Verslag eerste bijeenkomst OPF Archive Interest Group

Op 7 en 8 februari kwam de Archive Interest Group (AIG) van de Open Preservation Foundation (OPF) voor het eerst bij elkaar in Kopenhagen, bij het Deense Rijksarchief. De AIG werd ongeveer 6 maanden geleden opgericht en bestaat uit drie organisaties: naast het Deense Rigsarkivet ook de Nationale Archieven van Estland (Rahvusarhiiv) en van Nederland. Tot nu toe vond het contact plaats online en via mail, dus het werd tijd voor een eerste face-to-face meeting.

De AIG is in het leven geroepen om de uitdagingen waar alle deelnemende partijen voor staan gezamenlijk te bespreken en waar mogelijk samen aan te gaan. Eén van de prioriteiten daarbij is het vraagstuk rondom voorkeursformaten: hoe gaan we om met de formaten waarin zorgdragers hun digitale archief aanbieden bij overbrenging. Alle drie de organisaties hebben een overzicht gepubliceerd (die van het NA is hier te vinden) en hebben te maken met een eigen wettelijk kader. De drie organisaties wisselden ervaringen uit en belichtten de achtergronden van de diverse keuzes die zijn gemaakt. De Denen blijken een korte lijst formaten te hanteren, waar Deense overheidsinstellingen verplicht naar moeten migreren voordat archief kan worden overgedragen. De overheidsorganisatie is dan nog 15-20 jaar verantwoordelijk om de originele bestanden te bewaren en daar eventueel inzage in te geven. In Estland zijn de voorkeursformaten zelfs in de wet verankerd, waarbij heel gedetailleerde eisen aan vooral audiovisueel materiaal worden gesteld (het filmarchief is onderdeel van het Estse Nationaal Archief). In Nederland zijn de eisen minder streng: het NA hanteert een voorkeurslijst (met name gebaseerd op open standaarden) en een lijst met acceptabele formaten (niet geheel open, maar we hebben er voldoende ervaring mee en weten hoe we ze duurzaam toegankelijk kunnen houden). In de discussie kwam vooral het preserveren van spreadsheets als aandachtspunt naar boven. Migratie van spreadsheets naar een ander formaat met behoud van alle functionaliteit is gecompliceerd. Afgesproken is om dit aandachtspunt gezamenlijk verder uit te werken.

Op dag 2 stonden risicomanagement en betrouwbaarheid centraal. De Denen presenteerden hun model waarbij o.a. jaarlijks risicoanalyses worden gehouden. Het NA schetste de contouren van het Data Seal of Approval certificeringstraject dat dit jaar wordt ingezet. Ook over dit onderwerp zal een gezamenlijk rapport worden geschreven. Andere punten die de revue passeerden waren de Europese projecten Preforma en E-Ark en de door het Zwiterse Bundesarchiv ontwikkelde SIARD suite voor het archiveren van databases. Het Rigsarkivet heeft hier al veel ervaring mee opgedaan en heeft zelfs een eigen variant ontwikkeld, SIARD-DK. Ook bij het NA is er interesse om met SIARD te gaan testen.

Op de OPF website is een Engelstalig blog te vinden van de AIG bijeenkomst.