Stand van zaken implementatie Woo bij provincies, waterschappen, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

Leden van de koepels zijn goed op weg met de implementatie Wet open overheid (Woo), maar het werk is nog niet klaar. De jaarlijkse monitor toont over alle onderwerpen verbetering dan in 2023. Nu is het zaak door te pakken tot alle doelstellingen zijn gehaald. De data is te vinden op waarstaatjegemeente.nl.

De jaarlijkse monitor Implementatie Wet open overheid (Woo) is een digitale vragenlijst over alle onderwerpen van de Woo. Het is een zelfreflectie van de leden van de koepels bij de invoering van de Woo.

De antwoorden van de leden van koepels laten zien dat leden bezig zijn met de implementatie van de Woo in hun organisaties. Zij hebben daarin vooruitgang geboekt op 2023. Op sommige onderdelen worden goede scores behaald.

Op 11 september jl. werden de monitors van koepels overhandigd tijdens het iBestuurcongres 2024 aan Eva Heijblom, Directeur-Generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie door Steven Adriaanse, burgemeester van gemeente Woensdrecht, voorzitter van de Adviescommissie Archieven en lid van de Commissie Informatiesamenleving van de VNG, IPO-bestuurder Saskia Boelema en Vincent Lokin, Waterschapsbestuurder de Dommel en bosbevorderaar.

Provincies

Groeiende werklast

Het aantal Woo-verzoeken is het afgelopen jaar gemiddeld met 15% toegenomen, zo blijkt uit de Woo-monitor 2024. Dit heeft aanzienlijke gevolgen, aangezien het zorgvuldig en tijdig afhandelen van deze verzoeken veel menskracht vereist. Door de stijging van het aantal Woo-verzoeken kampen provincies soms met een tekort aan ambtelijke capaciteit. De omvang van de verzoeken en de tijd die nodig is voor beoordeling zijn de belangrijkste oorzaken voor het overschrijden van de afhandelingstermijnen. Maar dit is niet de enige uitdaging, aldus IPO-bestuurder Saskia Boelema: "Het indienen van Woo-verzoeken voor persoonlijk gewin legt extra druk op de organisaties. Daarom is het essentieel dat de Advies College Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) in opdracht van het Ministerie van BZK met de medeoverheden spoedig komt tot een aanpak die zich richt op een behulpzame overheid en redelijke verwachtingen van de verzoekers.”

Actieve openbaarmaking

Provincies bereiden zich voor op de aansluiting bij de Woo-index en het landelijke zoekportaal voor de actieve openbaarmaking van informatie. Hoewel de verplichting om documenten uit bepaalde categorieën openbaar te maken nog niet van kracht is, maken provincies al meer informatie openbaar dan vorig jaar. Ze zijn op schema om op 1 november 2024 te voldoen aan de vereiste actieve openbaarmaking van de eerste vijf informatiecategorieën, zoals vastgesteld in het Koninklijk Besluit.

Informatiehuishouding

Het fundament voor openbaarmaking is een informatiehuishouding die op orde is. Hierin boeken de provincies kleine stappen, maar alle provincies geven aan dat hun informatiehuishouding nog niet op orde is. Verbetering vergt langdurig commitment, voldoende middelen en keuzes maken zoals het ACOI dit jaar heeft geadviseerd. Dat lukt alleen door voldoende samenwerking, zowel tussen provincies als interbestuurlijk. Deze gezamenlijke monitor is een belangrijke stap daarin.

Waterschappen

Toenemend bewustzijn

“Wij zijn ons bewust van de uitdagingen die er liggen,” geeft Vincent Lokin, bestuurslid van de Unie van Waterschappen aan op het iBestuur Congres. “We doen veel om onze informatiehuishouding te verbeteren, maar er is ook nog veel te doen. In de monitor zien we dat dit besef echt is ingedaald bij de waterschappen en dat het bewustzijn over wat een goed georganiseerde informatiehuishouding inhoudt, groeit.”

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Zo hebben steeds meer waterschappen informatiebeheerplannen en sluiten zij zich aan bij het landelijke e-depot. “Een burger of bedrijf mag ervan uitgaan dat de we transparant en helder in onze afwegingen zijn,” aldus Lokin. “En dat essentiële informatie betrouwbaar en eenvoudig toegankelijk is. We hebben de verantwoordelijkheid om die handschoen op te pakken. Hierbij zal er samengewerkt worden met de medeoverheden.”

Digitaal op koers

Eind 2023 hebben de waterschappen hun visie op de digitale transformatie ‘De Vaarkaart – digitaal op koers’ gepresenteerd. Een van de doelen uit de Vaarkaart richt zich op het risicogestuurd werken en zorgen voor transparante besluitvorming en processen, nageleefde wet- en regelgeving en continuïteit in de dienstverlening. Hier maakt de implementatie van de Woo onderdeel van uit. Met de Vaarkaart stimuleren en ondersteunen de Unie van Waterschappen en het Waterschapshuis de transformatie van de waterschappen om alle digitale uitdagingen van nu en de toekomst het hoofd te bieden.

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

De antwoorden van gemeenten en gemeentelijk regelingen laten zien dat zij druk bezig zijn met de implementatie van de Woo in hun organisaties. Zij hebben daarin duidelijk vooruitgang geboekt op 2023. De monitor vergelijkt de uitkomsten van de vragen met de streefpercentages uit het meerjarenplan dat is goedgekeurd door het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). Op sommige onderdelen worden goede scores behaald. Zo geeft ruim 90 procent van de ondervraagden aan een Woo-contactpersoon te hebben, (tegen 80 procent in 2023).

Verschillen in uitkomsten

De antwoorden op sommige vragen verschillen tussen gemeenten en gemeentelijke regelingen, voornamelijk vanwege de aard van het werk van deze organisaties. Het soms grote verschil in percentages lijkt vooral veroorzaakt te worden doordat gemeenschappelijke regelingen vaak organisaties zijn met weinig medewerkers. Ze hebben vaker minder tot geen stukken die op basis van de Woo openbaar gemaakt moeten worden. Dit ontslaat hen overigens niet van de wettelijke verplichtingen rondom de Woo.

Actief openbaarmaken

De informatiecategorieën Organisatie- en bereikbaarheidsgegevens en Wet- en regelgeving worden in 2024 als eerste ingevoerd voor verplichte actieve openbaarmaking. Deze informatie is bij meer dan 90% van de organisaties al openbaar gemaakt. Ook goed nieuws is dat 56% van gemeenten aangeeft te beschikken over een e-depotvoorziening en een informatiebeheersplan. Voor gemeentelijke regelingen is dat 43% en 37% respectievelijk. Dit zijn scores die hoger liggen dan het streefpercentage van 30%. Een e-depot en een informatiebeheersplan zijn belangrijke randvoorwaarden voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding en het actief openbaar kunnen maken van overheidsinformatie. Bij alle andere onderdelen zijn de streefpercentages echter niet gehaald.

Wat beter kan

Op alle onderdelen is beter gescoord dan in 2023. Om de status ‘gereed’ te behalen moet nog veel werk worden verzet. Bijvoorbeeld in het beheer van e-mailberichten en de harmonisatie van kwaliteitsbeheersystemen.

De uitkomsten

Deze tweede jaarlijkse monitor is uitgezet bij ruim 800 leden van de drie koepels. De uitkomsten worden gepubliceerd op KIA. Ze worden ook gepubliceerd op:

Provincies - monitor van de provincies

Waterschappen - monitor van de waterschappen

Lees de Vaarkaart Digitale Transformatie voor meer informatie over de bestuurlijke ambities en de visie van de waterschappen rond de digitale transformatie
> Lees meer over de digitale transformatie bij de waterschappen

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen - monitor van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

De data vind u op het dashboard WaarStaatJeGemeente.nl zodat organisaties hun scores kunnen vergelijken met anderen.