Procesbegeleider Informatie en archiefbeheer

Ben jij de expert die ontwikkelingen in het vakgebied informatie- en archiefbeheer signaleert, adviseert en vertaalt naar praktische toepassingen? Vind jij het leuk een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsborging van de (digitale) informatievoorziening? Word jij warm van het initiëren en coördineren van verbetertrajecten? Dan is de functie procesbegeleider informatie- en archiefbeheer bij de Gemeente Heerlen misschien wel iets voor jou! Reageer voor 16 december 2022.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau;

• Je hebt met voorkeur HMDI of een vergelijkbare opleiding gevolgd, aangevuld met ruime relevante werkervaring in een middelgrote organisatie binnen DIV;

• Je hebt relevante kennis van de (archief)wet- en regelgeving en bij voorkeur ervaring met zaakgericht werken en digitale documentstromen;

• Je beschikt over goede adviesvaardigheden, overtuigingskracht en mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden;

• Je hebt het vermogen om draagvlak te creëren en te verbinden;

• Je beschikt over politiek-bestuurlijke en organisatiesensitiviteit.

Jouw team

Om de ambities van de gemeente Heerlen te realiseren is de informatievoorziening belangrijk.
Team Informatie Management voert regie op de kwaliteit, het gebruik en de ontwikkeling van de informatievoorziening van de gemeente Heerlen. Om dit te realiseren groeit het team, dat inmiddels uit ruim 25 professionals bestaat.

Elke dag staan we in direct contact met onze collega’s. Samen vertalen we de ambities vanuit de teams naar het bijbehorende informatievraagstuk. Dit doen we steeds multidisciplinair waarbij de specialisten van de verschillende disciplines nauw met elkaar in contact staan. Hierbij zijn de I-adviseurs ons eerste aanspreekpunt en zij functioneren als spin in het web. De I-Projecten komen tot stand vanuit ons portfoliomanagement en worden vervolgens door onze Informatie Projectmanagers uitgevoerd.

Om onze toekomstige koers te bepalen en door te ontwikkelen zijn wij kader stellend en richtinggevend. Hierbij nemen de beleidsmedewerkers en architect het voortouw. Binnen ons cluster informatieveiligheid en privacy worden dagdagelijks de randvoorwaarden ingevuld om de gegevens van onze burgers en ondernemers veilig te verwerken.

De specialisten informatie- en archiefbeheer zorgen ervoor dat we ook naar de toekomst toe onze informatie kunnen ontsluiten. Nu steeds meer overheidsinformatie digitaal is, vraagt ook het bewaren van niet-gearchiveerde en digitale informatie om specialistische aandacht die we vanuit dit cluster vormgeven.

Als kennisorganisatie zijn wij in het bezit van heel veel data. Door de technische mogelijkheden wordt het steeds eenvoudiger om die data te gebruiken en er waarde aan te voegen. Onze onderzoekers maken, in nauw samenwerken met onze data- en BI-specialisten, complexe data begrijpelijk voor bestuurders en gebruikers. Zo ontstaat er inzicht en zetten we een belangrijke stap naar een data-ondersteunende organisatie.

Team Informatiemanagement is een bruisend team dat graag een bijdrage levert aan de maatschappelijke opgave en elke dag weer de kansen van morgen verkend.

In verband met het verder uitbreiden van ons team zijn we op zoek naar 2 fte Procesbegeleider informatie- en archiefbeheer.

Wat ga je met name doen?

• Je adviseert over de beheers aspecten van informatie- en archiefbeheer;

• Je vertaalt wijzigingen in wet- en regelgeving in aangepaste werkprocessen en protocollen;

• Je ontwikkelt, implementeert, evalueert kwaliteitsinstrumenten, werkprocessen, procedures en informatie- en archiefbeheer en stelt deze zo nodig bij;

• Je bewaakt de regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer;

• Je rapporteert over de voortgang/kwaliteit van informatie- en archiefbeheer rondom werkprocessen aan de proceseigenaar, de processpecialist en de teammanager en/of de programma- of projectmanager inclusief verbetervoorstellen;

• Je verzorgt trainingen informatie- en archiefbeheer voor medewerkers.

• Je adviseert de organisatie en de medewerkers over dossiervorming in digitale werkprocessen conform uitgangspunten voor opnamen in het toekomstige E-depot;

• Je stelt toetsingsplannen, procedures en handboeken op voor de verwerking en controle van gegevens en documenten binnen de documentaire informatieverwerkingsketen;

• Je controleert door medewerkers vastgelegde gegevens en processen in het DMS/ zaaksysteem;

• Je rapporteert over kwaliteit scanning, registratie en archivering aan de teammanager en/of proceseigenaar;

• Je controleert op verwijdering en vernietiging van zaken uit digitaal archief;

• Je controleert de kwaliteit van digitale dossiers voor overbrenging naar e-depot;

• Je genereert en structureert gegevens m.b.t. informatiebeheer en gebruikt voor relevante managementinformatie;

• Je signaleert ontwikkelingen en uitvoeringsproblemen en adviseert hierover;

• Je bereidt updates voor ten behoeve van beleidskaders/procedures/protocollen met betrekking tot archief en informatiebeheer;

• Je onderhoudt contacten met externe partijen zoals archiefbewaarplaats HCL, externe archiefopslag, regiogemeenten;

• Je neemt deel aan projecten en werkgroepen;

• Je beantwoordt vragen uit de organisatie;

• Je stelt het kwaliteitssysteem op.

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken. Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en wij leren van, en bouwen trots voort op het verleden. En met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. In Heerlen borrelt het van de ideeën
en initiatieven en pakken we uitdagingen aan. Als stad met zo’n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan één gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze organisatie is volop in ontwikkeling. Samen met meer dan 1.000 collega’s werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de
wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen. Kies je voor Heerlen? Dan steken we samen de handen uit de mouwen en werken we aan een duurzame, leefbare stad én organisatie.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Wij bieden een interessante, structurele functie van 1 FTE. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie is ingeschaald in schaal 10 met een bruto maandsalaris van minimaal €3.090, - en maximaal €4.671, - (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om 40 uur te werken en 36 uur uitbetaald te krijgen. Daarmee bouw je wekelijks 4 uur extra vrije tijd (ADV) op.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten.

Meebouwen aan het Heerlen van morgen?

Ben je enthousiast geworden over deze functie? Stuur dan jouw cv en motivatie onder vermelding van vacaturenummer 22144 naar het secretariaat van het domein Middelen e-mail: secretariaatMiddelen@heerlen.nl t.a.v. Cynthia Weng (Manager Team Informatie Management). Voor meer informatie kun je terecht bij Wim Ickenroth, Informatieadviseur, e-mail: w.ickenroth@heerlen.nl tel: 0612500720.

Voor vragen over de procedure of de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met K. Widdershoven (adviseur Personeel & Organisatie) via e-mail: k.widdershoven@heerlen.nl. Je kunt solliciteren tot en met 15 december 2022.

Voor deze functie wordt intern én extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Procesbegeleider Informatie en archiefbeheer (heerlen.nl)