Recordmanager Informatiebeheer

Ben jij een professional met verantwoordelijkheidsgevoel, die een positieve bijdrage levert aan de aanspreekcultuur en de teamperformance? Krijg jij energie van het leggen van verbanden tussen gegevens/informatie? Is het voor jou van zelfsprekend dat je zorgvuldig omgaat met persoonlijke en vertrouwelijke informatie? Onderneem jij ook ongevraagd actie om onze dienstverlening te verbeteren? Dan is de functie Recordmanager Informatiebeheer beslist iets voor jou! Reageer vóór 14 februari.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;

• Je hebt bij voorkeur HMDI, GO (SOD I, SOD II, VVA), LARM of een vergelijkbare opleiding gevolgd, aangevuld met relevante werkervaring in een middelgrote organisatie binnen DIV en Informatiebeheer;

• Je hebt relevante kennis van de (archief)wet- en regelgeving en bij voorkeur ervaring met zowel analoge als digitale documentstromen;

• Je hebt ervaring in het werken met vernietigings- en selectielijsten;

• Ervaring met I-Navigator en Djuma is een pré;

• Je beschikt over goede adviesvaardigheden, overtuigingskracht en mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden;

• Je bent pro-actief, signaleert veranderingen in werkprocessen en anticipeert hierop;

• Je hebt het vermogen om draagvlak te creëren, om te gaan met weerstand en te verbinden;

• Je beschikt over politiek-bestuurlijke en organisatiesensitiviteit.

Wat ga je doen?

• Je adviseert over de uitvoering en inrichting van informatiebeheer en (uitvoerings)beleid;

• Je bent vraagbaak voor complexe vraagstukken omtrent informatiebeheer;

• Je adviseert medewerkers en management over dossiervorming en werkprocessen, verzorgt instructies, past procedures en handboeken toe en voert (archief)wetgeving uit;

• Je geeft inhoudelijk sturing aan het team dat zich bezighoudt met de analoge dossiervorming, rapporteert hierover aan en vervult een centrale rol tussen deze medewerkers en de manager team Services;

• Je voert kwaliteitscontroles uit ten behoeve van zowel het analoge- als het digitale informatiebeer;

• Je controleert dossiers (analoog en digitaal) op o.a. volledigheid, het juiste zaaktype en de aanwezigheid van voldoende metagegevens;

• Beheren, ontsluiten en vernietigen van het analoge- en digitale archief;

• Daarnaast onderhoud je contacten met externe partijen en neem je deel aan projecten en werkgroepen.

Jouw team

In het Team Services wordt een aantal faciliterende diensten gebundeld zoals de postvoorziening en -registratie, de archivering en de hospitality. Het warme welkom heten van onze klanten op de verschillende locaties en de verstrekking van een aantal facilitaire diensten aan medewerkers en bezoekers is vanuit één team ingericht. Naast de reguliere medewerkers zijn ook een aantal externe medewerkers van WSP en Werk voor Heerlen binnen dit team werkzaam. De opgave voor Team Services is om de gewenste flexibiliteit te realiseren en de dienstverlening verder te verbeteren en professionaliseren.

Bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. Werken voor Heerlen is werken aan het Heerlen van morgen. Lees er meer over.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn. De functie is ingeschaald in schaal 9 met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.317,- en maximaal € 4.752,- (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om 40 uur te werken en 36 uur uitbetaald te krijgen. Daarmee bouw je wekelijks 4 uur extra vrije tijd (ADV) op. Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris.

Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten.

Meebouwen aan het Heerlen van Morgen?

Ben je enthousiast over deze functie? Stuur dan jouw CV en motivatie met vermelding van vacaturenummer 24012 naar e-mail: secretariaatMiddelen@heerlen.nl t.a.v. M. Hamers, Manager team Services. Je kunt solliciteren tot 14 februari. Reserveer alvast 27 februari in je agenda, want dan houden we de gesprekken. Heb je vragen over de functie? Dan kan je terecht bij Mick Jansen, Recordmanager Informatiebeheer via telefoonnummer: 06-39 59 82 21 of e-mail: m.jansen@heerlen.nl. Voor vragen over de procedure of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Kiki Widdershoven, adviseur Personeel & Organisatie via e-mail: k.widdershoven@heerlen.nl.

Voor deze functie wordt intern én extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.