Essentiële Kenmerken van digitale informatieobjecten

Studenten aan de slag bij het Netwerk Digitaal Erfgoed

Binnen de archiefwereld speelt langlevendheid en toegankelijkheid van records altijd een grote rol. Archief instellingen trachten, in samenwerking met hun archiefvormers, de optimale omgeving te creëren om documenten zo lang als mogelijk is te kunnen bewaren, mocht de informatie van belang zijn in de verre toekomst. Archiefvormers zijn zich vaak niet bewust van het werk dat verricht moet worden om documenten voor een lange termijn verkrijgbaar en leesbaar te houden; hierover moeten vertegenwoordigers van de archiefinstelling in gesprek met de archiefvormer voordat het archief wordt overgedragen voor ingest. Eén van de zaken die tijdens deze bijeenkomsten besproken zou moeten worden, is het onderwerp essentiële kenmerken.

Essentiële kenmerken zijn de elementen van een informatieobject die intact gehouden moeten worden om de waarde van het informatieobject voor lange tijd te kunnen behouden. Essentiële kenmerken hebben een nauw verband met representational information, een term die uitgebreid besproken wordt in het OAIS model, waar veel archiefinstellingen vandaag de dag nog gebruik van maken, in een originele of aangepaste vorm. Naast technische aspecten die nodig zijn om de records te kunnen openen en behouden, kunnen essentiële kenmerken ook bestaan uit contextuele informatie die nodig is voor het begrijpen van de informatie die opgeslagen is in het object. Een voorbeeld ter illustratie is de kleur van cijfers in een tabel. In dit voorbeeld staat de kleur rood voor een negatief getal, en de kleur zwart voor een positief getal. Als de tabel opgeslagen wordt zonder legenda, zal deze informatie op den duur verloren gaan, en zal de tabel niet meer te interpreteren zijn zoals oorspronkelijk de bedoeling was. Er is dan waarde verloren gegaan. Een ander voorbeeld is het gedrag van bepaalde documenten. Xcel bestanden kunnen bijvoorbeeld automatisch macros uitvoeren, die niet opgeslagen worden zodra het bestand omgevormd wordt naar een pdf omdat dit binnen veel archieven een voorkeursformaat is.

Op de afdeling Kennis en Advies van het Nationaal Archief van Nederland, zou men graag meer aandacht willen besteden aan dit onderwerp. Als het gaat om richtlijnen en standaardisering, worden essentiële kenmerken vaak weggewuifd omdat de context van individuele documenten hierbij een grote rol speelt, en betrokken partijen hierdoor niet de noodzaak inzien van een gegeneraliseerde set met regels. Het Nationaal Archief zou hier graag verandering in willen aanbrengen. Op het moment dat archiefvormer in gesprek gaan met vertegenwoordigers van archiefinstellingen omtrent de preservering van hun content, zijn zij vaak niet op de hoogte van het werk dat verricht moet worden om de informatie zo lang als mogelijk is te behouden, en moet nog uitgelegd worden wat essentiële kenmerken zijn. Verspreiding van kennis over het onderwerp en een set richtlijnen die ondanks de verscheidenheid in context toe te passen is op een grote hoeveelheid informatie, zouden dit proces kunnen versnellen en uiteindelijk de langlevendheid van records kunnen vergroten.

Mijn naam is Cassandra Sijtsma, en als master student Information and Archival Science aan de Universiteit van Amsterdam, tracht ik het Nationaal Archief hierbij te helpen. Onder begeleiding van Remco van Veenendaal schrijf ik een onderzoek waarin de term essentiële kenmerken zo goed als mogelijk wordt gedefinieerd en wordt gepeild hoe archiefinstellingen in Nederland zich tegenwoordig opstellen tegenover het onderwerp. Tot slot wordt gekeken of het nodig is om archiefvormer in te lichten over de noodzakelijke voorbereiding omtrent essentiële kenmerken voordat zij archieven aandragen, en wat voor soort richtlijnen hiervoor zouden kunnen worden opgezet.