Wat zijn de uitdagingen en risico's voor preserveringssystemen?

Reacties

• • André Plat VNG Realisatie
  • 1660306860

  Maar even door Google vertaler gehaald:

  De term 'behoud' is zo gedevalueerd dat hij zijn betekenis heeft verloren.

  Omdat geen enkel digitaal bewaarsysteem echt turnkey is, kan digitale bewaring niet volledig worden uitbesteed.

  Erfgoedorganisaties selecteren conserveringssystemen in het kader van marktconcurrentie.

  De non-profit bewaringsplatforms lopen gevaar.

  De groeiende afhankelijkheid van winstbejagende aanbieders brengt risico's met zich mee.

  De diversiteit aan benaderingen om toegang op lange termijn tot digitale inhoud te garanderen, hoewel een sterk punt, kan een uitdaging vormen voor de noodzaak om hoge normen te handhaven.

  Er vindt eigenlijk maar heel weinig activiteit op het gebied van digitale bewaring plaats.

  Uiteindelijk investeren erfgoedorganisaties ernstig onder in digitale bewaring.

  De laatste 2 punten, zo vraag ik mij af, nemen archivarissen en informatieprofessionals het werk wel serieus genoeg?

  
• • Twan Mars
  • 1660555680

  Mijn reactie is wat minder technisch van aard, meer organisatorisch:

  Heritage institutions (erfgoedinstellingen) zijn een breed begrip en er wordt in het artikel vooral gesproken over libraries, universities en museums.

  In het geval van musea en bibliotheken is er sprake van acquisitie en vaak van individuele titels. Bij archiefinstellingen is acquisitie een secundaire taak, namelijk het acquireren van particuliere collecties.

  Voor de kerntaak van archiefinstellingen, duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, ligt dit anders: dit betreft het einde van een keten.

  We vragen de archiefvormers om over te dragen conform de eisen aan bestandsformaten, metadatering, hiërarchische structuur, etc. Het merendeel van de investering gaat dan zitten in conformeren van de archiefvormer aan die eisen t.b.v. duurzame toegankelijkheid (TMLO/MDTO, goede metadatering, duurzame bestandsformaten, AVG). Zeker voor de informatieobjecten die stammen uit de tijd van voor deze richtlijnen is dat bijna niet te doen voor de archiefvormer. Het vergt heel veel aanpaswerk en er wordt daardoor vaak informatie aangeleverd die niet voldoet en kwalitatief slecht is.

  In het rapport staat genoemd: "Systems are important in facilitating preservation processes, but they are only a part of the larger picture. As one interviewee explained, at many institutions, 80 percent of the labor that goes into digital preservation “is not technology, it’s policies, workflows [that are necessary] in order to use the systems effectively.” From this perspective, what is needed is a clear understanding of the points of integration among interrelated or disparate systems and an agreement on the need for integration and associated requirements."

  Dit citaat is in onze context van belang. Ik zie het dan ook niet als de erfgoedsector moet zijn systeem op orde brengen, want dat systeem overlapt de instellingen. Je archiefvormer moet hier ook in worden meegenomen.

  Vaak wil een leverancier van de archiefvormer niet mee in de gestelde eisen en wordt er op dit moment na overdracht pas door de archiefinstellingen iets van gemaakt wat voldoet, zo lees ik in allerlei pilot evaluatie-verslagen. Deze pilots geven aan dat uiteindelijk digitale preservering wel kan worden opgepakt, maar dat de aanlevering van te bewaren informatieobjecten veel moeizamer verloopt. We zijn op dit moment heel trots als we ruimtelijke plannen, videotulen of zaakdossiers kunnen opnemen. Toch is dit vaak het resultaat van een proces van het sterk manipuleren van enkele informatieobjecten na overdracht zodat het valt binnen de gestelde richtlijnen voor een e-depot. Dat kan de bedoeling niet zijn. Daarom doen we in Alkmaar geen pilots, maar werken we naar generieke exporttools en landelijke standaarden. We nemen de leverancier van de archiefvomer mee in het systeem.

  Het risico is er naar mijn mening vooral dat er onvoldoende aandacht/investering is aan de vormende kant en de inspanning om samen met de softwareleveranciers aldaar te komen tot een uniforme werkbare situatie waarbij informatie vanaf vorming tot blijvende bewaring goed kan worden gepreserveerd. Dat ligt niet aan de archiefvormer, die welwillend is en meewerkt en denkt, het probleem ligt bij de autoriteit die je hebt als individuele archiefinstelling en gemeente om verandering bij een leverancier af te dwingen.

  In mijn eigen ervaring met softwareleveranciers is dat als volgt: iedereen bouwt zijn systeem anders. De ene gebruikt xml voor metadata en de ander json. De ene slaat op als .blob, de ander hecht juist waarde aan behoud van bestandsextensies, de ene zet bestanden om bij opname in een zaaksysteem, de ander niet. Iedereen interpreteert archivering en digitale preservering anders en iedereen heeft andere hobbels te nemen om te komen tot een situatie waarbij archief technisch (maar ook AVG-proof en goed gemetadateerd) overgedragen kan worden naar een e-depot. Sommige leveranciers willen, als de gemeente dat wilt betalen, werken aan een goedwerkende exporttool om zich te kunnen conformeren aan de eisen van het e-depot. Dat neemt niet weg dat het nog heel veel tijd kost om de informatieobjecten goed aan te leveren, dus met goede metadatering en openbaarheidsbeperkingen. Dat is en blijft mensenwerk totdat dit bij de gemeente is georganiseerd vanaf vorming. Dat geldt niet voor datgene wat we als eerste moeten overbrengen, wat vaak ouder is en dus niet volgens de gestelde richtlijnen is gevormd.

  Mijn conclusie: Digitale preservering van overheidsinformatie kun je moeilijk organiseren als elke archiefinstelling zijn eigen strijd moet voeren met de de archiefvormers en die op hun beurt met leveranciers van zaaksystemen/TSA's/etc.

  Nog een citaat: "Another challenge is reaching a consensus on which collections should be preserved and at what level. This can happen in the absence of a digital preservation policy that explicitly states the scope, purpose, and context of the organization's digital curation and preservation program. This type of blueprint is needed to set priorities and allocate resources. Many interviewees expressed concerns about the ability to build a cohesive preservation program at the level of an individual institution. As one interviewee articulated, “Sometimes each unit is seeing only one part of the digital preservation cycle often driven with personalities and no one is in charge of a cohesive picture.”

  Bij het RAA werken we er desondanks hard aan en krijgen we langzamerhand zaaksysteem-leveranciers en RIS-leveranciers zover om met ons en de aangesloten gemeenten projectmatig toe te werken naar generieke overdrachtstools die voldoen aan de richtlijnen die er nu zijn en waar niet alleen wij wat aan hebben, maar ook de andere gemeenten en dus archiefinstellingen. Ook hebben we ons e-depot staan, werkend, en staat de aanvraag voor Core Trust Seal uit. Dat is leuk en aardig, maar vreemd dat we dit ieder zelf moeten doen.

  Ik vind het te kort door de bocht om te zeggen dat archiefinstellingen de taak niet serieus nemen, zoals André Plat hieronder stelt. Je moet je afvragen wie hier de leiding heeft en wie de landelijke autoriteit is voor de archiefinstellingen om conformering af te dwingen. Het NA doet dit niet (want die richt zich vooral op het Rijk), de VNG niet (want die richt zich vooral op de gemeente). Dus wie richt zich dan op de archiefinstellingen?

  We krijgen weinig aangeleverd als er geen coherent beeld bestaat vanuit een landelijke organisatie en per soort informatieobject waar we naar toe kunnen werken. Deze organisatie is nodig en moet met autoriteit kunnen zeggen waar de leveranciers (zowel aan de vormende kant als de preserverende kant) zich aan moet voldoen. Dat kun je niet aan de markt overlaten en je kunt het ook niet aan de individuele gemeenten en archiefinstellingen overlaten om het ieder zelf op te lossen om vervolgens te zeggen dat ze het niet serieus nemen.

  Ik heb inmiddels ervaring met ruimtelijke plannen en videotulen in het streven naar een landelijke werkwijze t.b.v. duurzame toegankelijkheid. Het is niet gemakkelijk gebleken, en dat ligt niet per se aan de preserveringssystemen en zeker niet aan de wil van de archiefinstellingen.

  Je kunt de archiefinstellingen met overheidsarchief in hun takenpakket niet los zien van de archiefvormers. Beide kun je weer niet los zien van de landelijke organisaties die de kaders en richtlijnen moeten stellen en ervoor moeten zorgen dat deze (kunnen) worden nageleefd door de individuele vormende partijen (archiefvormers) en preserverende partijen (archiefinstellingen). Zonder dat besef zijn we overgeleverd aan het roeien met de riemen die je hebt als individuele archiefinstelling.

  
• • Chido Houbraken (Archivaris)
  • 1660829700

  @andreplatvngrealisat

  Ik denk dat je je dan vooral moet afvragen of de beslissers boven en de 'financiers' van de archivarissen en informatieprofessionals dat wel serieus genoeg nemen, André.

  Als ik naar de schandalen bij de overheid van de laatste jaren kijk en naar de lobby's van de VNG ten aanzien van de WOO en de Archiefwet, dan denk ik dat ik het antwoord wel weet.

  
• • Chido Houbraken (Archivaris)
  • 1660831860

  Ik onderschrijf de constateringen van Twan, maar verbind er een net iets andere conclusie aan.

  Bij het West-Brabants Archief hebben we hetzelfde gehannes met leveranciers van zorgdragers: je eigen informatie uit systemen halen is om een of andere reden altijd 'maatwerk' en schijnt bij iedere afnemer weer opnieuw uitgevonden te moeten worden. Ook als het om precies hetzelfde systeem gaat en aan hetzelfde e-depot geleverd moet worden.

  Als je aan een leverancier vraagt of het systeem een koppeling kan hebben met het e-depot, zal men dat in veel gevallen beamen. Bij doorvragen blijkt dan dat het systeem van de leverancier informatie uit het e-depot kan opnemen, maar dat andersom (van systeem naar e-depot) eigenlijk niet de bedoeling is.

  Heel opvallend, zeker omdat tegenwoordig bij veel overheden wel degelijk de eis wordt gesteld dat de data weer uit het systeem te halen moet zijn. Onder invloed van de GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) wordt dat in vrijwel alle gevallen vertaald met het hebben van een exit-strategie. Maar dat is bedoeld voor de gevallen waarin men van systeem wisselt en de data wil migreren. Dat zijn dan eenmalige projecten waarbij maatwerk niet vreemd wordt gevonden. Zoiets geldt niet voor overbrenging naar een e-depot: dat zal in de nabije toekomst vermoedelijk een doorlopend proces zijn en dan zit je niet op 'maatwerk' te wachten, maar moet het een integraal onderdeel van het systeem zijn.

  Het vervelende is dat deze afhankelijkheid van dit soort vakapplicaties niet zozeer gevoeld wordt door de vakafdelingen van een zorgdrager (die het systeem aanschaffen), alswel door de archiefdiensten en degenen bij de zorgdrager die het moeten voorbereiden voor overbrenging.

  Ik concludeer dan ook dat het samenwerken van de archiefdiensten weliswaar nuttig en nodig, maar niet voldoende is. En daarin wijk ik af van Twan:

  Digitale preservering van overheidsinformatie is in de praktijk slechts mogelijk als leveranciers van informatiesystemen aan overheden van rechtswege verplicht zijn om standaard een door de overheid zelf te gebruiken exportfunctie in het systeem te bouwen, waarmee de relevante gegevens, metagegevens en gedragingen in een door de overheid gewenste vorm, bestandsformaat en -type geëxporteerd kunnen worden, zo vaak als de overheid dit wil, wanneer de overheid dit wil en zonder bijkomende kosten.

  Nou ja, het is het proberen waard, toch ;-)

  
• • Twan Mars
  • 1660887780

  @chidohoubraken

  Goede aanvulling Chido en een conclusie waar ik mij ook zeker in kan vinden!