Gaat de Wet open overheid mij helpen?

Dinsdag 28 september, op wat de Internationale dag van de universele toegang tot informatie blijkt te zijn, debatteerde de Eerste Kamer over de Wet open overheid (Woo). Een vergadering van maar liefst 9 uur, die ik niet live heb gevolgd, maar gisteren wel met veel plezier heb teruggekeken en -gelezen. De behandeling van het initiatiefvoorstel Woo van de Tweede Kamerleden Snels en Sneller is te volgen via debat initiatiefvoorstel en hier na te lezen. En als de Eerste Kamer volgende week dinsdag 5 oktober instemt met het dinsdag besproken voorstel kan de Wijzigingswet Woo na meer dan vijf jaar van aanpassingen worden vastgesteld en in werking treden.

Wat was er nou zou interessant aan het debat van dinsdagavond? Dat het over de inhoud en de praktijk ging en ons vakgebied uitgebreid aan bod kwam. Diverse senatoren, de indieners Snels en Sneller en minister Ollongren stonden stil bij die aspecten van de Woo die de informatiehuishouding van de overheid raken: het verplichte meerjarenplan, de contactfunctionaris, het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, de relatie met de Archiefwet, etc. Er was een levendig debat, veel inhoudelijke vragen en de antwoorden van Snels, Sneller en de minister gaven veel verduidelijking.

Wat betekent de Woo nu eigenlijk voor het informatiebeheer? Bekend zal de meeste van ons al wel zijn dat de wet overheden verplicht om in de komende jaren documenten uit in totaal 11 informatiecategorieën openbaar te maken. Niet allemaal op stel en sprong, want bij koninklijk besluit gaat duidelijk worden op welke datum een bepaalde categorie ook echt openbaar moet zijn. Ook hebben bestuursorganen straks een inspanningsverplichting om uit zichzelf al documenten openbaar te maken, waaruit de hoop spreekt dat een overheid toch vooral uit zichzelf al zoveel mogelijk stukken openbaar gaat maken in plaats van dat ze er achteraf om gevraagd moet worden. Dat de actieve openbaarmaking ook inhoudt dat documenten digitaal beschikbaar komen, bij voorkeur in een open bestandsformaat en als open data en moeten zijn gemetadateerd is daarbij ook nog voorgeschreven.

Gaat dat lukken? Met goede intenties en goed gedrag willen veel overheden natuurlijk wel voldoen aan het openbaar maken van hun documenten, maar dan moet hun informatiehuishouding wel ‘op orde’ zijn. Want hoe kun je documenten leveren als ze niet goed zijn ontsloten, onvolledig, onvindbaar of wellicht al vernietigd zijn? Het is juist die noodzakelijke voorwaarde van goed toegankelijke, beschikbare en vindbare informatie die in de Wijzigingswet is toegevoegd en tot een aantal wettelijke bepalingen heeft geleid.
Maar wanneer is een informatiehuishouding van een gemeente of omgevingsdienst ‘op orde’? Voor de Woo is de Archiefwet daarbij het uitgangspunt. Ieder bestuursorgaan moet voldoen aan artikel 3 van de Archiefwet 1995 en ervoor zorgdragen dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of onder zich heeft zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden, zo bepaalt artikel 2.4 van de Woo. Daar voegt artikel 6.1 nog aan toe dat bestuursorganen verplicht zijn maatregelen te nemen om diezelfde documenten ook duurzaam toegankelijk te maken. En daar blijft het niet bij, want artikel 6.2 schrijft voor dat de minister van BZK een meerjarenplan digitale informatiehuishouding aan het parlement gaat sturen, waarin moet zijn aangegeven hoe alle bestuursorganen van ons land die toegankelijkheid denken te gaan realiseren. Gemeenten, provincies en waterschappen gaan daar ook een bijdrage aan leveren.

Als provinciearchivaris ervaar ik de inhoud van de artikelen 6.1 en 6.2 als een welkome steun voor mijn rol als toezichthouder op de uitvoering van de Archiefwet. Ook als interbestuurlijk toezichthouder wijs ik gemeenten al jarenlang op de noodzakelijke verbetering van de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden en het opstellen van beleid en uitvoeringsplannen om dit te realiseren. Dat de Woo hier ook nog eens nadrukkelijk op wijst en belangrijke zaken uit de Archiefwet herhaalt is mooi meegenomen en kan ons zeker helpen. Daarbij ben ik wel benieuwd hoe het in hoofdstuk 7 van de Woo geïntroduceerde Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding zal gaan opereren. Dit college kan namelijk gevraagd en ongevraagd advies gaan geven over de uitvoering van de Woo en dus ook over die informatiehuishouding! De samenstelling van het college is nog niet rond, maar zal naast voorzitter Ineke van Gent gaan bestaan uit mensen uit de wereld van de journalistiek, ICT, archiefwezen en openbaar bestuur, zo viel dinsdag in de Eerste Kamer te horen.
Wordt dit college daarmee ook toezichthouder op de informatiehuishouding? Nee, dat blijft - ook in de nieuwe Archiefwet - voorbehouden aan de hoofdinspecteur en de archivaris. Het Adviescollege heeft uitsluitend adviserende taken, maar kan daarbij natuurlijk gevoed worden door de inspectierapporten van mijn collega-archivarissen en de inspectie O&E en het beeld dat vanuit het provinciale IBT naar voren komt. Ik werk daar desgevraagd graag aan mee. Wel benieuwd wie er namens het archiefwezen tot het college zal toetreden, trouwens.

Tenslotte hoop ik dat overheden serieus werk gaan maken van invulling van de nieuwe functie van de contactpersoon. Op grond van artikel 4.7 van de Woo moet ieder bestuursorgaan straks een of meer contactpersonen aanwijzen “ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie”. Deze contactpersoon of contactfunctionaris is in de ogen van de Kamerleden Snels en Sneller iemand die heel goed op de hoogte moet zijn van de informatie die een organisatie in beheer heeft en zorgt voor actieve voorlichting. Het zou toch mooi zijn als ook het werk van deze contactfunctionaris een bijdrage gaat leveren aan het verder op orde brengen van de informatiehuishouding in zijn of haar organisatie.

De nieuwe Wet open overheid. Er is de laatste jaren veel kritiek op geweest, omdat de Woo qua openbaarheid in de ogen van velen niet ver genoeg gaat en voor bestuursorganen weer veel werk en kosten meebrengt. En dan zijn er nog de zorgen over de haalbaarheid, zoals bijvoorbeeld VNG en IPO die recent nog uitspraken over een tijdige aansluiting op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI).
De invoering en realisatie van de Woo zal nog veel tijd en energie kosten, ook waar het de informatiehuishouding aangaat. Minister Ollongren verwoordde dat dinsdag in de Eerste Kamer als volgt:
Dan ga ik over naar de informatiehuishouding. Voor zover iemand al dacht: als de Woo er is, dan is het in één keer allemaal goed. Nou, dat is natuurlijk niet zo. Het op orde brengen van die informatiehuishouding gaat tijd kosten. Die huishouding is nu gewoon niet goed. Het is niet goed gedocumenteerd, het is weinig toegankelijk, het is niet goed geïndexeerd, het is niet goed doorzoekbaar. Dat is echt een groot probleem dat moet worden opgelost. Ik meen dat de initiatiefnemers in de Tweede Kamer ook gezegd hebben dat het naar verwachting ongeveer acht jaar gaat duren om die informatiehuishouding op orde te brengen. Wij hebben als rijksoverheid voor de actieve openbaarmaking de ambitie om in ieder geval binnen vijf jaar alle verplichte Woo-categorieën te publiceren op een centrale vindplaats. Dat is dus voorlopig nog werk in uitvoering.

Toch ga ik er persoonlijk van uit dat de Woo ons een stap verder kan brengen in een verdere verbetering van ons informatiebeheer. Ik werk er graag aan mee.