Levendige informatiesessie preservationtools bij Het Utrechts Archief

Op 11 april 2017 verzorgt het Nationaal Archief (NA) bij Het Utrechts Archief (HUA) een informatiesessie over de preservationtools PRONOM, DROID en JHOVE. Annelot Vijn van HUA en Remco van Veenendaal van het NA stellen vooraf een programma samen. Vanuit de breedte van 'preservation' en 'curation' zoomt het programma steeds verder in op preservationbeleid, preservationtools en de specifieke tools PRONOM, DROID en JHOVE. Hierna zoomt het programma weer uit. Het gaat dan over de rol van deze tools in het preservationproces en systemen zoals DMS'en/RMA's, het 'Digitaal Atelier' en het e-depot.

Samenwerking

HUA en de gemeente Utrecht hebben behoefte aan meer informatie over de genoemde preservationtools. In januari 2017 vraagt Annelot of het NA kan helpen. Het cluster Recordkeeping en Preservation van de afdeling Kennis en Advies wordt ingeschakeld. In overleg met Annelot ontstaat een programma van een dagdeel, en wordt een datum geprikt. Voor de invulling van het programma wordt internationaal samengewerkt. Het NA schakelt de hulp in van The National Archives (V.K.) voor informatie over PRONOM en DROID. De Open Preservation Foundation (OPF) ontwikkelt speciaal voor deze informatiesessie een overzichtspresentatie over JHOVE. Ook stuurt de OPF JHOVE-stickers (die gretig aftrek vinden). Aan de informatiesessie doet een tiental medewerkers van HUA en de gemeente Utrecht mee. Ook Karolien Verbrugge van het NIOD schuift aan. Karolien levert enkele documenten aan, die tijdens de sessie door de tools geanalyseerd worden (en welgevormd en valide blijken te zijn). Mede door de vragen die deelnemers vooraf kunnen stellen, beperkt de sessie zich niet tot de specifieke tools. De vragen gaan namelijk ook over beleid, (vervroegde) overbrenging, uitplaatsing, et cetera.

ZIP

Met dank aan alle deelnemers ontstaat een levendige, interactieve sessie. We zien dat PRONOM een register met informatie over bestandsformaten is. DROID kan bestandsformaten identificeren. JHOVE kan ze valideren en karakteriseren. Microsoft Word .docx-bestanden blijken zip-containers met een mappenstructuur met (XML-)bestanden te zijn. Er wordt gediscussieerd over archiefterminologie. Duivelse dilemma's worden besproken. Zo werkt het NA met de RHC's aan een gezamenlijke preservation policy, gebaseerd op de preservation policy van het NA. Dat is goed, omdat er behoefte aan is, maar blijft men ook wel zelf nadenken? Andersom: stel dat het NA met het weloverwogen advies komt, dat WordPerfectbestanden nu toch echt moeten worden omgezet naar PDF/A, zou dan niet iedereen gewoon dat advies moeten opvolgen? Duidelijk wordt in ieder geval dat wat de aanwezigen betreft, de deur bij gemeentes open staat voor 'vooraan in de keten beginnen' met werken aan duurzame toegankelijkheid. Toch zijn alle technische mogelijkheden van de tools - identificatie, validatie, karakterisatie - ook beangstigend: moeten we daar ook al rekening mee gaan houden?

Mond-tot-mondreclame

Het is de eerste informatiesessie PRONOM, DROID en JHOVE. De feedback is positief. En dat, terwijl door de vele interactie de sessie wat uitloopt, en de warme borrelhapjes dreigen af te koelen. Het afsluiten met een e-depotdemo komt er niet meer van, maar Annelot biedt aan later een demonstratie aan de deelnemers te verzorgen. Via mond-tot-mondreclame blijkt er al meer interesse te zijn in zo'n informatiesessie. Geïnteresseerden kunnen zich via http://www.nationaalarchief.nl/contact melden bij het NA-loket voor de zakelijke dienstverlening.

Links

PRONOM: http://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Default.aspx

DROID: http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/file-profiling-tool-droid/

JHOVE: http://jhove.openpreservation.org/