VNG | Grip op Informatie: Bewaren bij de bron

Achtergrond
De afgelopen jaren zijn door het Nationaal Archief analyses uitgevoerd naar de juridische betekenis van archiefbewaarplaatsen in een digitale omgeving. Tot op heden is het overbrengen van blijvend te bewaren archief verplicht. De huidige wet biedt de mogelijkheid om ‘andere archiefbewaarplaats’ aan te wijzen, maar dat criteria daarvoor ontbreken.

In de concept-versie van de nieuwe archiefwet staat dat de minister van OCW (decentraal: GS) ontheffing kan verlenen van overbrenging van bepaalde documenten naar het Nationaal Archief (resp. decentrale archiefdienst). Aan deze ontheffing is een aantal specifieke voorwaarden verbonden, waaronder een aangetoond belang dat de datacollectie als geheel intact blijft hetzij dat overbrenging afbreuk zou doen aan de taakuitoefening van het desbetreffende overheidsorgaan.

Deze ontheffingsmogelijkheid bestond niet eerder en is vooral te zien tegen de achtergrond van de digitalisering en het aanleggen en ontstaan van omvangrijke databestanden bij overheidsorganisaties die voor hun taakuitoefening langer dan volgens de overbrengingstermijn noodzakelijk zijn. Vele bestanden hebben een lange termijn qua informatiewaarde binnen de werkprocessen. Voorbeelden zijn voor het Rijk KOOP (officiële bekendmakingen), het Kadaster, CBS (statistieken) en KNMI. De ontheffing kan alleen worden verleend, indien kan worden aangetoond dat de documenten of data zich bevinden in goede, geordende en toegankelijke staat. Ook in deze gevallen dienen archieven voor het publiek toegankelijk te zijn op een wijze die in essentie niet afwijkt van de situatie, wanneer zij wel zouden zijn overgedragen. De toezichthouder kan hier toezicht op uitoefenen. De regels voor de ontheffingsprocedure zullen worden uitgewerkt bij Amvb (Algemene maatregel van bestuur).

Resultaat
Vooruitlopend op de nieuwe archiefwet en de Amvb wil de VNG een concrete praktijktoepassing uitvoeren om ervaringen op te doen om bij de ‘bron’ te archiveren. Denk hierbij aan basisregistraties.

Partners
Dit zal plaats vinden in samenwerking met o.a. de LOPAI (landelijk overleg provinciale archiefinspecteurs) en één of meer provincies. Ook worden leden van het Kennisplatform informatiehuishouding overheden en het kennisplatform Toezicht in dit project betrokken. In gezamenlijkheid zal beken worden welke archiefbestanden tegen het licht worden gehouden. Voorbeelden hiervan zijn de ‘bouwdossiers’, één van de basisregistraties en het ‘raadsinformatiesysteem’.