En nu aan de slag! Een terugblik op de Thematiendaagse Metadata en MDTO

In dit gesprek blikken Wouter Brunner (Haags Gemeentearchief, aanjager kennisplatform E-depot) en Harm Pieters (communitymanager KIA) als medeorganisatoren van de Thematiendaagse Metadata terug op de vijf sessies over MDTO. Maar niet alleen op die vijf sessies, maar vooral op de ontwikkelingen rondom MDTO in het verleden, nu en in de toekomst. Dat doen ze in gesprek met het team van het Nationaal Archief dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van MDTO (Wout van der Reijden, Remco Draijer, Vincent Hoolt en Erik Saaman).

Hoe kijken jullie terug op jullie bijdrage aan de thematiendaagse?

Wout: ‘Met een tevreden gevoel, we hebben op veel verschillende manieren MDTO voor het voetlicht kunnen brengen. Het was een goed middel om MDTO bij een breed publiek bekend te maken en dieper te gaan dan anders’. Vincent: ‘Het was fantastisch dat er zo veel deelnemers waren, als je alles bijwoonde wist je veel, maar je kon ook op deelonderwerpen inzoomen. Deze aanpak had dus een duidelijke meerwaarde.’ Remco: ‘Leuk dat je mensen in meerdere sessies terug zag komen, het was dus interessant genoeg.’ Erik: ‘Ik was blij verrast over hele thematiendaagse. Het programma was goed en de interactie online was groot. Verschillende insteken door variatie in de sessies. En steeds met twee of drie mensen vanuit ons team, ook via de chat daardoor meer interactie dan in een zaal. Ik was ook blij door het enthousiasme, veel mensen waren al beter geïnformeerd dan ik had verwacht. Allerlei partijen willen echt aan de slag en dat is door de thematiendaagse bevorderd.’

En hoe was het om alles digitaal te doen?

Wout: ‘Op zijn minst een volgende keer hybride zou prettig zijn. Mensen uit Groningen en Limburg schoven makkelijk aan. Maar de wandelgangen werden gemist, elkaar zo even aanspreken.’ Erik: Juist bij een tiendaagse is de digitale vorm onmisbaar. Omdat je dan elke dag iets kunt organiseren waar iedereen aan deel kan nemen. Ik kan mij voorstellen dat je in de toekomst kiest voor 9 dagen digitaal en 1 dag fysiek.’ Vincent: ‘De interactiemogelijkheden zijn digitaal groter, dus het was in feite interactiever, dat heeft echt een meerwaarde.’ Remco: 'Belangstellenden zijn verspreid over het hele land, daardoor was dit een goede aanpak.’

Wat viel jullie op aan het publiek bij de sessies?

Wout: ‘Vooral veel collega’s vanuit archiefinstellingen en lokale overheden, het Rijk ontbrak wel enigszins. In de ontwikkeling van MDTO was het Rijk al minder aangehaakt en het bewustzijn wat er aan zit te komen lijkt ook minder groot. Lokale overheden zitten erom te springen en willen aan de slag!’ Erik: ‘Dit geldt niet alleen voor meta-gegevens, en zelfs ook buiten ons vakgebied. Kennisuitwisseling binnen Rijk lijkt echt minder van grond te komen. Het zou kunnen dat dit komt door de druk op een kleine groep mensen of omdat de departementen meer gericht zijn op beleid en minder praktisch gericht zijn op de uitvoering.’

Welke dilemma’s rondom MDTO kwamen naar voren tijdens de thematiendaagse?

Wout: ‘Taalgebruik en terminologie zijn echt cruciaal. We hebben aanpassingen gedaan om ontwerpers bij archiefvormers beter mee te nemen. We laten daarnaast ook meer vrijheid, ook al willen archiefinstellingen soms meer verplichten. Dat was eigenlijk voortdurend het zoeken naar een balans tussen archiefvormers en archiefinstellingen.’ Erik: ‘Dat herken ik en we hebben veel teruggekregen over praktische problemen.’ Remco: ‘Die praktische problemen konden we wel oplossen, maar er was ook meer uitleg nodig dan we hadden voorzien.’

Waren er nog verrassende vragen of misverstanden?

Erik: ‘Bij de FAQ’s hadden we principiële discussies verwacht, maar dat viel gelukkig heel erg mee. Vincent: ‘Ik had ook meer commentaar verwacht op de keuze voor ‘sidecars’, XML’s met metadatagegevens en niet het RIP.’ Erik: ‘De weerstand daartegen zat misschien bij een kleine groep, en die zijn we bovendien al tegemoetgekomen.’

Als we nu terugblikken, was MDTO nou een doorontwikkeling van TMLO of echt een nieuw begin?

Erik: Ik denk wel vijf nieuwe beginnen. Eind 2016 is dit proces nog onder Archief 2020 gestart, en werd verwacht dat het in een aantal maanden klaar zou zijn. Later zijn we binnen het NA eigenlijk opnieuw begonnen, natuurlijk wel op basis van wat er was. Het belangrijkste is dat we conceptueel echt anders zijn gaan denken. Daardoor is er op een aantal punten een herontwerp gekomen. Op papier ziet het er misschien hetzelfde uit, maar het is echt anders. Door de duur is het wel een stapje voor stapje proces geweest. Vincent: ‘Wat bijvoorbeeld niet bestond was het hele uitwisselingsprotocol, dus er zijn nu delen die echt nieuw zijn. De userstory voor het koppelvlak was het beginpunt voor een hele nieuwe ontwikkeling.’

In de ontwikkeling van MDTO zijn jullie nadrukkelijk naar buiten getreden. Hoe is dat bevallen?

Vincent: ‘Dat is dus echt noodzaak in zo’n traject! En dat blijft het ook in het vervolg. We gaan bijvoorbeeld nu een koplopersgroep bij de implementatie helpen. Daardoor krijgen wij ook praktijkervaringen, daardoor kunnen wij weer verbeteringen signaleren en ontwikkelen. En we krijgen voorbeelden uit praktijk die werken. Die voorbeelden willen we weer via KIA delen, zodat je echt een sneeuwbaleffect krijgt. Een richtlijn, handleiding of kennisproduct over de schutting werpen is echt geen optie.’ Wout: Het is natuurlijk een behoorlijke tijdsinvestering, maar die betaalt zich zeker terug. Bijvoorbeeld zoals we bij MDTO hebben gedaan met het werken met redactiegroepen. Het wordt zo veel meer een gedeeld product en voor iedereen bruikbaar! Het NA-management ondersteunt dit ook van harte.

In MDTO is TMLO met TMR (Toepassingsprofiel metagegevens Rijksoverheid) samengevoegd, maar de rijksoverheid is kennelijk minder aangehaakt, hoe zien jullie dat?

Wout: Dat is toch een beetje al doende leert men. We hebben bijvoorbeeld met kleine redactiegroepen gewerkt waarin verschillende sectoren vertegenwoordigd waren. Daarnaast was de strategische samenwerking met VNG en CIO Rijk belangrijk, maar daar hadden we misschien nog meer in moeten doorpakken. De boer opgaan binnen de rijksoverheid had sterker gekund. Hierdoor hadden we misschien kunnen voorkomen dat men zich voor voldongen feiten gesteld voelde. Dat is wel een leerpunt, daar hadden we steviger op kunnen doorpakken. Erik: ‘Aan de andere kant was de behoefte en drive vanuit decentrale overheden ook veel groter, de VNG zat veel meer achter ons aan.’

Hoe toekomstbestendig is het MDTO volgens jullie?

Wout: ‘Dat moet nu gaan blijken in de praktijk. Maar doordat er meer open is gelaten zitten we bij veranderingen niet meteen met een probleem. En uitbreidingen kunnen natuurlijk altijd nog. Bijvoorbeeld contextobjecten ook specificeren. De vraag is overigens of daar nu al een use-case voor is, maar dat is een mogelijke uitbreiding.’ Remco: ‘Verbeteringen kunnen ook altijd, de praktijk moet nu MDTO verder gaan helpen.’ Vincent: ‘De kern moeten we nu wel stabiel houden, dus voorlopig gaan we niet opnieuw beginnen. Maar de mogelijkheden voor doorontwikkeling zijn er zeker, bijvoorbeeld op gebied van RDF. Als archiefinstellingen daar meer werk van maken, kunnen we daarop inspelen. Die metagegevens moeten we straks misschien koppelen.’

Meer weten over MDTO? Bekijk dan ook de nieuwe Kennisindex pagina over MDTO, samengesteld door Rafaat Alebate.