Inspecteur archief & informatiebeheer

Heb jij hart voor archieven en geschiedenis? En zorg jij er graag voor dat het informatiebeheer op orde is? Lees dan snel verder!

Archiefwet- en regelgeving verplicht overheidsorganisaties om te voldoen aan de vereisten ten aanzien van het informatie- en archiefbeheer. De inspecteurs archief & informatiebeheer van het team Toezicht en Kaderstelling van het Haags Gemeentearchief (HGA) houden toezicht op de goede, geordende en toegankelijke staat bij de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg en hun gemeenschappelijke regelingen. Het team bestaat uit drie personen. In verband met de pensionering van een van onze collega’s zijn wij per direct op zoek naar een collega.

De inspecteurs werken nauw met elkaar samen bij het schrijven van inspectieverslagen, het voeren van gesprekken met medewerkers van alle gemeentelijke diensten, het beantwoorden van vragen over archief- en informatiebeheer en andere toezicht gerelateerde taken.

Wat ga je doen?

Je voert onder meer de volgende werkzaamheden uit:

• het opstellen van de jaarlijkse toezichtrapportages aan de hand van KPI’s;
• het uitvoeren van inspecties/audits bij alle onderdelen van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen;
• het beoordelen van de staat en kwaliteit van papieren en digitale archieven;
• het beoordelen van projecten met vervangingen, migraties en conversies;
• het begeleiden van de overbrenging van archieven (analoog en digitaal) naar het HGA;
• het beoordelen van vernietigingsverzoeken en het verstrekken van machtigingen;
• het beantwoorden van en het adviseren over archiveringsvraagstukken.

Wat vragen wij?

Je legt gemakkelijk contact en bent goed in het onderhouden van deze relaties. Bovendien ben je een teamspeler met een goed gevoel voor ambtelijke en bestuurlijke verhoudingen. Je bent communicatief en adviesvaardig. Je bent deskundig en je maakt mensen bewust van de noodzaak van goed archief- en informatiebeheer. Je bent een autonoom denker en draagt met je strategische inzichten bij aan de duurzame toegankelijkheid van de gemeentelijke informatievoorziening. Je bent daarbij overtuigend maar blijft in verbinding met je gesprekspartners. Je bouwt en onderhoudt je netwerk en weet wanneer je het inzet om doelen te bereiken. Verder kun je discreet omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie.

Verder herken je jezelf in het onderstaande:

• hbo of academisch werk- en denkniveau, bij voorkeur in archivistiek of informatiemanagement;
• je hebt kennis van kwaliteitssystemen, digitale informatiesystemen en informatiearchitectuur;
• je hebt kennis van informatiemanagement binnen de overheid;
• een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.

Het is een pre als je kennis hebt van actuele archief- en informatiewetgeving en auditing. Bij voorkeur heb je kennis van een gemeentelijke organisatie en ervaring met ambtelijke en bestuurlijke advisering.

Wat bieden wij?

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal € 4.264,- en maximaal € 6.072,- bruto per maand (schaal 11), op basis van een volledige (36-urige) werkweek. Afhankelijk van je opleiding en werkervaring kan je in de aanloopschaal geplaatst worden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk (na de inwerkperiode) daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wie zijn wij?

De dienst Publiekszaken (DPZ) is voor bewoners van Den Haag de eerste ingang voor contact met de gemeente. Bij Publiekszaken zijn de gemeentelijke onderdelen samengebracht die direct met publiek in contact staan.

Het Haags Gemeentearchief (HGA) is onderdeel van de dienst Publiekszaken en is het kloppend hart van historische kennis over de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg en gemeenschappelijke regelingen (Omgevingsdiensten en Veiligheidsregio Haaglanden). Om gedegen onderzoek naar het heden en verleden van het bestuur van de stad mogelijk te maken is goed informatie- en archiefbeheer van groot belang.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie en de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Jeanette Brouwer, archiefinspecteur, op telefoonnummer 06-22142786.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Extra informatie

• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Sollicitatieproces

Klik op deze link om te solliciteren.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.