Wanneer mogen de notulen van het moskeebestuur of de kerkenraad openbaar worden? Hoe lang moet het lidmaatschapsregister van de synagoge beperkt openbaar blijven? Moet het hele archief van de vrijmetselaarsloge of de rozenkruisersbond honderd jaar gesloten blijven? Reageer uiterlijk 15/9 op de nieuwe concept richtlijn
De Werkgroep AVG publiceert hiermee het volgende concept in de serie Richtlijnen openbaarheid van specifieke archieven, waarin veel bijzondere persoonsgegevens voorkomen. De Richtlijnen zijn bedoeld als handvat voor collega's bij archiefinstellingen die met dit type archief te maken hebben. Denk met ons mee en reageer!
Samenvatting: Op 23 mei vond de procedurevergadering van de vaste Kamercommissie van OCW plaats. De commissie heeft besloten om de Archiefwet 20XX aan te melden voor debat en om daaraan voorafgaand een technische briefing houden.
https://www.youtube.com/watch?v=-9KkkzAwQd8 Collega's van niet-archiefbewaarplaatsen, Zoals jullie we...
Op 24 februari jl. presenteerde de parlementaire enquêtecommissie die onderzoek deed naar de aardgaswi...
Reacties
Hartelijk dank voor deze publicatie. Fijn om over zo'n richtlijn te kunnen beschikken.
Naar aanleiding hiervan wellicht goed om na te denken over de volgende vraag:
Is het beschikbaar stellen van afbeeldingen uit een archief van religieuze en levensbeschouwelijke organisaties, waarop (mogelijk) nog levende personen herkenbaar staan afgebeeld, in een context die impliciet iets kan zeggen of zegt over een bijzonder persoonsgegeven, in strijd met de AVG? Het is niet doenlijk om deze personen om toestemming voor beschikbaarstelling te vragen.
En moet hier een onderscheid worden gemaakt tussen beschikbaarstelling op de studiezaal en online beschikbaarstelling? Sowieso zullen deze afbeeldingen online vooralsnog niet op naam van de (mogelijk) nog levende personen doorzoekbaar moeten zijn.
Het een goede zaak dat er nu ook voor dit soort archieven in concept richtlijnen bestaan met oog voor de daarin aanwezige detaillering.
Er wordt ook ingegaan op de relatie tussen de AVG en de door de schenker, bewaargever of bruikleengever zelf gehanteerde richtlijnen. De archivaris als (mede) verwerkingsverantwoordelijke is daarbij wel een interessant gegeven, omdat die het belang voor (historisch) onderzoek en de waarde als cultureel erfgoed zal meewegen (grondslag: algemeen belang). Dat kan gevolgen hebben voor de in beheer te nemen archieven, omdat de selectie door de particuliere archiefvormer kan afwijken.
@dickbunskoeke
Ja, klopt. Daarom leggen we ook de nadruk op goed overleg tussen de overdragende organisatie en de archiefinstelling. Het is altijd een afweging tussen belang voor de samenleving en belang van de privacy. Maar dat is niets nieuws voor ons vakgebied, toch? Wij willen wel het belang voor de samenleving zwaar laten wegen, dus geen hele archieven gesloten houden als op grond van de privacywetgeving niet nodig is.
Van deze concept richtlijnen valt veel te zeggen, positief en negatief. Mijn kanttekeningen in tien punten:
1. De titel van de richtlijn correspondeert niet met de inhoud. Religie en levensbeschouwing zijn heel brede begrippen, zo breed als de Grondwet vrijheid van godsdienst en levensovertuiging kent. Wat daaronder valt is zo ongeveer het hele maatschappelijk middenveld tot enkele decennia geleden: partijen, bonden, verenigingen, stichtingen, clubs, zelfs een aantal bedrijven. De inhoud van deze richtlijnen beperkt zich echter vrijwel uitsluitend tot kerkarchieven van protestantse origine, met wat minieme zijpaadjes naar andere stromingen.
2. Ik ben blij met de nuchterheid ten aanzien van ‘functionarissen’, een categorie die vrij breed wordt geduid. Zij worden – terecht – verondersteld zelf met hun levensovertuiging naar buiten te treden, met als consequentie dat zij niet onder het verwerkingsverbod van de AVG vallen. Dit wordt hier nu al breder ingevuld dan betaalde krachten: ook vrijwilligersfuncties worden ertoe gerekend, zoals kerkenraadsleden en penningmeesters. Vaag is de zinsnede ‘en de andere bestuursleden’ (blz. 4). Het zou van mij explicieter nog wel breder mogen: van leden van alle besturen en commissies mag je actief lidmaatschap veronderstellen en zeker van een voorzitter naar buiten treden.
3. Positief vind ik ook rekening houden met de factor ontzuiling/ontkerkelijking/nominaal lidmaatschap. Die wordt wel te strak gekoppeld aan de jaren 1960. De Ned. Hervormde Kerk gaat al vanaf 1881 getalsmatig achteruit. Dit proces verschilt per (volks)kerk en per lokale gemeente. Rond de kwestie gezinskaarten heb ik op dit forum al eens het lidmaatschapsgegeven gerelativeerd. Het zegt op zichzelf veel te weinig om er zo rigide mee om te gaan. Een enkel voorbeeld nu: volgens diverse bronnen telde hervormd Den Haag in de jaren twintig ca. 140.000 leden. Volgens visitatieformulieren zaten er op zondagmorgen zo’n 10.000 in de kerk. Dat waren vast niet elke zondagmorgen dezelfden, en een aantal was er fysiek niet toe in staat, maar het is hoe dan ook een factor die zwaarder meegewogen zou moeten worden bij de ‘ernst’ van het openbaar maken van dergelijke gegevens, ook uit bronnen van levensbeschouwelijke aard.
4. Kritisch: het in de concept richtlijnen veelgebruikte uitgangspunt van 110 jaar na geboorte is slecht hanteerbaar. Hoe is dat toe te passen op bijv. trouwregisters en notulen? Je vindt daarin de datum van de handeling of vermelding in een verslag, niet de geboortedatum. Hoe op pakken correspondentie? Hoe op periodieken, die je trouwens tot voor kort tussen de tijdschriften in de openbare bibliotheek kon doorbladeren? Je weet als archiefvormer na verloop van decennia niet wat er in bronnen als notulen staat: dat is afhankelijk van de geschiedenis, van de notulist (wat vond die ‘te kiesch’ om te vermelden?), van de stijl van een secretaris (hoe uitgebreid of gedetailleerd?). Dat kan dus binnen een en hetzelfde notulenboek verschillen. De richtlijnen zijn praktisch moeilijk vertaalbaar.
5. In zijn algemeenheid denk ik dat deze concept richtlijn in de praktijk vanwege onbekendheid met de bronnen kan gaan leiden tot veel verdergaande beperkingen dan tot dusver. Dat is een belemmering voor historisch onderzoek. Tot dusver was 50 jaar na afsluiting dossier/notulenboek gangbaar. Effect van onbekendheid met de inhoud in combinatie met de voorgestelde lange maximumtermijnen is dat deze ‘voor de zekerheid’ gehanteerd gaan worden. Bij niet-bestanden is dat nergens voor nodig. Indexen erop die verder doorlopen dan eind jaren twintig bestaan niet.
6. Voor registers is het aanbevelenswaardig om aan te sluiten bij de termijnen uit de Wet BRP. Dat is veel duidelijker en consistenter met vergelijkbare bronnen. Vgl. ook de Notitie-openbaarheid-doop-belijdenis-en-trouwboeken-2015.pdf. Het is m.i. naar onderzoekers niet uit te leggen om gegevens die je in vergelijkbare contemporaine bronnen en in kranten bijv. in huwelijksadvertenties terugvindt in archiefmateriaal veel langer beperkt openbaar te houden vanwege het enkele feit dat het een bron is die onderdeel is van het archief van een levensbeschouwelijke organisatie.
7. Veel termijnen in deze lijst vind ik aan de lange kant. Te kort is de minimumtermijn van 20 jaar voor de notulen van de kerkenraad en andere gremia. Die bestaan nauwelijks zonder bijzondere persoonsgegevens. Ieder lid van een vereniging kan immers een brief hebben geschreven die in het bestuur wordt besproken. En omdat je niet weet welke gegevens erin staan en van wie, lijkt 50 jaar me raadzaam – en genoeg. Zie ook Handreiking voor plaatselijk kerkelijk archief.pdf, waarnaar in de concept richtlijnen wel wordt verwezen, maar niet gemotiveerd van wordt afgeweken (op onderdelen zou dat overigens best kunnen).
8. In zijn algemeenheid is het niet handig dat er richtlijnen gepubliceerd worden die zó ver van elkaar afwijken. Dit is een bron van mogelijke problemen bij bewaargevingen. Als archiefconsulenten van kerken hun eigen richtlijn hanteren bij adviezen, terwijl deze concept richtlijn ‘dwingende’ aanwijzingen adviseert voor archiefdiensten (blz. 1-2), zou het netto resultaat wel eens kunnen zijn dat de papieren archieven in kelders en kasten blijven staan, of digitaal in applicaties als Office365. Voor de raadpleging makkelijker, voor de archieven zelf slechter.
9. De medeverwerkersverantwoordelijkheid van archiefdiensten wordt in deze concept richtlijnen te veel opgeblazen, of te weinig genuanceerd. Bij schenkingen is het juridisch duidelijk dat de archiefdienst (mede)verantwoordelijk is: deze bepaalt zelf doel en middelen. Bij bewaargevingen – en daar gaat het meestal om – van archieven van levensbeschouwelijke organisaties is het sterk afhankelijk van de inhoud van de bepalingen. Als de ontheffing op een inzagebeperking bij de bewaargever ligt, valt goed te verdedigen dat de archiefdienst niet meer dan verwerker is. Dat verandert pas als de afweging m.b.t. inzageverstrekking bij de archiefinstelling is gelegd, of als er extra verwerkingen worden toegepast, zoals een publicatie van een notulenboek op internet.
10. Tot slot een algemene opmerking: in de archiefsector wordt steeds meer vertrouwd en gebouwd op beperkingen, verklaringen en verboden. Ook in deze concept richtlijnen staat weer dat het uitgangspunt is dat zoveel mogelijk archief openbaar moet zijn. Onder de streep zie ik alleen maar meer beperkingen. Onze sector zegt te staan voor openbaarheid, ik merk echter niet dat er voor gevochten wordt. Er zou wel wat meer rekening mee gehouden mogen worden dat we niet alles hoeven en kunnen dichttimmeren, en dat er veel verantwoordelijkheid ligt bij onderzoekers. Ook in openbare bronnen staan gegevens waar zij niet alles mee mogen doen wat ze misschien willen. Onze verantwoordelijkheid is daarop te wijzen. De wet geldt altijd, ook zonder formele drempels.
@janvandermale
Beste Jan, sorry voor deze late reactie. We hebben een nieuwe richtlijn of iets dergelijks in de planning staan voor audiovisuele archieven, daar geldt behalve de AVG ook het auteurs- en portretrecht. Het lijkt er zeker op, dat online openbaarheid nog weer iets anders is dan openbaarheid op een studiezaal. Dat laatste kan al een 'passende maatregel' zijn om de privacy te beschermen.
Dank voor toezending van de concept richtlijnen. Ik reageer - op persoonlijke titel - op verzoek van Marianne Loef, en vanwege mijn recente betrokkenheid als vrijwilliger bij een RK parochie in het bisdom Haarlem-Amsterdam. Ik heb de concept richtlijnen ook onder de aandacht gebracht van de Diocesane Archiefcommissie van het bisdom, maar weet niet of een reactie van die kant verwacht mag worden. Een andere archiefcommissie binnen de RK Kerk in Nederland is mij niet bekend. In het verleden was er een ‘archiefcommissie’ binnen de Oud Katholieke Kerk (OKK), daarvan is mij niet bekend of deze nog actief is.
1. De ingewikkelde en gevoelige materie vind ik goed gevat in een compact stuk. De algemene uitgangspunten zijn helder, ik heb daar geen opmerkingen bij.
2. De praktische bruikbaarheid is groot door de tabel.
3. p.3 en 4: schoolmeesters en -juffen: liever: leerkrachten of onderwijzers.
4. Noten: kunnen de links in de noten compacter; zijn die permanent?
5. De tabel kan helderder opgemaakt worden. Tekst in een cel valt soms weg, is niet consequent op dezelfde plek in een cel opgenomen en de titelrij is alleen op de eerste pagina te lezen.
Houd de paragraaftitels bij de tekst (weduwen en wezen).
6. Bij 3.2.11 mis ik de nuancering van de inleiding op p. 4 waar wordt aangegeven dat periodieken (publicaties) in principe publiekelijk gedeeld zijn. Hoe dit vertaald moet worden in een termijn durf ik niet te zeggen.
Inmiddels is de reactietermijn gesloten. Wij zijn bezig de vele reacties te verwerken.