Hercertificering, geen appeltje-eitje

Op dinsdag 12 september 2024 ontvingen we bij het Nationaal Archief goed nieuws. Ons e-Depot is weer voor drie jaar gecertificeerd volgens CoreTrustSeal en daar zijn we trots op. Maar deze hercertificering was geen appeltje-eitje. Er was meer nodig dan simpelweg onze aanvraag van de vorige keer weer indienen. In dit blog delen Marin Rappard en ik een zevental ervaringen en bijpassende adviezen.

1) Nieuwe vereisten, nieuwe tekst

CoreTrustSeal updatet iedere paar jaar de CoreTrustSeal Trustworthy Data Repositories Requirements, ofwel de vereisten voor certificering. Ook wij kregen te maken met een nieuwe versie. Duidelijker en beter, maar het kostte tijd (zie ook 3) om onze aanvraagtekst aan te passen. Op bijvoorbeeld persistent identifiers gaat men nu dieper in en stelt men dat je zonder geen certificaat kunt krijgen. De vorige keer was de vraag beperkt tot “What persistent identifier systems does the repository use?”

Ons advies: zorg dat je rekening houdt met verschillen tussen de oude en nieuwe vereisten.

2) Nieuwe aanvraag, nieuwe vragen

Als je gaat hercertificeren terwijl er weinig veranderde in je situatie, zou je kunnen denken snel klaar te zijn. Maar dat is niet automatisch zo. Ten eerste kunnen de nieuwe vereisten om nieuwe antwoorden vragen (zie 1). Vervolgens is de kans groot, dat andere reviewers je aanvraag beoordelen. Zij stellen andere vragen. Een van onze reviewers bleek bijzonder geïnteresseerd in particulier archief, terwijl dat de vorige keer nauwelijks aan bod kwam in de feedback.

Ons advies: ervaringen uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst. Zie iedere aanvraag voor hercertificering als een nieuwe aanvraag waar nieuwe reviewers naar kijken.

3) Bondiger is niet korter

De aanvraagtekst voor onze eerste certificering was vrij lang, met veel herhaling van informatie. We leverden er als begeleidende documentatie een aantal integraal vertaalde documenten bij aan. Om het de reviewers en het publiek wat makkelijker te maken, kozen we ditmaal voor een goed leesbaar, lopend verhaal met kortere uitleg. Door kruisverwijzingen waren minder herhalingen nodig.

Uit de feedback van onze reviewers bleek volgens ons, dat dit geen goed idee was geweest. We zagen een aantal keer vragen, waarop we ergens anders in onze tekst antwoord gaven. En waar we volgens ons naar verwezen. Het werd ons duidelijk dat we het de, of in ieder geval déze, reviewers makkelijker hadden gemaakt, als onze uitleg bij iedere vereiste onafhankelijk begrijpelijk was geweest.

Ons advies: maak je reacties op iedere vereiste zo onafhankelijk begrijpelijk mogelijk.

4) Geen Nationaal Archief meer?

Think outside of the box! Je bestaansrecht kan zeer solide zijn, omdat je bijvoorbeeld een nationaal, regionaal, of stadsarchief bent. Toch moet je dit kunnen uitleggen en laten zien dat je hebt nagedacht over een back-upplan. Wij kregen ditmaal bijvoorbeeld de interessante vraag hoe het zit met onze successierechten: wat als het Nationaal Archief ophoudt te bestaan?

Ons advies: denk bij vereiste 3 goed na over de garanties van je organisatorische continuïteit, zelfs als je redelijkerwijs verzekerd denkt te zijn van je voortbestaan. Sowieso is het tijdens het certificeringsproces nadenken over de kleinste, maar ook allergrootste, haast ondenkbare risico’s een leuke uitdaging. Het resultaat geeft extra vertrouwen in je digitale archief.

5) Samen kom je verder

Je zult ongetwijfeld input nodig hebben van verschillende collega’s die verschillende rollen vervullen. Zeker positief voor werkrelaties en verbindingen die je afdeling waarschijnlijk overstijgen. Je leert de organisatie op een intensieve manier kennen. Wel vertraagt de afhankelijkheid van agenda’s van anderen het certificeringsproces logischerwijs aanzienlijk.

Ons advies: alleen ga je snel, maar samen kom je verder. Werk bij (her)certificering samen met verschillende collega’s die verschillende rollen vervullen. Dan kun je ook samen trots zijn op het behaalde certificaat. Dit was ook een van de tips die we gaven na het verkrijgen van onze eerste certificering. We kunnen het niet genoeg benadrukken.

6) Lange adem

Certificeren is werk van lange adem. Hercertificeren ook: in augustus 2022 herinnerde CoreTrustSeal ons aan het verlopen van ons certificaat en twee jaar later hadden we dat vernieuwd. Enerzijds heb je als organisatie tijd nodig voor het schrijven van je aanvraag en het reageren op feedback, anderzijds heeft CoreTrustSeal tijd nodig voor het reviewproces. Hierdoor hadden we een tijdje geen certificaat.

Ons advies: realiseer je dat ook hercertificering werk van lange adem kan zijn. Begin op tijd aan je hercertificeringstraject als je je certificaten op elkaar wilt laten aansluiten.

7) Alles op één plek

Certificering is om meerdere redenen goed voor je organisatie. Een certificaat behalen vergroot bij je bezoekers en belanghebbenden, maar ook intern, het vertrouwen in je organisatie. Het levert gedeelde trots op in het behalen van dat certificaat. En we merkten de afgelopen jaren hoe nuttig het was en is, dat we voor de certificering veel documentatie op één plek hadden verzameld. Meerdere collega’s uit binnen- en buitenland, die meer wilden weten over hoe het Nationaal Archief werkt, hebben we naar onze CoreTrustSeal-documentatie verwezen. Zelfs voor interne collega’s was het soms een handig naslagwerk.

Ons advies: als je er klaar voor bent, kies dan voor certificering en daarna hercertificering. Het is om meerdere redenen goed voor je organisatie.

Conclusie

Als Nationaal Archief zijn we er trots op, dat we ons e-Depot weer gecertificeerd hebben volgens CoreTrustSeal. In dit blog hebben Marin Rappard en ik een zevental ervaringen en adviezen gedeeld. Hopelijk heb jij er wat aan, als je over certificering nadenkt, aan het certificeren bent, of aan hercertificering werkt.

Onze goedgekeurde aanvraagtekst vind je hier: https://dataverse.nl/dataset.xhtml?persistentId=doi:10.34894/RW3I5N.

De webpagina met onze begeleidende documentatie vind je hier: https://www.nationaalarchief.nl/en/archive/knowledge-base/coretrustseal.

Meer gecertificeerde digitale archieven vind je hier: https://amt.coretrustseal.org/certificates/.

Alles over CoreTrustSeal vind je hier: https://www.coretrustseal.org/.