Vraag: Bestanden met verkeerde extensie in e-depot

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1464248760

  Volgens mij is het de verantwoordelijkheid van iedere zorgdrager om te zorgen dat archieven in een toegankelijke en geordende staat zijn. Het doen van handelingen die ervoor zorgen dat de informatie blijvend beschikbaar is hoort daarbij. Ik zie daarbij geen verschil tussen het migreren van een verouderd bestandsformaat naar een actueel bestandsformaat en het maken van een nieuwe versie met de juiste extensie. Net als bij een nieuw bestandsformaat zou ik daarbij wel het oude bestand ook in de oorspronkelijk aangeleverde vorm bewaren, en daarnaast een nieuwe raadpleegversie maken.  Dat staat voor mij los van de vraag wie die handelingen moet betalen: aangezien de stukken blijkbaar niet in de staat zijn overgedragen die je had afgesproken, zou je daar een gesprek over kunnen voeren met de aanleverende partij. 

  
• • Remco van Veenendaal
  • 1464250380

  Interessante kwestie. Ik heb er twee vragen over: (i) waar ontstaat de foute extensie en (ii) is alleen de extensie het probleem?

   

  Bij (i): sloeg de ambtenaar het met de verkeerde extensie op, of ligt het bijv. aan de overheveling? In het eerste geval lijkt de (organisatie van de) ambtenaar aan zet, want hij zorgde niet voor een dossier in goede, geordende en toegankelijke staat. In het tweede geval moet worden uitgezocht wat er bij de overheveling gebeurde, en wie daarvoor verantwoordelijk was.

   

  Bij (ii): kun je de bijlage openen als het de juiste extensie heeft, of als je het met het juiste programma opent? Zo ja, dan is alleen de extensie fout. Zo nee, dan lijkt er meer aan de hand met de bijlage.

   

  In ieder geval kunnen tools de bijlage identificeren en/of valideren. Ze kijken verder dan de extensie. Zie bijv. http://www.digipres.org/tools/by-function/#ingest:fileformatidentification. Gesignaleerde incidenten pak je tussendoor aan, grotere problemen beter projectmatig. Controle en reparatie doe je echter liefst zo vroeg mogelijk in de keten, en structureel.

  Afhankelijk van de afspraken tussen de (organisaties van de) ambtenaar en de archivaris bijv. bij het opslaan in het DMS, of bij het afsluiten in het DMS, of bij het overhevelen naar het archief, etc. In theorie kunnen DMS’en bij opslaan de ambtenaar adviseren een andere extensie te gebruiken. Terzijde: dezelfde functionaliteit kun je in theorie inzetten om bij opslag/afsluiten/overhevelen/etc. een open(er) bestandsformaat te kiezen.

   

  Tot slot: als je de bijlage makkelijker toegankelijk kunt maken door (alleen) de extensie te veranderen, dan heb je bijv. deze drie mogelijkheden: (i) documenteer in de metadata dat de bijlage met de verkeerde extensie is opgeslagen, en hoe het wel geopend kan worden, (ii) pas de extensie van het origineel aan, en documenteer deze wijziging in de metadata, of (iii) maak een kopie (en bewaar het origineel), pas daarvan de extensie aan en voeg het resultaat met verklarende metadata toe als actuele versie.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1464262620

  Remco van Veenendaal zei:

  Interessante kwestie. Ik heb er twee vragen over: (i) waar ontstaat de foute extensie en (ii) is alleen de extensie het probleem?

   

  Bij (i): sloeg de ambtenaar het met de verkeerde extensie op, of ligt het bijv. aan de overheveling? In het eerste geval lijkt de (organisatie van de) ambtenaar aan zet, want hij zorgde niet voor een dossier in goede, geordende en toegankelijke staat. In het tweede geval moet worden uitgezocht wat er bij de overheveling gebeurde, en wie daarvoor verantwoordelijk was.

   

  Bij (ii): kun je de bijlage openen als het de juiste extensie heeft, of als je het met het juiste programma opent? Zo ja, dan is alleen de extensie fout. Zo nee, dan lijkt er meer aan de hand met de bijlage.

   

  In ieder geval kunnen tools de bijlage identificeren en/of valideren. Ze kijken verder dan de extensie. Zie bijv. http://www.digipres.org/tools/by-function/#ingest:fileformatidentification. Gesignaleerde incidenten pak je tussendoor aan, grotere problemen beter projectmatig. Controle en reparatie doe je echter liefst zo vroeg mogelijk in de keten, en structureel.

  Afhankelijk van de afspraken tussen de (organisaties van de) ambtenaar en de archivaris bijv. bij het opslaan in het DMS, of bij het afsluiten in het DMS, of bij het overhevelen naar het archief, etc. In theorie kunnen DMS’en bij opslaan de ambtenaar adviseren een andere extensie te gebruiken. Terzijde: dezelfde functionaliteit kun je in theorie inzetten om bij opslag/afsluiten/overhevelen/etc. een open(er) bestandsformaat te kiezen.

   

  Tot slot: als je de bijlage makkelijker toegankelijk kunt maken door (alleen) de extensie te veranderen, dan heb je bijv. deze drie mogelijkheden: (i) documenteer in de metadata dat de bijlage met de verkeerde extensie is opgeslagen, en hoe het wel geopend kan worden, (ii) pas de extensie van het origineel aan, en documenteer deze wijziging in de metadata, of (iii) maak een kopie (en bewaar het origineel), pas daarvan de extensie aan en voeg het resultaat met verklarende metadata toe als actuele versie.

  Het gaat in dit specifieke geval om een doorgestuurde e-mail, die blijkbaar al in het DMS een verkeerde extensie heeft gekregen. In ieder geval vóór de overheveling. Dat maakt, in mijn ogen, inderdaad de ambtenaar verantwoordelijk. De fout is echter pas bij (na) de overheveling ontdekt. Dat betekent dat het oorspronkelijke dossier voor de ambtenaar niet meer bereikbaar is in het DMS.

  Het gaat me even om de principekwestie wie hier iets (of juist niets) moet gaan doen als de fout pas in dit stadium wordt ontdekt. Het foute bestand is in dit specifieke geval waarschijnlijk nog wel te achterhalen, maar belangrijker is wat we in de toekomst gaan doen (of niet) in dit soort gevallen.

  De tip dat het DMS wellicht kan waarschuwen voor verkeerde bestandsextensies is een goede, daar ga ik mee aan de slag. Dank!

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1464262980

  Mijn vraag is overigens vooral principieel, niet technisch van aard. Moet een archivaris hier eigenlijk wel iets mee, er is immers een afgesloten dossier overgedragen?

  
• • Aike van der Ploeg
  • 1466320560

  Weliswaar een afgesloten dossier, maar niet geheel in toegankelijke staat (zie Artikel 20 Archiefregeling). Ik denk dat de archivaris nu wel degelijk een rol heeft om te zorgen voor een toegankelijke staat.De zorgdrager is verantwoordelijk voor die toegankelijke staat, de zorgdrager heeft daarvoor dan zowel de ambtenaar als de archivaris om die verantwoordelijkheid waar te maken.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1466361840

  Vraag: Wat is een "foutieve extensie" ? Een bestand bestaat uit nullen en enen. Een bestandsnaam is alleen maar een stukje meta-data dat zelfs zonder betekenis kan zijn. De extensie die daar deel van uitmaakt dus ook.

  Het gaat erom dat het bestandsformaat als metadata bekend is of desnoods achteraf bekend gemaakt kan worden. Het (op termijn) kunnen weergeven is vooral afhankelijk van de kennis over het bestandsformaat. Een open formaat verdient de voorkeur, maar ook een gesloten formaat (*.msg bijvoorbeeld) hoeft nu en later geen probleem te zijn.

  Ik voorzie een nieuwe deskundige die zich hiermee bezighoudt: de "digitaal archeoloog".