De evolutie van inventaris naar interface 

Drempelloze toegang tot archieven

Tekst: Marc Holtman, hoofd Toegankelijkheid en Digitale innovatie bij Stadsarchief Amsterdam
Verschenen in de reeks 'nutsvoorziening' in het Archievenblad nummer 1 – 2026

De eerste edities van het (Nederlandsch) Archievenblad bevatten een aantal artikelen waarin de basisprincipes voor ordening en inventarisatie van archieven worden beschreven. In 1898 werden deze principes, in opdracht van de Vereniging van Archivarissen (VAN), uitgewerkt tot de eerste versie van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, opgesteld door Muller. Feith en Fruin. 130 jaar later, in een tijd van digitalisering en moderne technologie, is drempelloze toegang tot archieven technisch mogelijk geworden, en rijst de vraag in hoeverre deze principes nog standhouden.

De klassieke inventaris is een onontbeerlijk instrument voor het doen van onderzoek in archieven. Zonder inventaris blijft een archief een verzameling dozen met weinig betekenis. De inventaris beschrijft de herkomst van een archief, toont de geschiedenis en organisatie van een instelling en brengt logische structuur aan. Dat deze principes na 130 jaar internationaal nog steeds in gebruik zijn en de basis vormen voor vrijwel elke archieftoegang, is veelzeggend. Toch kan ook worden gesteld dat met een inventaris, hoe uitgebreid ook, de toegankelijkheid van het archief matig blijft. Het gebruik veronderstelt voorkennis van hoe een archief in elkaar steekt en hoe de inventaris als instrument moet worden toegepast. Ook stelt de handleiding: 'Bij de ordening van een archief hoeft slechts in de tweede plaats te worden gelet op de belangen van historische onderzoekingen’ (in: Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archoeven, van Samuel Muller Fz., J.A. Feith, Robert Fruin (1898) op pagina 30). Kortom, het is een instrument met beperkingen. Verder is het zo dat de toegankelijkheid in hoge mate afhankelijk is van de keuzes die de inventarisator heeft gemaakt. Zelfs als deze weloverwogen te werk is gegaan, blijft een beschrijving niet meer dan een summiere samenvatting van de inhoud. Een inventaris moet daarom uiteindelijk, hoe belangrijk ook voor het doen van onderzoek, worden beschouwd als een wegwijzer. En die wegwijzer krijgt alleen waarde als de gebruiker over voldoende voorkennis van de toegepaste systematiek beschikt, of het archief door en door kent dankzij frequente raadpleging.

Van papier naar online beschikbare scans

In de laatste 30 jaar is er door digitalisering veel veranderd. Er zijn technieken ontwikkeld waarmee archieven op grootschalige wijze voor relatief lage kosten gescand kunnen worden. In eerste instantie lag de focus op veelgebruikte bronnen, meestal met het oog op het doen van genealogisch onderzoek. Veel archieven hebben hun dienstverlening uitgebreid, bijvoorbeeld met een dienst als scanning-on-demand.
Dit is een vraaggestuurde manier van digitaliseren waarbij de gebruiker feitelijk prioriteert wat de instelling digitaliseert. Een kritische blik op al die online geplaatste scans is dat, hoewel het voor de gebruiker makkelijker is geworden om stukken in te zien, de toegankelijkheid nauwelijks is verbeterd.
op grote schaal doorzoekbaar maken van notariale akten laten spectaculaire resultaten 2ien.De beperking van een toegang via louter een inventaris kan met deze doorzoekbare transcrip ties worden opgeheven. Op elke term in de tekst kan worden gezocht; de enige bias is die van de aluteur van het stuk. Het primaire effect van scanning is dat de afstand tussen stuk en gebruiker wordt verkleind. Dat is natuurlijk een hele vooruitgang en maakt het doen van onderzoek veel gemakkelijker, maar de toegankelijkheid in de zin van vindbaarheid van informatie is er nauwelijks door vergroot.

Inzet van de crowd

Archiefinstellingen zetten sinds jaar en dag vrijwilligers in om de toegankelijkheid te vergroten. Vanaf de iaren '50 gebeurde dat vooral op locatie, en concentreerde het werk zich op de bronnen die geschikt zijn voor genealogisch onderzoek. Op deze wijze zijn kilometers aan kerkregisters, bevolkingsregisters, burgerlijke stand en soortgelijke bronnen toegankelijk gemaakt voor een breder publiek.
De inzet van vrijwilligers heeft rond 2010 een vlucht genomen door de ontwikkeling van online platforms voor crowdsourcing, waarbij gebruikers vanaf huis kunnen bijdragen aan het toegankelijk maken van archieven. In eerste instantie was dit vooral een uitbreiding van de indexering van klassieke genealogie-bronnen. Inmiddels is dit uitgebreid met allerlei brontypen en taken die online uitgevoerd kunnen worden. Dit varieert van het lokaliseren van foto's tot het georefereren van kaartmateriaal. Het resultaat van de inzet van al die vriiwilligers heeft zonder twijifel geleid tot een significante verbetering van de toegankelijkheid, en daarmee democratisering van het gebruik van archiefbronnen. Er kan op specifieke elementen gericht worden gezocht, zoals namen, adressen, plaatsen, datums en beroepen. Toch blijft de toegankeliikheid van het totaal aan beschikbaar archiefmateriaal nog steeds beperkt. Handmatig indexeren is arbeidsintensief werk en is daarom noodgedwongen beperkt tot een specifiek aantal bronnen.
Selectie van te indexeren elementen is daarbij onvermijdeljk.

Van schrift naar doorzoekbare tekst

Transcripties zijn al zo oud als er documenten zijn. Ze zijn bijzonder waardevol voor het doen van onderzoek, maar ook bijzonder tijdsintensief om te produceren. In de afgelopen jaren zijn er diverse technologieën ontwikkeld op basis van AI en machine learning, waarmee transcripties geautomatiseerd kunnen worden gemaakt. Transkribus (ReadCOOP) en Loghi (Huygens) zijn daarvan in de Nederlandse context de belangijkste voorbeelden. De technologie die hiervoor gebruikt wordt, ontwikkelt zich razendsnel. Waar eerst uitsluitend handschriften werden herkend, biedt de laatste generatie modellen de mogelijkheid om bijvoorbeeld tabelstructuren te herkennen. Het effect van het doorzoekbaar maken en aanbieden van gedigitaliseerde bronnen is vergelijkbaar met de revolutie die Delpher voor gedrukte werken teweeg heeft gebracht. Er is geen onderzoeker meer die een bibliotheek binnenstapt om kranten door te bladeren op zoek naar een specifiek artikel. Delpher is de primaire instapbron en integraal zoeken vormt de basis. Met doorzoekbaar gemaakte archieven zal het net zo gaan. De resultaten van de afgelopen jaren (onder andere het op grote schaal doorzoekbaar maken van notariële akten) laten spectaculaire resultaten zien. De beperking van een toegang via louter een inventaris kan met deze doorzoekbare transcripties worden opgeheven. Op elke term in de tekst kan worden gezocht; de enige bias is die van de auteur van het stuk.

Van doorzoekbaar naar betekenisvol

Hoewel doorzoekbare tekst op zichzelf enorm waardevol is, zal het zoeken nog steeds enige voorkennis vergen. De tekst kan in oud-Nederlands zijn opgesteld, spellingsvarianten bevatten of bij globaal doorlezen nog weinig prijsgeven van de inhoud. Met andere woorden: succesvol zoeken begint met een duidelijk beeld van wat je zoekt. De volgende stap in het optimaliseren van toegankelijkheid is het op geautomatiseerde wijze extraheren van betekenisvolle informatie. Dit kan met inzet van Named Entity Recognition (NER). Dit is een techniek waarbij met behulp van geverifieerde en geïdentificeerde lijsten betekenisvolle entiteiten worden geëxtraheerd uit de tekst, bijvoorbeeld adressen of personen. Het nadeel van NER is dat vooraf geverifieerde lijsten moeten worden samengesteld. Sinds kort wordt het extractiewerk steeds vaker verricht met inzet van Large Language Models (LLM's). Deze hebben als voordeel dat het aanleggen van lijsten of kennisinstrumenten geen noodzakelijke stap meer is. Het volgende voorbeeld toont het resultaat van een geautomatiseerde extractie van entiteiten uit een doorzoekbare pagina met registers uit de burgerlijke stand, op basis van een eenvoudige prompt in ChatGPT.

Hieronder vindt u het JSON-object met de gegevens uit de akte:

{
"aktedatum": "1926-05-24",
"naam_aangever": "Frederik Kok",
"beroep_aangever": "kruidendersbediende",
"leeftijd_aangever": 29,
"woonplaats_aangever": "Amsterdam”
“geboortedatum_tijd": “1926-05-23T16:08:00”,
"geboorteadres": "Jacob van Lennepstraat 345, Amsterdam”,
"coordinaten": {
"latitude": 52.3641,
"longitude": 4.8694
},
“naam_kind"; "Gerardus",
“geslacht_kind": "mannelijk",
“naam_moeder": "Maria Ursula Tronnier",
“beroep_moeder": "zonder beroep ",
“woonplaats _moeder": "Amsterdam",
“getuigen": [
{
“naam": "Johannes Smit",
"beroep"; “ambtenaar",
“leeftijd”: 24,
“woonplaats": "Amsterdam
},
{
“naam": "Johan Frederik Schenkman",
"beroep"; "ambtenaar",
“leeftijd": 27,
“woonplaats": "Amsterdam”
}
]
}

Het grote voordeel van entiteitsextractie de inhoud van entiteitextractie is dat de gebruiker vooraf geen kennis hoeft te hebben van een specifieke bron. Met de lijsten die beschikbaar zworden gesteld, kan de zoektocht worden gestart. Ook wordt het mogelijk om verbindingen te leggen met informatie uit andere bronnen, binnen de eigen instelling of daarbuiten. Hiervoor wordt Linked Open Data (LOD) als basistechniek ingezet. Daarmee vervalt de noodzaak om vooraf te weten welke bronnen door welke instelling worden beheerd. Via een zoekstrategie gebaseerd op structuur kan de gebruiker zijn weg vinden door de complexe complexe informatie die in bronnen bij verschillende instellingen is ondergebracht.
Naast het genereren van lijsten wordt het met inzet van LLM's mogelijk om samenvattingen te genereren of vertalingen te maken. De ervaring leert dat juist historische bronnen zeer geschikt zijn voor inzet van LLM's. Hoewel handwerk en verificatie door de professional noodzakelijk zal blijven, kan het voorwerk geautomatiseerd worden gedaan.

Van toegang- naar contextinstrument

Zijn Muller, Feith en Fruin na 130 jaar nog relevant als archieven integraal doorzoekbaar kunnen worden gemaakt? Het antwoord daarop is ja: structuur, herkomst en context, die betekenis geven, blijven ook in een volledig digitaal doorzoekbaar archief noodzakelijke elementen in de toegang. Wel is het zo dat de functie in het gebruik kantelt. Van instrument dat de basis voor toegang vormt, wordt het een instrument dat context biedt. Dat kan vooraf, maar zal steeds vaker in beeld komen na het stellen van een zoekvraag en interpretatie van de opbrengst. Dit maakt zoeken in een doorzoekbaar gemaakt archief wezenlijk anders dan zoeken via bijvoorbeeld Google. De aanwezigheid van gestandaardiseerde en in een structuur geplaatste set metadata blijft belangrijk om informatie te kunnen duiden. Dat is de waarde die archieven toevoegen en die ze onderscheidend maakt van andere aanbieders van informatie.

Vooraf of achteraf beschrijven

Bij alle hiervoor genoemde stappen waarmee toegankelikheid wordt vergroot, geldt het uitgangspunt dat het archief eerst geïnventariseerd wordt voordat volgende stappen worden gezet. De vraag is of het anders kan. Inventariseren in de klassieke vorm blijft arbeidsintensief handwerk. Dat leidt bij veel instellingen tot achterstanden met archieven die wel geacquireerd, maar niet beschikbaar kunnen worden gesteld. Een mogelijk alternatief is om op basis van de doorzoekbare informatie en met inzet van de technologie een toegang te genereren. Met het project Tot op de bodem! onderzoeken negentien instellingen, onder regie van KVAN, in hoeverre dat mogelijk is. De verwachting is niet dat al het handwerk overbodig wordt gemaakt, maar wel om op experimentele basis te onderzoeken wat wel en niet kan met de stand van de huidige techniek. Dit experiment vormt een eerste stap en beperkt zich niet tot archief dat oorspronkelijk op papier is ontstaan. Een soortgelijke aanpak zal nodig zijn voor digitaal geboren archief. Zeker bij particulier archief bestaat de toegang vaak uit niet meer dan de mappenstructuur waarin de bestanden zijn geplaatst. Deze archieven zijn bovendien dermate omvangrijk in aantal bestanden en complexiteit dat het klassieke handwerk uitgesloten is als duurzame route voor de toekomst. Voor beschrijven, selectie en waardering zal inzet van technologie onvermijdelijk zijn om deze processen geautomatiseerd te ondersteunen. In hoeverre het eerste experiment tot bruikbare en schaalbare resultaten leidt, wordt in 2026 duidelijk. Zeker is dat deze experimenten de komende jaren noodzakelijk zullen zijn om grip te houden op het werk dat voor de deur staat.

Een toegang tot alle informatie

De opgave waar archieven voor staan is dus groot. Enerzijds is er een papieren collectie die om digitalisering vraagt. Anderziids zijn er de born-digital archieven, die wachten om te worden ingenomen en beschikbaar gesteld aan het publiek. De gemiddelde gebruiker stelt zich niet de vraag op welk medium informatie beschikbaar is, maar wil antwoord op een vraag, ongeacht de reden, tijd of vorm waarin de informatie is opgemaakt. Voor papieren archief is digitalisering de voorwaarde om toegankelijkheid voor een bredere groep gebruikers te borgen voor de toekomst. Dit geldt zowel voor gebruikers die nu hun weg niet of maar moeilijk kunnen vinden, als voor de doorgewinterde onderzoeker die op basis van beschikbare informatie verbanden legt, trends reconstrueert of onderzoek doet naar thema's die niet als vanzelfsprekend in de toegang worden opgenomen.
De inzet van Al in het zoekproces kan de toegankelijkheid verder verbeteren. Vragen kunnen dankzij integratie van RAG-systemen in natuurlijke taal worden gesteld, waarbij de antwoorden ook in begrijpelijke taal worden teruggegeven.
Dit maakt menselijke ondersteuning door professionals in de dienstverlening echter niet overbodig. Betere toegankelijkheid roept bovendien nieuwe vragen op. Duiding van resultaten blijft een wezenlijk aspect dat niet volledig door machines kan worden overgenomen. De aard van de dienstverlening en het type vragen dat wordt gesteld, zullen daarbij wel veranderen.

Muller, Feith en Fruin 2.0
De conclusie is dat na 130 jaar de principes van Muller, Feith en Fruin nog steeds overeind staan. Tegelijkertijd geeft digitalisering een volledig nieuw perspectief op wat we onder toegankelijkheid verstaan. Met doorzoekbaarheid van archiefbronnen gaat letterlijk een nieuwe wereld open. Het doen van onderzoek in archieven ligt daarmee voor het eerst in de geschiedenis binnen ieders handbereik. Tegelijkertijd vraagt betere toegankelijkheid ook om heldere duiding. Dat gegeven vraagt om een Muller, Feith en Fruin 2.0. Daarin zal het gebruik van archieven door iedereen, ongeacht de locatie, vraag of achtergrond, het vertrekpunt zijn.