NA voorkeursformaten

Het e-Depot van het Nationaal Archief kan digitale informatie in allerlei vormen en in allerlei formaten ontvangen, duurzaam bewaren en beschikbaar stellen. Maar met het oog op digitale duurzaamheid heeft het Nationaal Archief wel een aantal voorkeuren voor formaten waarin zorgdragers informatie aanleveren. Het NA heeft een document opgesteld waarin die voorkeursformaten worden benoemd. Hiermee kunnen zorgdragers al bij de creatie van hun informatie rekening houden met duurzame toegankelijkheid.

Context en aanleiding

Het document Voorkeursformaten Nationaal Archief is een uitwerking van de preservation policy Nationaal Archief. De preservation policy beschrijft het overkoepelende preservationbeleid: de wijze waarop het Nationaal Archief de digitale informatie die zij beheert, authentiek en bruikbaar houdt.

Over welk archief gaat het?

Dit document gaat over overgebracht archief dat voor onbepaalde tijd moet worden bewaard, omdat hiervoor de zwaarste eisen gelden. Maar ook bij uitplaatsing is het raadzaam om rekening te houden met de voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Ze zijn niet alleen bruikbaar op het moment van uitplaatsing. Maar ook al bij de inrichting van processen en systemen. Er is immers niet altijd bij voorbaat duidelijk of informatie voor de kortere of langere termijn bewaard moet worden.

Voor wie is het?

Dit document is bedoeld om zorgdragers handvatten te geven waarmee zij al bij de inrichting van (zaak)systemen waarin digitaal archief gevormd wordt, rekening kunnen houden met de voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Zij kunnen dan in een vroeg stadium keuzes maken in de duurzaamheid van overheidsinformatie. Zorgdragers kunnen dit document echter ook gebruiken bij reeds gevormd archief. Ze kunnen ermee vaststellen welke acties nodig zijn om de duurzaamheid van het archief te bevorderen, en hoe zij het archief goed kunnen overdragen naar het Nationaal Archief. Dit document is daarnaast bruikbaar voor andere archiefinstellingen dan het Nationaal Archief. Zij kunnen het gebruiken als referentie, of als input voor hun eigen beleid.

Het document is te vinden op de website van het Nationaal Archief, via deze link. En ook via de optie ‘bestanden’ in het menu van deze Pleiogroep.