Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement

Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement, een echte smaakmaker

Als Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement vervul je een cruciale rol als verbindende schakel tussen tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie gericht op de beheersbaarheid van informatie. Je bent de gesprekspartner in de samenwerking met proceseigenaren, ICT adviseurs en applicatiebeheerders. Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het beleid op het gebied van informatie- en recordmanagement, waarbij je relevante wetgeving vertaalt in praktisch uitvoerbare uitvoeringskaders en beleid voor de organisatie met oog voor de concernkaders op het gebied van informatisering en haalbare ambities.

Je gaat aan de slag met het ontwikkelen van een toekomstgerichte visie op informatiebeheer op strategisch niveau en zorgt vervolgens dat de resultaten worden bereikt. Je kan meekomen op het snelgroeiende en ook sterk verbreedde juridische terrein in relatie tot de Archiefwet waarop informatiebeheer zich bevindt. Je ondersteunt en adviseert over het organiseren en verbeteren van informatiebeheer en geeft invulling aan het strategische beleid en kwaliteitsmanagement voor informatie- en recordmanagement van de gemeente. Zo ondersteun en adviseer je het management over diverse scenario's voor effectief informatiemanagement en zorgt zelf voor de implementatie hiervan, in nauwe samenwerking en afstemming met jouw collega's en andere organisatieonderdelen. Dit alles met als doel een transparante informatiehuishouding te realiseren en bij te dragen aan een open overheid in de gemeente Ede. Met jouw expertise en inzet draag je bij aan een efficiënte en transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Zo geef je gemeente Ede nóg meer smaak. En daar ben je trots op, want je draagt echt iets bij aan onze hele gemeente met meer dan 120.000 inwoners. Voor 36 uur per week ben je als doelgerichte Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement verantwoordelijk voor:

• het adviseren over beheervraagstukken op het terrein van de informatiehuishouding van de gemeente Ede, waarbij je richtlijnen opstelt en advies geeft om de toegankelijkheid en kwaliteit van informatie te waarborgen. Met jouw inzicht pas je archiving by design toe waar nodig;

• het analyseren van problemen, signaleren van risico's en kansen en doet waar nodig verbetervoorstellen.

• het beoordelen van de status van de informatiehuishouding, advies geven aan decentrale eenheden voor informatie- en recordmanagement;

• ontwikkelen van een educatief programma voor voortdurende professionalisering op het gebied van informatie- en recordmanagement;

• de implementatie van beleids- en beheersinstrumenten, kaders en programma’s ter optimalisering van organisatiesturing en bedrijfsvoering;

• het vertalen van relevante ontwikkelingen en wetgeving naar (beleids)voorstellen en uitvoering, daarbij hoort ook het ontwikkelen en formuleren van beleid en het adviseren over beleidsvraagstukken en processen;

• zorgdragen voor de doorontwikkeling van het recordmanagement;

• het aanspreekpunt/vraagbaak voor de recordmanager, zodat hij/zij geholpen wordt met de ingewikkelde vraagstukken;

• het ontwikkelen van informatiebeheerplannen (IBP) voor elke afdeling, waarbij een cyclus van voortdurende verbetering wordt toegepast;

• het coördineren van de inhoudelijke werkzaamheden van de recordmanagers en inhoudelijke aan- en bijsturing;

• de inrichting en uitvoering van het kwaliteitssysteem informatiebeheer. Denk o.a. aan het opstellen, optimaliseren en actueel houden van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen. Daarbij hoort ook het waarborgen van de kwaliteit van informatiebeheer;

• het actief meewerken aan het beschrijven van processen, procedures en rollen binnen de archiefdienst, inclusief het definiëren en implementeren van rollen zoals metadata-, service-, product- en toepassingsbeheerder. Deze rollen zijn essentieel voor het vervangingsproces en de inrichting/uitvoering van de digitale beheeromgeving;

• deelname aan projecten en organisatie brede programma's, waaronder het programma Wet open overheid;

• het inrichten van een beheeromgeving voor duurzaam toegankelijk en geordend bewaren van informatie.

Wie zijn wij Gemeente Ede, smaakmakers van de Veluwe

Ede is veelzijdig: wonen, werken, recreëren kent in Ede vele smaken. Van het levendig centrum in de stad Ede tot het gevarieerde buitengebied en de natuur van de Veluwe. Een groot gebied met dorpen en stad. We kijken hoe we inwoners verder helpen door goed te luisteren. En geven duidelijk aan wat we te bieden hebben. Wist je dat we bij onze gemeente de nadruk op voedsel en gezondheid leggen? Tegelijkertijd focussen we met zo’n 900 collega’s op andere belangrijke zaken. Denk aan het zorgen voor voldoende betaalbare woningen en leefbare wijken en dorpen. Voor iedereen, want iedereen is welkom. Onze samenleving en omgeving is continu in ontwikkeling, wij bewegen mee en kijken vooruit. Dat maakt ons wendbaar en weerbaar.

De gemeente Ede zet in op diversiteit. Niet alleen op het gebied van geslacht, afkomst, geaardheid of leeftijd, ook op het gebied van talenten, kennis en vaardigheden. We geloven dat deze diversiteit ons in staat stelt onze maatschappelijke opgaven en uitdagingen aan te gaan. We werken daarom aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt.

Benieuwd wat Ede allemaal te bieden heeft? Bekijk de video en onze website! https://www.werkenbijede.nl/werken-bij-ede/arbeidsvoorwaarden

Proef de sfeer

Welkom bij de afdeling Informatiebeheer & Archief, circa 22 experts die gezamenlijk instaan voor het ordenen van informatiehuishouding en het behoud van de archieven en collecties. Hier ligt onze eerste taak met de meeste impact. Informatiebeheer en archieven zijn onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering van de gemeente, de bewijszoekende burger en vanuit cultuur-historisch perspectief. Daarnaast beheert en bewaart het gemeentearchief een collectie archieven van verenigingen, kerken en particulieren uit de regio en stelt deze ter beschikking aan het publiek via de studiezaal en digitaal archief. Onze afdeling is een belangrijke speler in interne en externe ontwikkelingen. Denk aan digitaal en zaakgericht werken, e-depot en vraagstukken op het gebied van openbaarheid, WOO, privacy, hergebruik en auteursrechten. Extra bijzonder is, dat bij het gemeentearchief dagelijks vrijwilligers werkzaam zijn om archieven blijvend beschikbaar te maken.

Doordat het team diverse taken heeft is het opgesplitst in drie teams. Gezamenlijk zijn we verantwoordelijk voor: recordmanagement, informatiebeheer, acquisitie, archief- en depotbeheer, dienstverlening (alle publieksgerichte taken), (erfgoed)educatie, beheer van de gemeentelijke kunstcollectie, toezicht & inspectie en behoud werkzaamheden. De afdeling is volop in beweging om aan te kunnen sluiten bij de actuele ontwikkelingen op het vakgebied en binnen de organisatie. Vertrouwen is de basis om met elkaar in gesprek te gaan. Zelfs of juist wanneer we verschillen. Wij werken hard, doen dat samen, in een betrokken en informele sfeer. Wat ons samenbrengt is onze wil om verwachtingen te overtreffen en het streven naar een optimale dienstverlening door de continuïteit, integriteit en vertrouwelijkheid op hoog niveau te borgen. Zeker als het gaat over het aandeel dat wij als afdeling leveren voor de hele gemeente.

“Het werk bij de afdeling Informatiebeheer en Archief is heel gevarieerd. Dat maakt de achtergrond van de collega’s die op onze afdeling werken ook heel divers. Het meest bevredigende en inspirerende aan recordmanagement is de nauwe onderlinge samenwerking binnen het team en de afdeling, alsook de afdeling overstijgende connectie en samenwerking met de medewerkers van de gemeente. Van afdeling Toezicht tot Ruimtelijke Projecten, onze rol brengt ons in contact met alle facetten van de gemeente. Dit biedt de mogelijkheid om een brede kennis op te bouwen over het informatiebeheer van alle afdelingen, wat op zijn beurt onze rol als adviseur versterkt. Zo kunnen we er samen voor zorgen dat de informatiehuishouding op een duurzame manier toegankelijk wordt en blijft.” - Dorien Foppen & Yvonne Verstappen, adviseurs recordmanagement.

Dit breng je mee als Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement

Je bent het best te beschrijven als proactief en een verbinder. En om het af te maken ben je doelgericht en analytisch sterk.

In jouw rol vervul je een actieve rol als verbindende schakel tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau binnen de organisatie. Je blinkt uit in het overbruggen van de kloof tussen beleid en uitvoering, waarbij je complexe vraagstukken vanuit verschillende perspectieven benadert en draagvlak creëert voor je visies. Je neemt het voortouw bij het ontwikkelen van beleid en weet relevante wetgeving te vertalen naar praktische uitvoering. Je fungeert als verbindende factor tussen verschillende afdelingen en niveaus binnen de organisatie en zorgt voor een nauwe samenwerking met collega's en andere organisatieonderdelen. Je weet problemen goed te analyseren, risico's en kansen te signaleren en doet waar nodig verbetervoorstellen. Bovenal ben je een pragmatische doener die voldoening haalt uit het behalen van concrete resultaten. Zo heb je een duidelijk doel voor ogen: het realiseren van een transparante informatiehuishouding die voldoet aan wettelijke normen en bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Kortom, een echte inspiratiebron als Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement. Daarnaast heb je:

• een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement, informatiebeheer of een vergelijkbare discipline. Of een afgeronde HBO opleiding aangevuld met relevante leergangen op dit gebied;

• ervaring als recordmanager en/of adviseur informatiebeheer, waarbij je diepgaande kennis hebt van de Archiefwet en relevante wet- en regelgeving. Bij voorkeur heb je ervaring opgedaan binnen een gemeente of rijksoverheid;

• recente ontwikkelingen binnen het vakgebied gevolgd, bijvoorbeeld op het gebied van documentaire informatievoorziening (zowel intern als extern), met een sterke voorkeur voor ervaring binnen een ambtelijke organisatie;

• ervaring in het opstellen van beleidsdocumenten en het bieden van strategisch advies;

• ervaring met projectmatig werken binnen informatiebeheer of -management, documentaire informatievoorziening, archivering of vergelijkbare domeinen;

• kennis van het werken met Document Management Systemen (DMS) en Record Management Applicaties (RMA).

Wat bieden wij Breng je carrière op smaak

Voor al jouw inzet mag je rekenen op een beloning. Als Strategisch Adviseur Informatie- en Recordmanagement krijg je op basis van een 36-urige werkweek:

• een bruto maandsalaris tot maximaal €5.997,- , schaal 11. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring.

• een dienstverband van 12 maanden. Werkt het? Dan bieden we je graag een vast dienstverband.

• een individueel keuzebudget van 17,05%. Te gebruiken voor bijvoorbeeld je eigen ontwikkeling, een eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, een fietsregeling, extra vakantiegeld of verlofdagen.

• persoonlijke ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden dankzij ons collectieve aanbod aan opleidingen.

• de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen.

• thuiswerkfaciliteiten, zoals ICT-middelen en een thuiswerkvergoeding.

Alle verdere arbeidsvoorwaarden vind je via https://www.werkenbijede.nl/werken-bij-ede/arbeidsvoorwaarden

Heb je interesse Smaakt dat naar meer?

Solliciteer dan via werken@ede.nl. Deze vacature kent geen sluitingstermijn. Zodra we elkaar gevonden hebben en de match is gemaakt, sluiten we de vacature. Potentiële kandidaten zullen direct uitgenodigd worden voor een oriënterend gesprek om te kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen.

Vragen over de vacature? Laat het Annelies Verbaan, afdelingsmanager, weten via 06-14311998 of per mail annelies.verbaan@ede.nl. Voor vragen over de procedure neem je contact op met Judith van Duijn, Corporate Recruiter, via 06-53 33 24 39 of mail naar judith.van.duijn@ede.nl.

Goed om te weten:

• Een online screening, assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.

• Voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan.

• We doen de werving zelf, dus acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.