Best practice nutsvoorziening - Proof of Contexts

Proof of Contexts: een nieuwe toegankelijkheid voor archiefgebruikers

Kan de zoekervaring van gebruikers verbeterd worden door een hiërarchisch geordende archief-inventaris om te zetten naar een linked data netwerkstructuur? Ja! Dat laat Proof of Contexts zien, een project van het Noord-Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam, in samenwerking met Noord-Hollandse archivarissen, ontwerpbureau Norday en datapartner Spinque. De stip op de horizon, is uitgewerkt in prototypes die enthousiast zijn ontvangen door eindgebruikers.

Tekst: Merel Geerlings, metadataspecialist en projectleider Linked Data bij Stadsarchief Amsterdam en Nico Vriend, adviseur toegankelijkheid en innovatie bij het Noord-Hollands Archief.
Verschenen in de reeks 'nutsvoorziening' in het Archievenblad nummer 1 – 2025

Ken je het Archiveermonster? Dit monster komt voor in een van de vele verhalen die Andy en Terry beleven in het kinderboek 'De waanzinnige boomhut' (Andy Griffiths en Terry Denton, De waanzinnige boomhut van 117 verdiepingen. 2020). Op een dag komen de twee vrienden samen met hun vriendin Jill aan op een eiland waar stapels archiefkasten staan. Ze gaan aan land en merken dat er weinig leven meer te vinden is: alles is gearchiveerd. Als ze een van de archieflades openen, komt het Archiveermonster tevoorschijn. Hij is woest, want de drie vrienden schoppen alles in de war! Het monster is dol op archiveren en vond dit eiland, dat nodig gearchiveerd moest worden. Hij besluit Andy, Terry en Jill óók te archiveren, "onder de I van IRRITANTE MENSEN DIE ZICH MET HUN EIGEN ZAKEN MOETEN BEMOEIEN! [...] Jullie zijn irritante mensen die zich overal mee bemoeien. Dus waar anders zou ik jullie moeten archiveren?", stelt hij. De vrienden komen vervolgens met allerlei andere opties: onder de eerste letters van hun namen bijvoorbeeld, of van hun beroep, of wellicht de kleur van hun ogen. "STOP! STOP! STOP!", zegt het monster. "Ik raak helemaal in war!" "Sorry, zegt Jill. "We proberen je gewoon te helpen."

De auteurs van De waanzinnige boomhut tonen met het Archiveermonster - waarschijnlijk onbedoeld - een metafoor voor de dagelijkse archiveerpraktijk die al decennialang gaande is; in ieder geval in de eeuw na de publicatie van de wereldwijd invloedrijke Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van Muller, Feith en Fruin uit 1898 (lees ook De evolutie van inventaris naar interface). Deze praktijk is niet vreemd, in een analoge wereld wellicht zelfs de beste optie, maar heeft ook zo haar beperkingen. Want het Archiveermonster kan documenten slechts in één lade stoppen, in één dossier, onder één letter. In de digitale wereld hoeft dat niet meer: je kunt documenten in meerdere lades stoppen. Daarnaast kun je ook virtuele lades creëren, digitale knooppunten waarin alle gegevens over specifieke entiteiten als een locatie, persoon, gebeurtenis, tijdsaanduiding, onderwerp andere elementen met unieke kenmerken samenkomen.

Ondoorgrondelijk fenomeen

Net als Terry, Andy en Jill moeten we het Archiveermonster helpen, want de archiefsector heeft de analoge wereld nog te veel laten doorwerken in de digitale. Methodologische er technologische ontwikkelingen om ons heen zorgen er ook voor dat het kán: de gebruiker een intuïtievere en gerichtere zoekervaring bieden door archiefinformatie op een andere manier doorzoekbaar te maken en te presenteren. We weten dat de klassieke inventaris voor de meeste nieuwe gebruikers een ondoorgrondelijk fenomeen is. Dat mensen niet weten waar ze naar kijken en het niet kunnen rijmen met de manier van zoeken die ze online gewend zijn, zoals bij Google en webshops.
De gedachte dat archief nu eenmal 'moeilijk' is en 'mensen' maar hun best moeten doen om het te leren gebruiken, is inmiddels achterhaald. Niet alleen moet de archivaris onderzoeken hoe gebruikers het liefste zoeken, de archiefsector kan ook tegemoetkomen aan een deel van hun wensen door niet de ordening van een archief als uitgangspunt te nemen, maar het archiefstuk zelf. A record in its contexts. Om dat te doen is het zaak een record zo zelfverklarend mogelijk te laten zijn en relaties met andere relevante gegevens zo direct mogelijk vorm te geven. Dit kan door gebruik te maken var Records in Contexts, de nieuwe op linked data gebaseerde beschrijvingsstandaard voor archieven.

Een netwerk van gegevens

In Proof of Contexts (PoC) zijn deze ideeën verder uitgewerkt en geconcretiseerd. In het project is daadwerkelijk een klassieke geordende archiefinventaris met hiërarchische 'boomstructuu' omgezet naar een netwerk van gegevens. Om dit te doen zijn allereerst de gedachten uitgewerkt door een groep medewerkers van archieven in Noord-Holland. Aan de hand van verschillende oefeningen is gekeken naar wat toegankelijkheid betekent voor archieven in de wereld van linked data. Gezamenliik is ontdekt dat het mogelijk is om die netwerkstructuur met terugwerkende kracht te creëren door de zogenoemde rubriekenstructuur, die vaak zeer gelaagd is, om te vormen. Er zijn gegevens in rubrieken aanwezig die eigenlijk een kenmerk zijin van het record; die kunnen daaraan worden toegevoegd. Andere gegevens zijn een andere entiteit, zoals een persoon of locatie. Ook die moeten op de iuiste plek komen te staan, met de juiste relatie naar het record. En er ziin rubrieksnamen die grotendeels betekenisloos voor een gebruiker, omdat niemand op die woorden zoekt en ze ook geen context geven aan een stuk, bijvoorbeeld 'stukken van algemene aard' of 'diversen'.

Als de bewerkingsacties worden uitgevoerd, wordt de rubriekenstructuur omgezet zonder betekenis te verliezen en blijft er een platte lijst van records over. De records zijn dan op zichzelf beter beschreven en bovendien op de juiste manier verbonden aan contextentiteiten. Door de omzetting blijft niet alleen de bestaande betekenis behouden, maar bieden we de gebruiker juist méér betekenis en contexten aan. Het voegt iets toe, in plaats van dat het iets wegneemt

De uitvoering

Genoemde bevindingen zijn vervolgens toegepast op een casusarchief: het archief van de Regenten van de Stichting Rooms-Katholiek Burger Oude-mannenhuis (Stadsarchief Amsterdam). De bewerkingsacties zijn in het project handmatig uitgevoerd. Dat werkte goed. Om dit in de toekomst ook op grotere schaal te kunnen toepassen is (gedeeltelijke) automatisering gewenst. Een groep technische experts is het erover eens dat dit ook kan door keywordextractie toe te passen en de termen die daaruit voortkomen te koppelen aan terminologiebronnen. Een kanttekening daarbij is dat de terminologiebronnen nog grotendeels moeten worden ontwikkeld, bijvoorbeeld een voor documentsoorten ('archieftermen'). Het beste is als de archiefsector deze bronnen gezamenlijk ontwikkelt en beheert.

Het ontwerp

Met het casusarchief als basis is met ontwerpbureau Norday en datapartner Spinque een ontwerp gemaakt van hoe een alternatief voor de klassieke inventaris er voor de eind- gebruiker uit zou kunnen zien. Een ontwerp waarin makkelijker gezocht kan worden met trefwoorden en filters, waarin relevante context in één oogopslag zichtbaar is, en waar geautomatiseerd gegenereerde dashboards bij de archieftoegang aangeven wat er zoal in het archief te vinden is, bedoeld om overzicht te geven. Ook de klassieke inventaris is in het ontwerp terug te vinden, maar nu als één van de manieren van zoeken, naast andere vormen van weergave. Een nadere uitleg van het ontwerp en de keuzes die daaraan ten grondslag liggen, zijn terug te lezen in het eindrapport van het project.

De reacties

De ontwerpen zijn door Norday voorgelegd aan vijf gebrui kers. De geïnterviewden zijn ervaren en beginnende onderzoekers, professioneel en amateur, die al weleens op een archiefwebsite zijn geweest, zodat de oude en nieuwe manier van zoeken goed met elkaar vergeleken kan worden. Concluderend stelt Norday: 'Er is veel enthousiasme over het nieuwe zoeken en filteren. Mensen geven aan het directe van de nieuwe opzet te waarderen en ze vinden sneller wat ze zoeken. De oude boomstructuur lijkt te kunnen worden losgelaten, mits het gevoel van context en volledigheid behouden blijft. Dit kan worden opgevangen met duidelijk van elkaar te onderscheiden filters op de zoekpagina en specifiek gerelateerde records op detailpagina's. Ook het visuele overzicht en de verrijking van records met kaarten en personen valt erg in de smaak en kan onderzoekers verder helpen in hun onderzoek.'

Conclusie

De opzet van Proof of Contexts is geslaagd: de casus toont aar dat de klassieke inventaris daadwerkelijk omgevormd kar worden naar een netwerk van gegevens. Het ontwerp wordt bovendien positief ontvangen door zowel archivarissen als eindgebruikers: het lijkt een meer intuïtieve en gerichte zoekervaring te bieden. Het ontwerp en de metadatabewerkingen die daaraan ten grondslag liggen, zijn een voorbeeld van hoe het zou kunnen worden uitgevoerd. De PoC is bedoeld om het gesprek hierover op gang te brengen en dit als archiefsector gezamenlijk in de komende iaren verder uit te werken. Het nodigt uit tot verdere ideevorming, onderzoek en concretisering in vervolgstappen. De stip op de horizon: niet slechts één casusavchief or een meer intuïtieve en gerichte manier aanbieden, maar al onze archiefinformatie op die manier toegankelijk maken.

Lees hier meer lezen over hoe je zo'n project tot stand brengt!

Merel Geerlings en Nico Vriend (foto van Ingrid Oostendorp)