Het woord bij de daad - audiovisuele verslaglegging

Reacties

• • Nienke Onkenhout
  • 1488808320

  Ik leg je graag 2 citaten uit het rapport van Archief 2020 (Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk) voor. Hoe kijk jij daar tegenaan?

  In paragraaf 2.2 staat:

  "In het huidige klimaat van streven naar bestuurlijke transparantie, openbaarheid van bestuur en burgerparticipatie zou het ondenkbaar zijn als raadsvergaderingen alleen zouden worden gedocumenteerd in de vorm van een droge besluitenlijst. Daartegenover zijn videoverslagen een uitstekend instrument om juist wel aan dat streven tegemoet te komen. Als dienst aan burgers, bedrijven en andere overheden."

  En in paragraaf 2.4:

  "De structurele kosten van het duurzaam bewaren van videoverslaglegging in een digitale archiefomgeving (e-depot) zijn nog niet goed in te schatten, maar hoeven per terabyte in beginsel niet hoger te zijn dan de opslag van bijvoorbeeld digitale documenten, die uit een gemeentelijk zaaksysteem komen. Eventuele extra beheerkosten zouden kunnen optreden als videoverslagen in een e-depot net zo gedetailleerd toegankelijk moeten blijven (bijv. op agendapunt en spreker) als ze zijn binnen het raadsinformatiesysteem. Of deze gedetailleerde toegang voor de eeuwigheid gewenst is en hoe die in verhouding staat tot de maatschappelijke baten, is een punt van nader onderzoek en overleg met archiefinstellingen."

   

   

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1488809100

  Wat in paragraaf 2 staat: ik vraag het me af of dat ondenkbaar zou zijn. Een droge besluitenlijst.... dat geeft dezelfde subjectiviteit aan die ik hanteer.

  Wat betreft paragraaf 4: dat klopt, een Tb is een Tb, of het nu A4-tjes zijn of beeldmateriaal. Een raadsvergadering is beeldmateriaal, dus het zijn er ineens wel heel veel, terwijl een Tb aan brieven een kleine universiteitsbibliotheek aan informatie bevat. Volgens mij verkijken we ons enorm op de kosten van opslag en beheer. Een collega van mij, Livonne Rommers, deed daar onlangs onderzoek naar, maar ook bijlage 3 van Gewaardeerd Verleden ging er al over. Het bedrag van 1800 euro per TB bij het Nationaal Archief verzin ik niet overigens, maar zijn te vinden in een rapport van e-Specialisten over de kosten van e-depotleveranciers. En gaan we al die Terabytes eeuwig bewaren en beheren?

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1488809100

  2.4 ondergraaft gedeeltelijk 2.2. Althans, je zou kunnen stellen dat onder 2.2. wordt bedoeld dat de verslaglegging gedetailleerd wordt beschreven en beschikbaar is om onnodig zoekwerk te voorkomen. "Als dienst aan burgers, bedrijven en andere overheden." Blijkbaar is deze toegankelijkheid op langere termijn niet nodig en is het voldoende als er toegang is tot 'verslag vergadering raad gemeente X, 20 april 2006'. Wat er dan is besproken is minder relevant? Of stellen we dat vast aan de hand van de droge besluitenlijst, die fulltext terug te vinden is?  Het gestelde onder 2.4 sluit ook minder aan op de publicatie 'Op weg naar 2020 en verder' waarin zelfs voorgesteld wordt op termijn informatie niet meer te selecteren op vernietiging, maar alles te bewaren. Op zich nog best verdedigbaar, tenzij de informatie voldoende toegankelijk is. Als dit uit oogpunt van kosten niet gewaarborgd kan worden, begin er dan niet aan. Het blijft dan toch een gewone kosten/batenafweging.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1488901740

  Alles bewaren is geen optie. Het wordt dan steeds moeilijker om een bepaald besluit te vinden.

  De kosten van beheer mogen niet worden onderschat. Maar, zoals gezegd, daar wordt doorgaans luchtig over gedaan. Onterecht.

  
• • Antal Posthumus
  • 1488970080

  Dag Ad en Jack,

  Dank voor jullie reactie en duidelijke standpunten.

  Zelf meen ik dat er in het geheel niet luchtig gedaan wordt over de (initiële en structurele) kosten van opslag en beheer van digitale (overheids)informatie, niet in het Archief2020 rapport noch elders getuige bijvoorbeeld het rapport Het-puberbrein-van-de-overheid en één van de bronnen waar dit rapport gebruik van maakt eindrapport-impactanalyse-scenarioverkenning

   

  Kort door de bocht, dit belangrijke thema "platslaan" tot slechts bedrijfseconomische overwegingen doet denk ik geen recht aan de worsteling waar archiefinstellingen en verantwoordelijken voor het informatiebeheer bij (overheids)organisaties staan wetende dat ook jullie in de praktijk zullen 'worstelen' met adviezen over het spanningsveld tussen bedrijfseconomische afwegingen en "wettelijke verplichtingen en erkend (maatschappelijk) nut" (Horsman, 2011). En daarnaast andere archivistische en ecologische argumenten die komen kijken bij efficiënt en doordacht informatiebeheer.

  Zoals gezegd in het Archief2020 rapport wordt naar mijn idee het kostenaspect niet onderschat. Een toelichting op de overwegingen waarom er geen poging is gedaan de kosten middels een berekening/voorzichtige schatting niet inzichtelijker te maken laat ik aan de opdrachtgever/projectleider van dat traject van de "videotulen".

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1488998040

  Ik kom even terug op een eerder citaat in deze lijn: "De structurele kosten van het duurzaam bewaren van videoverslaglegging in een digitale archiefomgeving (e-depot) zijn nog niet goed in te schatten, maar hoeven per terabyte in beginsel niet hoger te zijn dan de opslag van bijvoorbeeld digitale documenten, die uit een gemeentelijk zaaksysteem komen".

  Als je notulen in beeldformaat eeuwig wil bewaren, kom ik tot de volgende rekensom. Een Terabyte opslag kost bij het Nationaal Archief € 1.500,-; bij Data Matters € 3.000,-; bij DiVault € 6.000 per jaar. Een doorsnee gemeente heeft per jaar 30 TB aan audiovisuele notulen. Dat is dus per jaar aan kosten respectievelijk € 45.000,-; € 90.000 of € 180.000,- aan opslag in de genoemde systemen. Elk jaar komen er 30 TB aan notulen bij. De cijfers verzin ik niet zelf, maar komen uit de e-depotmonitor van vorig jaar. (http://www.zeeuwsarchief.nl/media/uploads/e-depot/20160406_rapport_e-depot_monitor_vzg.pdf).

  Dan vraag ik me af of de inhoud van deze informatiebron deze kosten BLIJVEND rechtvaardigen. In de loop der tijd zullen de kosten best wel teruglopen, maar toch. Wanneer ik over tien jaar wil weten hoe iets is gelopen, waar heb ik dan meer aan: aan het besluit of uit de discussie in beeldvorm?

  In die discussie zou het bedrijfseconomisch aspect wel meer meegenomen mogen worden. Iemand moet immers betalen en daarvoor mogen de kosten naar mijn mening zeker worden meegewogen. Zie ook onze whitepaper: wat kost duurzame informatieopslag, te downloaden bij https://vhic.nl/component/content/article?id=1111 en bijlage 3 van Gewaardeerd Verleden www.ru.nl/publish/pages/672488/gewaardeerd_verleden_1_0.pdf .

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1489047180

  Hallo Antal, of ik iets heb platgeslagen weet ik niet. Ik denk wel dat het goed is na te denken over wat je (blijvend) wilt bewaren en waarom. Als je vindt dat (veel) informatie/data bewaard moet worden, dan vind ik dat je ook energie moet stoppen in goede toegankelijkheid en bruikbaarheid.  En ja, het is in de dagelijkse praktijk een worsteling! De audio/videonotulen zijn in dat opzicht niet direct een prioriteit. Hartelijke groet, Jack

  
• • Antal Posthumus
  • 1489750380

  Hallo Jack en Ad,

  Er zelf en met enkele collega's er nog over nagedacht te hebben wilde ik nog met jullie delen dat we zien dat het Archief2020 rapport over de archivering van AV-verslaglegging vooral beoogt griffiers en andere stakeholders praktische handvatten te bieden voor het maken van goede afwegingen en het nemen van de juiste beslissingen, vanuit een breed bestuurlijk perspectief, inzake duurzame toegankelijkheid van videotulen. 

  Het is heel goed dat deze thread meer inzicht in actuele beheerkosten biedt. Met de opstellers van het rapport zijn we het er zonder meer over eens dat de bedrijfseconomische kosten daarin één  belangrijk aspect is. 

  Het Archief2020-rapport legt meer de nadruk op de maatschappelijke winst van een transparantere overheid en meer betrokken burgers bij het democratische proces, de primaire doelstellingen om überhaupt deze vorm van verslaglegging te kiezen. De vraag is wat ons dat als samenleving waard is en dat is vooral een politiek-bestuurlijke keuze en veel minder enkel een beslissing vanuit de bestaande kaders van archief- en informatiebeheer. 

  Twee voorbeelden van zaken die in de nabije toekomst gemonitord zouden moeten worden, omdat ze een rol spelen bij die politieke en bestuurlijk besluitvorming hierover, zijn de toekomstige kosten van storage, evenals het daadwerkelijke gebruik van deze informatiebron. 

  • Op het gebied van de opslag lijkt het inderdaad niet ondenkbaar  dat de scherpe daling in opslagkosten doorzet. Het Archief2020-rapport heeft ervoor gekozen om zich niet te wagen aan het schieten op een bewegend doel met als risico een schijnzekerheid te bieden. Het rapport is  bedoeld om over een paar jaar ook nog relevant  te zijn. 

  • Op het gebied van het toekomstige gebruik, de (technische) ontwikkelingen rond de toegang en beschikbaarstelling van dergelijk materiaal en de wensen en verwachtingen van de samenleving zijn er ook nog genoeg zaken om mee te wegen. Het is zeker relevant om te weten welke inspanning voor welke behoefte gerechtvaardigd is. Daarvoor wil je dus ook inzicht krijgen in de ontwikkeling van het gebruik en gebruikersbehoeften over een langere termijn. 

  Laten we vooral niet vergeten bij dit alles dat ook volgens de VNG-selectielijst (2017) naast de agenda en de besluitenlijst ook het verslag van de bestuurlijke besluitvorming voor blijvende bewaring in aanmerking komt, ongeacht de vorm. De VNG-selectielijst (2017) is op dit punt inderdaad niet heel concreet, proces 19.1.6 in diezelfde selectielijst noemt immers niet expliciet ‘de videotulen’, wat in feite voor de vaststelling in een selectielijst ook voldoende is.

  Wat dat betekent voor ‘de videotulen’ is helder beschreven in hoofdstuk 2 van het Archief2020-rapport “Videoverslaglegging Duurzaam Toegankelijk”.

  Uiteraard denken we graag mee met de VNG en diverse betrokken!

  Hartelijke groet, Antal