Werk je al met persistent identifiers? Met deze tips maak je het beheer ervan nog makkelijker

Om duurzaam naar erfgoedobjecten te verwijzen, werken organisaties met persistent identifiers. Het is een vorm van een duurzame identifier, te vergelijken met een ISBN bij boeken. Heb je ze eenmaal geïnstalleerd, dan kost het beheer ervan weinig tijd. Wel zijn er een aantal punten om rekening mee te houden. Een nieuwe handleiding bevat tips én praktijkervaringen.

Download de handreiking 'PID-beheer en PID-gebruik in de praktijk'

Lacune in kennis

Om organisaties de weg te wijzen bij het opstarten van een selectietraject voor persistent identifiers is binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed de PID-wijzer ontwikkeld. ‘Maar onze hulp stopte op het moment dat een erfgoedinstelling deze identifiers in beheer neemt,’ vertelt Remco van Veenendaal, preservation officer bij het Nationaal Archief en projectleider Persistent identifiers bij het Netwerk Digitaal Erfgoed. ‘We zagen een lacune: hoeveel moeite kost het de instellingen om ze in de lucht te houden?’ In opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed deed Marian Hellema bij verschillende organisaties hier onderzoek naar.

Positieve ervaringen

Welke ervaringen hebben de ondervraagde organisaties? ‘Die zijn heel positief! Het inzetten van persistent identifiers blijkt helemaal niet ingewikkeld te zijn en de organisaties hebben er daarna bijna geen omkijken naar,’ vertelt Remco. ‘Dat is fijn om te horen, want we raden organisaties aan om niet zelf persistent identifiers in hun collectiebeheersystemen in te bouwen.’

‘Vijf jaar geleden zijn we als Netwerk Digitaal Erfgoed met leveranciers van collectiebeheersystemen in gesprek gegaan en hebben we ze gevraagd of ze persistent identifiers in hun systemen konden verwerken. Dat hebben de meeste leveranciers inmiddels gedaan en dat betaalt zich nu uit. Een organisatie hoeft nu alleen nog een leverancier van persistent identifiers zoals SURFsara in te schakelen en de leverancier van het collectiebeheersysteem regelt de rest. Zo makkelijk is het.’

(Basis)kennis bijhouden

Uit een rondgang onder de verschillende erfgoedinstellingen kwam naar voren dat collectiebeheerders en systeemapplicatiebeheerders wél een basiskennis over persistent identifiers moeten hebben – en die dienen bij te houden. ‘Ook gaat het erom dat je steeds iedereen in de organisatie ervan bewust maakt dat je ze hebt en op de website aanbiedt. Want verandert er iets op je site, dan moet je je wel realiseren dat je actie moet ondernemen.’

Als voorbeeld noemt Remco de overgang van de content op gahetna.nl naar nationaalarchief.nl in 2019. De paar miljoen erfgoedobjecten hadden elk een persistent identifier, maar die verwees naar gahetna.nl. ‘Het was een flinke klus om ze allemaal “om te stekkeren” naar het nationaalarchief.nl-webadres.’

Toekomst

In de toekomst hoopt Remco nog een paar andere zaken te gaan oppakken. ‘Zo zien erfgoedinstellingen dat de persistent identifiers weinig gebruikt worden. Dus zouden ze hun publiek hier nog beter op kunnen wijzen. Maar wat het ook ingewikkeld maakt is dat leveranciers voor persistent identifiers verschillende namen gebruiken. De een spreekt van een “persistente link”, weer een ander van een “deep link”. Als er één soortnaam zou komen waarmee ze op de site worden aangeduid, zou dat al veel helpen. En ze herkenbaarder maken.’

Er is dus nog werk aan de winkel, constateert Remco, maar met het implementeren van persistent identifiers hebben erfgoedinstellingen de eerste stap genomen. ‘Ik zie ook dat steeds meer collega’s hun voorbeeld volgen. Het is dan goed om te weten dat we als NDE vijf jaar geleden een goede keuze hebben gemaakt, waardoor erfgoedinstellingen na implementatie nog maar weinig omkijken meer hebben naar hun persistent identifiers.’

Download de handreiking 'PID-beheer en PID-gebruik in de praktijk'