“Een nieuwe manier van omgaan met overheidsinformatie is voor iedereen oefenen en bijstellen”

Jolein Baidenmann is programmamanager Transparantie in Informatie bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Net als andere overheidsorganisaties moeten deze departementen voor 1 juli een actieplan af hebben om de informatiehuishouding (IHH) te verbeteren en transparanter te maken. Jolein is verantwoordelijk voor de totstandkoming bij EZK en LNV.

Waarom vind jij het belangrijk om goed met overheidsinformatie om te gaan?
“Iedereen is gebaat bij een goede relatie tussen de overheid, samenleving en politiek. En informatie speelt daarin een essentiële rol. Het past bij een moderne samenleving om transparant te zijn over de processen die je doorloopt en afwegingen die je maakt. Mijn persoonlijke visie is ook: je maakt een samenleving met elkaar. We stemmen op politici en daarna doen kundige ambtenaren het werk, maar dat wil niet zeggen dat burgers daar niet ook bij betrokken zijn en zich willen informeren over het hoe en waarom van beleid. Een beslisnota openbaar maken, vinden we nu misschien ongemakkelijk, bijvoorbeeld omdat het toont dat een minister soms afwijkt van een ambtelijk advies. Maar over 15 jaar vinden we die openheid wellicht doodnormaal.

Welke vragen leven over het onderwerp in jouw organisatie?

“Bij onze ministeries hebben we een roadshow georganiseerd. We gingen langs verschillende directies, waar medewerkers vragen konden stellen over belangrijke veranderingen die eraan komen: de te openbaren beslisnota’s en de nieuwe WOB-instructie. Een van de vragen was: kan ik nog wel in vrijheid adviseren? Iemand vroeg zich bijvoorbeeld af of de verhouding met externe organisaties verslechtert als in een nota een verslag van een gesprek met hen openbaar wordt. Iemand anders zei: ‘Stel dat ik onderhandel met een ander ministerie en we zijn het niet eens. Als dat in een beslisnota komt die we openbaar maken, is dat niet schadelijk voor de eenheid van regeringsbeleid?’ Ik heb geantwoord dat we dat gaan uitzoeken. Het is wel de bedoeling dat we proberen daar als departementen op dezelfde manier mee om te gaan. Het is goed dat deze vragen worden gesteld. Dat helpt ons als ministerie verder op dit onderwerp. Een nieuwe manier van omgaan met overheidsinformatie is voor iedereen een kwestie van oefenen en bijstellen. We hebben nu afspraken gemaakt met de Tweede Kamer over hoe we informatie gaan aanleveren, maar misschien komen we er in de praktijk straks achter dat het toch beter kan werken op een andere manier."

Welke initiatieven neemt of gaat jouw ministerie nemen om anders met informatie om te gaan?

“Een voorbeeld. We zijn bezig om een eigen dashboard bij EZK te maken, waardoor we kunnen zien hoe het gaat met de informatiehuishouding. Het kan gebruikt worden als sturingsmiddel, om de voortgang te meten. “Maar we willen het ook gebruiken om binnen de organisatie een breder gesprek te voeren: wat komen we tegen in ons werk op het gebied van informatiehuishouding. Het dient dus meerdere doelen. Ik zou me ook kunnen voorstellen dat je intern misschien wel wil toewerken naar een monitor over de hoeveelheid WOB-verzoeken en Kamervragen die open staan. Niet om op af te rekenen, maar juist om gesprekken met elkaar te voeren. Er wordt binnen EZK en LNV ook gewerkt aan een nieuw informatiesysteem, waarmee je veel makkelijker en sneller je documentmanagement kunt organiseren. Dat lijkt me ook echt een enorme aanwinst.”