Freelance adviseur Optimaliseren digitaal informatiebeheer

BNA wil het functionele en historische werkgeheugen van de vereniging en de continuering van de dienstverlening aan de leden voor de toekomst borgen door een tijdelijk archiveringsproject uit te voeren. In de eerste fase willen we het eigen interne digitale documentenbeheer ‘lean & mean’ op orde brengen en in een volgende fase de online en webbased diensten en producten veilig stellen. Bij de BNA werken plm 25 mensen en heeft als vereniging een bescheiden wettelijke archieftaak (valt niet onder de Archiefwet)

Vind jij het leuk om ons als compacte en gedreven organisatie tijdelijk bij te staan deze klus op een handzame en effectieve manier te klaren? Kun jij ons deskundig adviseren met betrekking tot het totale proces en in de uitvoering hands-on bijstaan?

Wat ga je bereiken (met het projectteam en medewerkers)?

• Het interne digitale archief ‘lean & mean’ op orde en in veiligheid brengen. Dat wil zeggen vindbaar, gebruiksvriendelijk, toegankelijk, beheersbaar en intern en extern veilig

• BNA-medewerkers weten volgens welke selectiecriteria welke documenten/informatie waar opgeslagen moeten worden en weten deze te vinden

Werkzaamheden die we daar nu bij voorzien:

• Opstellen selectiecriteria vanuit wettelijke verplichtingen, vanuit verenigingsoogpunt en vanuit gewenste historische archiveringscriteria (met extern adviseur en met collega’s)

• Inrichting optimaliseren (zoals bijvoorbeeld MS Teams op MS Sharepoint aansluiten) en beveiligen tegen onbedoeld of ongeautoriseerd verwijderen (met extern IT-bedrijf)

• Alle collega’s meenemen in de veranderingen die voortkomen uit aanpassingen in het digitale documentenbeheer en -archivering en de nieuwe werkwijze laten adopteren.

Wie zoeken we?

• aantoonbaar deskundig in digitaal archiveren

• ervaring in de zakelijke dienstverlening en bij organisaties die niet onder de Archiefwet vallen

• bekend met SharePoint/Teams

• geen groot bedrijf

• geen adviseur die zelf product verkoopt

• bekend met webarchivering

Geïnteresseerd of meer informatie? Neem dan contact op met Wilma Jansen, senior beleidsadviseur via T 020 5553655 of wjansen@bna.nl.