbD, waar we als een redactiegroep feedback op mogen geven. Tijdens een van de laatste bijeenkomsten bleek er een interessant thema op te komen: complexe problemen. Want, hoe pak je die aan? Met AbD zeggen we namelijk, dat we vóóraf willen nadenken over de archivering. Maar wat als het probleem zo groot of zo complex is, dat dat niet kan? Sterker nog, wat als de oplossing van je probleem afhankelijk is van allerlei andere problemen die nog op hetzelfde moment lopen?

Bijvoorbeeld: Als je een nieuwe applicatie implementeert wil je graag al vooraf nadenken over de archivering, maar pas als je hem echt in gebruik hebt weet je wat het ding echt kan (en vooral: wat helaas niet). Is dit toch op de een of andere manier te regelen aan de voorkant of moet je hier maar gewoon wachten tot de applicatie staat? En wat als het volgende vraagstuk, zoals koppelingen aan deze applicatie, afhankelijk is van het succesvol uitvoeren van ‘fase 1’?

Een aantal deelnemers in de groep zat met dit soort vraagstukken. Zo groot, zo complex, dat het vinden van de juiste stappen praktisch onmogelijk leek. Mijn idee is dan ook, dat juist deze deelnemers een heel waardevol verhaal zouden kunnen vertellen. Hoe gaan ze het doen? Wat hebben ze -bijvoorbeeld over een jaar of twee- gedaan om daar te komen? Welke stappen nemen ze nu, welke daarna? Weten ze de zaken uit te voeren, of zal het uiteindelijk niet lukken zoals ze voor ogen hadden? Zelfs dit laatste is waardevolle informatie, ondanks dat we niet graag ‘fail-stories’ delen.

Tijdens het aanhoren van deze casussen dacht ik nog wat oppervlakkig bij mezelf: ‘als het probleem te groot is, dan knip je het toch gewoon op?’. Er zal vast wel een kern van waarheid in die gedachte zitten, maar de praktijk staat het denk ik niet altijd toe. Als je namelijk alle complexe problemen ‘gewoon’ even zou kunnen opknippen in hapklare stukjes, dan zouden er geen complexe problemen meer bestaan. Dus… hoe verder?