Hoe om te gaan met de AVG irt het eDepot?

We beschikken sinds kort via onze archiefdienst over een eDepot. Echter zijn wij de eerste gemeente die het eDepot van de archiefdienst gebruikt, waardoor alles nieuw is.

Omdat we geen handmatige acties willen doen op het moment dat we overdragen, willen we we elk te bewaren dossier bij het sluiten van de zaak meteen 'overdrachtsklaar' maken bij DIV.

Hetgeen inhoudt dat we controleren op o.a. de volledigheid, metadata etc.
Maar ook omdat een eDepot veel openbaarder is dan in feite de studiezaal, althans gevoelsmatig én omdat we meer archiveren in een zaakdossier van bijvoorbeeld een omgevingsvergunning dan voorheen in een bouwvergunningsdossier zat, hebben we vastgelegd dat we per document in het te bewaren dossier aangegeven dat het getoond mag worden in het eDepot of niet. Zo autoriseren we processtukken, mailverkeer, audittrail niet voor het publiek in het eDepot. We dragen ze dus wel over, maar ze staan niet op openbaar.

Maar van de stukken die openbaar staan komen we toch nog in de problemen met de AVG. Dus we wilden gaan werken met een geanonimiseerd publicatie-exemplaar, waarin we alle persoonsnamen (ook namen van collega's, mailadressen, namen van medewerkers van andere instanties etc) anonimiseren. Voor ons gevoel lakken we dan toch vrij veel op openbare stukken. Voordat we deze actie gaan doorvoeren, zou ik graag willen weten hoe jullie omgaan met de AVG bij de overgedragen dossiers in het eDepot.

Hoe gaan jullie om met het feit dat in een eDepot dossiers openbaar zijn en dat daar stukken in zitten die persoonsgegevens bevatten?

De tweede vraag.. wat hebben jullie regelt met bouwtekeningen etc waar copyright/auteursrechten op zitten?