Records in Contexts (2): hoe beschrijven we archiefstukken?

Dit jaar implementeert het Stadsarchief Amsterdam de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts (RiC). Deze standaard biedt mogelijkheden om niet alleen de analoge archieven goed te ontsluiten, maar ook gedigitaliseerde en digitaal geboren archieven. En de standaard geeft ook meer toepassingen voor het doorzoeken van archiefmateriaal. Deze tweede blog gaat in op de vraag hoe analoge archiefstukken in RiC beschreven worden.

Record en RecordSet

Net als bij de klassieke inventaris wordt ook in Records in Contexts een inhoudelijke beschrijving opgeslagen van archiefstukken. Er is daarbij een onderscheid in de beschrijving van een enkel archiefstuk (Record) en een verzameling van archiefstukken (RecordSet). Dit onderscheid is niet hetzelfde als het verschil tussen een enkelbeschrijving en een verzamelbeschrijving in de klassieke inventaris. Een Record is een enkel archiefstuk, in de klassieke inventaris staat dan bijvoorbeeld 1 stuk of 1 charter. Een RecordSet is een aggregatie van archiefstukken, in een klassieke inventaris staat bij de omvang bijvoorbeeld 1 omslag of 1 pak. Een archieftoegang en een rubriek zijn ook een RecordSet, want die zijn alle twee een verzameling van RecordSets of Records.

Instantiation

RiC voegt nog een dimensie toe aan de archiefbeschrijving: die van de Instantiation. In het Nederlands noemen we dat een manifestatie. Bij de Instantiation worden gegevens opgeslagen over de fysieke drager. Bijvoorbeeld van welk materiaal het is gemaakt, of de tekst handgeschreven of getypt is, of er sprake is van schade of in het geval van een digitaal stuk hoeveel GB het heeft. Instantiations worden met een relatie verbonden aan Records en de RecordSets die archiefstukken zelf beschrijven. Aan RecordSets die een aggregatie zijn van Records of RecordSets (zoals archieftoegangen, rubrieken en verzamelbeschrijvingen) worden geen Instantiations gekoppeld. Als een analoog archiefstuk is gescand is er een tweede Instantiation ontstaan, die van de scan. Ook deze wordt apart benoemd en aan de juiste Record of RecordSet verbonden.

Voorgaande staat in de onderstaande tabel samengevat:

Attributen

Records, RecordsSets en Instantiations hebben allemaal een vaste lijst attributen. Dat zijn aparte velden voor bijvoorbeeld de beschrijving, het unieke (inventaris)nummer en andere bijzonderheden. Sommige kunnen als vrije tekst worden ingevuld, bij andere kan er gekozen worden om keuzemogelijkheden uit vooraf gedefinieerde termen te bieden. Denk bijvoorbeeld aan thesaurustermen.

Voorbeeld

We passen het bovenstaande toe op een bestaande klassieke inventaris zoals die nu te raadplegen is op de website van het Stadsarchief.

De toegang op het archief is in RiC een RecordSet. Ook inventarisnummer 16 is een RecordSet, deze beschrijft immers meerdere archiefstukken. Inventarisnummers 8 en 9 zijn Records. In RiC krijgen alle afzonderlijke inventarisnummers (hier nummer 8, 9 en 16) een Instantiation met gegevens over de fysieke drager. En inventarisnummer 3 is gescand, wat voor dat inventarisnummer een tweede Instantiation oplevert met gegevens over de scan.

Relaties

Met een relatie wordt de Instantiation verbonden aan de Record of RecordSet, zodat duidelijk is dat ze bij elkaar horen en over hetzelfde archiefstuk gaan. Ook worden relaties gelegd tussen de Records en RecordSets, zodat de hiërarchie zoals die in de bovenstaande inventaris te zien is gereconstrueerd kan worden. Maar er kunnen ook relaties gelegd worden met beschrijvingen buiten deze inventaris. Daarmee wordt het mogelijk om inventarissen inhoudelijk aan elkaar te verbinden, zowel binnen de archiefinstelling als met inventarissen daarbuiten. En dat gaat veel betekenen voor het raadplegen van archieven. Daarover meer in volgende blogs.