Modellen VNG archiefverordening, beheerregeling informatiebeheer
In mei 2017 heeft de VNG nieuwe modellen voor een archiefverordening en ‘aanhangende modellen’ gepubli...
openbaarheidsbeperking op niet formeel geschonken archief opheffen
- mei 2018
- Theo Vermeer
- ·
- Aangepast 27 jun
- 6
- 70
Beste collega's,
Tijdens een kwaliteitscontrole op openbaarheidsbeperkingen constateerde ik het volgende. 1) midden jaren '90 is door het Gemeentearchief Rotterdam een particulier archief verworven 2) op grond van correspondentie heb ik vastgesteld, dat het archief geschonken is, maar een overeenkomst van schenking is nooit opgesteld 3) in die brief is bevestigd, dat een document (register van notulen van vergaderingen van commissarissen, 1948-1963) niet ter inzage met zijn. Een einddatum aan deze beperking is niet gegeven. 4) uit onderzoek is nu gebleken, dat intussen deze openbaarheidsbeperking opgeheven kan worden. 5) de schenker en/of rechtsopvolger bestaat niet meer. Art. 15 AW geldt niet voor particulier archief, ten minste een overbrengende partij kan niet gehoord worden. Kan een archivaris zo'n bepaling schrappen, zonder dat er ruggespraak mogelijk is en het risico nagenoeg nihil? Kan ik bijvoorbeeld vragen of een vakgenoot adviseert (als tweede paar ogen) in dit geval?
Verken
formele overbrenging archief van het archief
Ha beste collega's, In de praktijk ben ik bezig met de formele overbrenging van het archief van het a...
Overbrengen persoonskaarten
Beste collega's, Een van bij ons streekarchief aangesloten gemeente wil haar persoonskaarten naar ons...
Reacties
Interessante casus! Als er geen schenkingsovereenkomst is met daarin beperkende voorwaarden is het maar de vraag wat de juridische waarde is van de openbaarheidsbeperking die uit de correspondente blijkt. Aangezien het archief nu wel in een archiefbewaarplaats staat en de schenker niet meer bestaat (en geen rechtsopvolger heeft), lijkt me dat de archivaris nu formeel kan vaststellen dat dit stuk gewoon openbaar is.
Hallo Theo,
Wat goed dat we nu wel op je vraag kunnen reageren.
Interessante kwestie. Mijn collega Maartje van de Kamp en ik kijken en denken graag met je mee. Misschien zijn er nog andere collega's op dit platform of bij het KP Particuliere Archieven die het leuk vinden om kennis te delen over dit onderwerp? Zou jij dat kunnen faciliteren?
Beste groet,
Jeroen.
Dag Jeroen,
Natuurlijk wil ik dat faciliteren. Dat kan toch gewoon door iedereen te laten reageren? Wat bedoel je nog meer?
Ik ben erg benieuwd of er nog andere zienswijzen zijn dan die van Miel.
Hoi Theo,
Ik bedoelde eigenlijk meer het organiseren van een oploopje als er ook andere collega's geïnteresseerd zijn om over openbaarheid van particuliere archieven. Volgens mij zijn die er want er zijn eerdere gerelateerde vragen hierover gesteld. Ik kan me namelijk voorstellen dat het wenselijk is om met elkaar tot een gemeenschappelijke werkwijze komen.
Dus hierbij gelijk de oproep aan de collega's: lijkt het je interessant om mee te denken over dit soort casussen of heb je zelf een casus, laat het ons dan weten want dan organiseren we een bijeenkomst.
Beste groet,
Jeroen.
Het lijkt me zeker interessant! Een andere casus in dit verband zijn de particuliere archieven die in bewaring zijn gegeven. Vaak is hierin de bepaling opgenomen dat de eigenaar van het archief toestemming moet geven voor het inzien van beperkt openbare stukken. Als de eigenaar toestemming geeft voor het inzien van bijzondere persoonsgegevens, moet het archief dit dan toestaan? Of heeft het archief hierin dan ook nog een eigen verantwoordelijkheid? Eigenlijk hangt het samen met de vraag wie in dit verband de verwerkingsverantwoordelijke is; de eigenaar of het archief.
Bij een bewaarneming bepaalt zowel bewaarnemer als bewaargever de doelen en middelen van archivering en ben je daarom samen verwerkingsverantwoordelijk. Als bewaarnemer toestemming geeft tot opheffen van de openbaarheidsbeperking in geval van een verzoek, dan zou de bewaargever daarin bewaarnemer kunnen adviseren. Dat zou mijn eerste reactie zijn, maar het zou verder doordacht moeten worden bij een werkgroep van KVAN/BRAIN, als vervolg op de werkgroep die de factsheet samen met Matthieu Paapst heeft opgesteld.