Dit jaar implementeert het Stadsarchief Amsterdam de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts (RiC). Deze standaard biedt mogelijkheden om niet alleen de analoge archieven goed te ontsluiten, maar ook gedigitaliseerde en digitaal geboren archieven. En de standaard geeft ook meer toepassingen voor het doorzoeken van archiefmateriaal. Deze tweede blog gaat in op de vraag hoe analoge archiefstukken in RiC beschreven worden.
Net als bij de klassieke inventaris wordt ook in Records in Contexts een inhoudelijke beschrijving opgeslagen van archiefstukken. Er is daarbij een onderscheid in de beschrijving van een enkel archiefstuk (Record) en een verzameling van archiefstukken (RecordSet). Dit onderscheid is niet hetzelfde als het verschil tussen een enkelbeschrijving en een verzamelbeschrijving in de klassieke inventaris. Een Record is een enkel archiefstuk, in de klassieke inventaris staat dan bijvoorbeeld 1 stuk of 1 charter. Een RecordSet is een aggregatie van archiefstukken, in een klassieke inventaris staat bij de omvang bijvoorbeeld 1 omslag of 1 pak. Een archieftoegang en een rubriek zijn ook een RecordSet, want die zijn alle twee een verzameling van RecordSets of Records.
RiC voegt nog een dimensie toe aan de archiefbeschrijving: die van de Instantiation. In het Nederlands noemen we dat een manifestatie. Bij de Instantiation worden gegevens opgeslagen over de fysieke drager. Bijvoorbeeld van welk materiaal het is gemaakt, of de tekst handgeschreven of getypt is, of er sprake is van schade of in het geval van een digitaal stuk hoeveel GB het heeft. Instantiations worden met een relatie verbonden aan Records en de RecordSets die archiefstukken zelf beschrijven. Aan RecordSets die een aggregatie zijn van Records of RecordSets (zoals archieftoegangen, rubrieken en verzamelbeschrijvingen) worden geen Instantiations gekoppeld. Als een analoog archiefstuk is gescand is er een tweede Instantiation ontstaan, die van de scan. Ook deze wordt apart benoemd en aan de juiste Record of RecordSet verbonden.
Voorgaande staat in de onderstaande tabel samengevat:
Records, RecordsSets en Instantiations hebben allemaal een vaste lijst attributen. Dat zijn aparte velden voor bijvoorbeeld de beschrijving, het unieke (inventaris)nummer en andere bijzonderheden. Sommige kunnen als vrije tekst worden ingevuld, bij andere kan er gekozen worden om keuzemogelijkheden uit vooraf gedefinieerde termen te bieden. Denk bijvoorbeeld aan thesaurustermen.
We passen het bovenstaande toe op een bestaande klassieke inventaris zoals die nu te raadplegen is op de website van het Stadsarchief.
De toegang op het archief is in RiC een RecordSet. Ook inventarisnummer 16 is een RecordSet, deze beschrijft immers meerdere archiefstukken. Inventarisnummers 8 en 9 zijn Records. In RiC krijgen alle afzonderlijke inventarisnummers (hier nummer 8, 9 en 16) een Instantiation met gegevens over de fysieke drager. En inventarisnummer 3 is gescand, wat voor dat inventarisnummer een tweede Instantiation oplevert met gegevens over de scan.
Met een relatie wordt de Instantiation verbonden aan de Record of RecordSet, zodat duidelijk is dat ze bij elkaar horen en over hetzelfde archiefstuk gaan. Ook worden relaties gelegd tussen de Records en RecordSets, zodat de hiërarchie zoals die in de bovenstaande inventaris te zien is gereconstrueerd kan worden. Maar er kunnen ook relaties gelegd worden met beschrijvingen buiten deze inventaris. Daarmee wordt het mogelijk om inventarissen inhoudelijk aan elkaar te verbinden, zowel binnen de archiefinstelling als met inventarissen daarbuiten. En dat gaat veel betekenen voor het raadplegen van archieven. Daarover meer in volgende blogs.
Samenvatting: De groep van zo’n vijftien deelnemers is divers. Mensen die bij een archief werken, datamanagers, projectleiders en een enkele gebruiker. Ze willen allemaal hetzelfde: data die open, beschikbaar, bruikbaar en samen te voegen is.
Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) beschikt sinds 2020 over een werkend e-depot. ...
Record in Contexts heeft de entiteiten Record Set, Record en Record Part om stukken en aggregaties va...
Reacties
Weer een mooi blog over RiC. Zo krijgen we wel een aardig beeld van hoe het in de praktijk werkt. Dank, Merel!
Je schrijft: Aan RecordSets die een aggregatie zijn van Records of RecordSets (zoals archieftoegangen, rubrieken en verzamelbeschrijvingen) worden geen Instantiations gekoppeld.
Bij rubrieken en verzamelbeschrijvingen kan ik me dat voorstellen, want dat zijn puur logische ordeningen en verschijningen, maar met name archieftoegangen hebben toch wel een Instantiation. Bijvoorbeeld een inventaris op papier, een kaartsysteem of een toegang in een Access database.
Kan het dan niet praktisch zijn om daar wel een Instantiation bij te vermelden? Dat is niet alleen handig voor de raadpleger (wat kan ik verwachten als gebruiker?), maar misschien ook wel voor beheer en preservation: waar heb ik nog kaartsystemen die gedigitaliseerd of geautomatiseerd kunnen worden? Of waar is de toegang een Access-database en kan ik die nog zo in de lucht houden?
Of zijn dat andere onderdelen van RiC? Of is het daar niet voor bedoeld?
Wat doe je bij een analoog archief als er in een omslag verschillende Instantiations zitten?
@Nicole: als ik het goed begrijp is een omslag een RecordSet (met een eigen Instantiation), met daarin verschillende Records, met allemaal hun eigen Instantiation. Denk ik :-)
Wat leuk, deze reacties!
Chido en Nicole: Een Instantiation kan zowel bij een Record als een RecordSet horen. Wanneer archiefstukken samen beschreven zijn dan is dat inderdaad een RecordSet, maar die RecordSet heeft één Instantiation die over al die stukken gaat. Je kunt besluiten om nader te gaan ontsluiten en elk stuk apart als Record beschrijven, dan krijgt elk archiefstuk een eigen Instantiation.
Chido: interessante invalshoek over de archieftoegang. Maar een archieftoegang heeft geen Instantiation , omdat de toegang een aggregatie van rubrieken en/of beschrijvingen is. De toegang zelf beschrijft niet direct een papieren inventaris of kaartsysteem. Indien die aanwezig zijn, dan moeten die als zodanig beschreven worden en krijgen ze wel een Instantiation.
@Chido en @Merel, inderdaad leuke invalshoek! Een voorbeeld dat is gemaakt door het Archive Nationale de France (voor de RDF-lezers onder u hier te vinden), laat inderdaad zien dat je een toegang kunt modelleren als een Record en daaraan een Instantiation kunt koppelen. De verwarring is dat je onderscheid maakt tussen het archief (dat is een RecordSet) en de archieftoegang (dat is dus een Record) die het archief beschrijft.
Het lijkt me inderdaad goed om te onderscheiden tussen archief en (archief)toegang. Maar kun je niet beter wat wij een (archief)toegang noemen zien als een Instantiation van RecordSet archief? Inventarissen, kaartsystemen of Access-databases zijn dan Instantiations van een (deel van het) archief. Dit lijkt mij persoonlijk logischer.
Maar in hoeverre bovenstaande wordt ondersteund door het conceptueel model (https://www.ica.org/sites/default/files/ric-cm-0.2_preview.pdf) durf ik niet te zeggen. Daar zie ik op een gegeven moment nl. langskomen: "[..] finding aid, which is a specific type of Record [..]". Hier ben ik het niet per se mee oneens: ik zie vaker (oudere papieren) inventarissen beschreven worden in archieftoegangen. In zo'n geval is een archieftoegang sowieso een Record..
Maar in mijn optiek zal het in de meeste gevallen zo zijn dat archieven digitaal beschreven zullen zijn en dat ze geen (oudere) inventarissen zullen herbergen en niet daarnaast nog eens ontsloten zijn middels iets als een kaartsysteem. In die gevallen zal het archief geen Instantiation kennen.