Overleden of niet? Matching met externe databronnen

In juli 2021 bereikten we een mooie mijlpaal: alle Haagse en Loosduinse gezinskaarten kwamen online, waardoor 1,3 miljoen namen doorzoekbaar werden.

De gezinskaarten zijn de bevolkingsadministratie over de periode 1913-1939. Iedereen die in deze periode in Den Haag of Loosduinen ingeschreven stond, komt dus voor op één of meerdere kaarten. Op één kaart kunnen meerdere personen staan.

Niet zichtbaar

Er was echter één groot probleem: privacywetgeving verbiedt ons om de gegevens te tonen van personen die nog in leven zijn. En daar ontstond meteen een uitdaging, want wij weten helemaal niet welke personen nog in leven zijn en welke niet. Om deze reden hebben wij als volgt invulling gegeven aan de regels:

• wij gaan er vanuit dat personen die langer dan honderd jaar geleden zijn geboren, inmiddels zijn overleden

• als alle personen inmiddels de leeftijd van honderd jaar bereikt zouden hebben, dan tonen we de gezinskaart

• als bezoekers kunnen aantonen dat personen jonger dan honderd jaar zijn overleden, dan geven we een kaart alsnog vrij

• als er een melding komt van een betrokkene – bijvoorbeeld van iemand die de honderd inmiddels gepasseerd is – dan zetten we de kaart alsnog dicht.

In totaal hebben we 545.000 kaarten gedigitaliseerd. Daarvan konden we er 100.000 niet tonen vanwege bovengenoemde privacywetgeving. Bij ongeveer 200.000 van de 1,3 miljoen namen werd daardoor geen kaart getoond. Daarbij is het wel handig om te vertellen dat bij elke nog niet vrijgegeven kaart een datum staat waarop deze alsnog automatisch wordt vrijgegeven. Per jaar zijn dit ruim 5.000 kaarten. Eind 2039 zijn alle kaarten in te zien.

Voor (familie)onderzoek zijn de gezinskaarten ontzettend handig. Niet alleen worden de leden van een gezin benoemd, maar ook staan er beroepen, kerkelijke gezindten, woonadressen en nog veel meer op. Die gegevens kunnen weer aanleiding geven tot het aanwenden van nieuwe bronnen van onderzoek (zoals de woningkaarten of kerkelijke lidmatenregisters). Een bijkomend voordeel is dat ze relatief eenvoudig te begrijpen zijn vanwege de standaardisering, het ontbreken van ambtelijk taalgebruik en de – in de regel – goede leesbaarheid. Dat zoveel kaarten nog niet beschikbaar zijn, is dus enorm jammer.

Matching

In ons archief bevinden zich ook overlijdensakten. Deze lopen tot en met 1969 en ze zijn grotendeels beschreven. Dat wil echter niet zeggen dat wij gemakkelijk geautomatiseerd in ons eigen systeem kunnen kijken of een persoon is overleden. Daar zijn allerlei oorzaken voor, maar de belangrijkste zijn:

• een naam is niet uniek. We hebben dus aanvullende gegevens nodig om een persoon te kunnen identificeren. Van de gegevens op de gezinskaarten hebben we voor elke persoon ook de geboortedatum en de geboorteplaats overgenomen. Echter, in een overlijdensakte komt geen geboortedatum voor, alleen een leeftijd bij overlijden. De geboorteplaatsen hebben we bij de overlijdensakten in zijn geheel niet overgenomen.

• Wij weten alleen wie er in Den Haag zijn overleden

Matching met ons eigen bestand was dus heel lastig, en leverde ook maar weinig treffers op. Er zijn echter bronnen waarmee zo’n match wel uitgevoerd kan worden en dat hebben we eind vorig jaar ook laten doen.

Ten eerste is daar het Netwerk Oorlogsbronnen, dat een database beheert met slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog. Een match van de 200.000 namen leverde ongeveer 3.000 treffers op. Dit betekent dus dat 3.000 Hagenaars en Loosduiners geboren na 1921 reeds in de oorlog zijn overleden.

Een tweede bron is het Nationaal Register van Overledenen (NRO), dat beheerd wordt door het CBG, het Centrum voor Familiegeschiedenis. Dit register bevat alle overlijdens vanaf 1994. Na de resultaten van de match met Netwerk Oorlogsbronnen en de natuurlijke vrijgave, waren er in december nog 189.000 namen te matchen. Daarvan bleek liefst de helft gevonden te kunnen worden!

Met gevonden wordt in dit geval bedoeld: er is op zijn minst een fuzzy match op naam, geboortedatum en geboorteplaats. ‘Fuzzy searching’ is wel nodig omdat onze data in de regel goed is overgenomen van de scans, maar die data zelf niet altijd 100% klopt (door schrijffouten van ambtenaren, door latere wijzigingen, door verkeerde opgave van de betrokkene). Zeker bij plaatsnamen kunnen verschillen bestaan in de schrijfwijze, en al helemaal bij plaatsen in het voormalige Nederlands Indië. Wel geldt altijd: als de match niet met zekerheid te maken is, dan is er dus geen match.

De resultaten

ca. 34.000 kaarten zijn inmiddels vrijgegeven

• ca. 12.000 kaarten kunnen eerder worden vrijgegeven dan zonder matching (de jongste persoon is al overleden, oudere nog niet)

• ca. 64.000 kaarten kennen nog een beperking (ca. 94.000 personen)

• een volgende keer hoeven we dus veel minder personen te matchen

Het vrijvalschema voor de komende jaren:

In de praktijk zal dit schema niet zo gevolgd worden. Ten eerste omdat er al op incidentele basis kaarten kunnen worden vrijgegeven, maar dat is op de grote getallen verwaarloosbaar.

Het CBG is momenteel echter bezig met het digitaliseren van hun persoonskaarten, waarna deze geïndexeerd zullen worden. Daarmee ontstaat dan ook een grote database van overlijdens tussen 1939 en 1994. Zodra dit mogelijk is, zullen we een nieuwe match laten uitvoeren en daarna zullen naar verwachtingen nog maar heel weinig kaarten niet zichtbaar blijven (namelijk tot ze automatisch worden vrijgegeven of tot er bewijs wordt geleverd door een belangstellende.

Voor nu hebben we in ieder geval een mooi resultaat bereikt, waardoor we aan onze bezoekers meer materiaal kunnen en bovendien minder verzoeken tot vrijgave af hoeven te handelen.