Wat gebeurt er als archieven samen de sprong naar geautomatiseerde toegankelijkheid wagen?

Artikel in het Archievenblad, nummer 5 2026

Een unieke samenwerking van 21 (archief)instellingen. Zes archiefdiensten die samen een pilotteam vormen.
Ongeveer vijf meter archiefmateriaal van 13 collectie beherende instellingen om mee te werken, zo'n 50 meter in totaal. Gedigitaliseerd, getranscribeerd en beschikbaar, want van vóór 1925, om mee te testen.
De pilot Tot op de Bodem! stelde één ambitieuze vraag centraal:

>> kunnen we archiefmateriaal geautomatiseerd toegankelijk maken?

Foto van: Ingrid Oostendorp. Samenwerkingssessie bij het Westfries Archief in Hoorn waar je opgesplitste teams ziet samenwerken. Team aan ronde tafel: Ben Bodewes (WFA), Pauline van den Heuvel (SAA), Tim Stapel en Ellen Fooij (RAN).

Een jaar geleden, op 3 en 4 september 2025, ging de pilot van start, na uiteraard een inventariserende en wervende aanloopperiode.

• Er was enthousiasme over het idee,
• Er was geloof en vertrouwen in de aanpak en de potentie,
• Er waren archiefprofessionals die de samenwerking en het vraagstuk wilden aanpakken.

En dat is vol enthousiasme opgepakt! Een subsidieaanvraag werd niet toegekend. Een flinke dobber bij de start van het project, maar ook hierin zijn de handen ineengeslagen. Door bijdragen van de deelnemende archieven, KVAN en KIA kon het pilotproject Tot op de bodem! alsnog van start gaan.

Het experiment

Wie een archief wil onderzoeken, is vaak afhankelijk van de metadata die ooit handmatig is gemaakt. En juist dat inventariseren en beschrijven is erg arbeidsintensief en als gevolg daarvan nogal summier. Daardoor blijven grote hoeveelheden archiefmateriaal moeilijk bereikbaar voor onze gebruikers.

Tot op de Bodem! vertrok vanuit de vraag of nieuwe technologie daar verandering in kan brengen? Door technologie en vakkennis samen te brengen. Een team van medewerkers van zes archiefdiensten kreeg de ruimte om experimenteel aan de slag te gaan. Dat werd een groep van circa 23 bevlogen en enthousiaste archiefprofessionals.
Geen vooraf dichtgetimmerd pad, maar tijd om te proberen, fouten te maken, opnieuw te proberen en vooral samen te ontdekken wat werkt.

Door heel bewust te beginnen met papieren archief van vóór 1925 hebben we ons voorzien van vrij materiaal, zodat we ons daar geen zorgen over hoefden te maken. Het materiaal werd gedigitaliseerd en getranscribeerd. Daarmee ontstond een enorme hoeveelheid data waarmee het team kon experimenteren met scans, transcripties, de context die archiefprofessionals aan het materiaal konden meegeven en verschillende AI-modellen.

Een digitale werkplaats

De pilot werd bewust ingericht als een leer- en ontwikkeltraject. In hackathons, (online) bijeenkomsten en testsessies werkten technische en inhoudelijke specialisten voortdurend samen. De ene keer stond een technische vraag centraal, de andere keer een inhoudelijke keuze: welke informatie wil je eigenlijk uit een archief halen? Waneer en waarom moet een beschrijving archivistisch zijn? Wat is goede kwaliteit? En hoe zorg je ervoor dat een aanpak ook op grotere schaal bruikbaar wordt? Daarmee is Tot op de bodem! meer dan een experiment met technologie. Het is ook een gezamenlijke werkplaats waarin de sector zelf onderzoekt wat AI kan betekenen voor archieftoegankelijkheid, en welke nieuwe werkprocessen daarbij passen.

De experimenten lieten al snel zien dat AI veel kan. En ook dat AI het niet zomaar kan.

De pilot maakte gaandeweg een belangrijke verandering door. Van een onderzoeksproject maakten we een rappe buiging naar een ontwikkelproject. Die omslag gaf een nieuw soort dynamiek en leverde nieuwe inzichten op. Onder de bevlogen begeleiding van Rick Companje (HUA) en Mitchell Hélant Muller (WFA) werd er ontdekt dat de sector het ook zelf kan. Bij het Westfries Archief is een lokale setup ingericht van het prototype om samen verder mee te experimenteren. Een soort demonstrator met een nieuwe proces voor de archiefpraktijk.

Het team ging hier stap voor stap mee werken. Van scan naar transcriptie, van transcriptie naar beschrijving en vervolgens naar ordening. Zo'n gekozen werkwijze kan worden vastgelegd in templates en opnieuw worden toegepast op andere bestanden.

Het pilotteam maakt hier iets belangrijks zichtbaar. Namelijk dat geautomatiseerde toegankelijk kán maar dat het geen toegankelijkheid is door ‘een druk op de knop’. Door op deze wijze het proces in te richten kom je niet in een black box terecht maar blijft de mens aan het roer. De archiefprofessional maakt keuzes, schrijft prompts, beoordeelt de resultaten en stuurt waar nodig bij. Dat is zeker niet vrij van een flinke tijdsinvestering, vooral de eerste paar keren kost het tijd. Maar doordat het proces steeds gemakkelijker herhaald kan worden en zichtbaar wordt hoe snel een ontzettend groot aantal scans en transcripties verwerkt wordt en metadata gegenereerd kan worden, zien we de enorme potentie.


Foto van een uitkomst/verwerking op scherm van prototype. Personen: Mitchell Hélant Muller (WFA), Martine Kuipers (Gemeentearchief Zaanstad), Marjolein Jacobs-Driessen (Gelders Archief), Tim Stapel (Regionaal Archief Nijmegen).

Versterken

Juist tijdens het testen werd duidelijk hoeveel keuzes er achter geautomatiseerde toegankelijkheid schuilgaan. Welk taalmodel gebruik je? Welke informatie geef je mee? Gebruik je alleen de transcriptie, of ook de context van het archief? En hoe beoordeel je de kwaliteit van de uitkomst?

Er is dan ook niet één universele manier waarop een archief door AI toegankelijk wordt gemaakt. De kwaliteit en bruikbaarheid van de uitkomst hangen sterk af van de keuzes die onderweg worden gemaakt én van de context van het archief.

De technologie neemt het werk van de archivaris niet over, maar AI is wel altijd een 24/7 beschikbare collega. En niet één collega, maar zie het als een werkforce. Ze kan helpen om grote hoeveelheden materiaal te verwerken, patronen te herkennen en informatie zichtbaar te maken die anders moeilijk te vinden is. Zo'n model kan grote hoeveelheden tekst verwerken met een snelheid waar een mens nooit aan kan tippen.

En precies daar ontstaat de meerwaarde.

Door transcripties wordt de inhoud van archiefmateriaal al direct beter doorzoekbaar. Geautomatiseerde verrijking kan daar vervolgens metadata en andere informatielagen aan toevoegen. Zo ontstaat de mogelijkheid om niet alleen via een inventaris, maar veel directer door de inhoud van archieven te zoeken. Tot op de bodem dus.

De pilot heeft daarmee laten zien dat archiefmateriaal geautomatiseerd structureren, verrijken en beter doorzoekbaar maken, mogelijk is. Maar niet doordat AI zelfstandig de toegankelijkheid ‘doet’. Het is een proces waarin digitalisering, transcriptie, geautomatiseerde analyse, verrijking én archivistische keuzes samenkomen. Juist die combinatie maakt het mogelijk om grote hoeveelheden materiaal rijker en beter doorzoekbaar te maken.

Een beweging die we samen maken

Wat Tot op de bodem! hiermee vooral zichtbaar maakt, is dat innovatie niet bij iedere individuele instelling moet te liggen. We kunnen van elkaar leren, elkaar voortstuwen en de krachten bundelen. De tooling doorontwikkelen, AI-uitkomsten op grotere schaal valideren én de kennis vertalen naar de dagelijkse werkpraktijk. Die stappen hangen met elkaar samen en kun je niet los van elkaar of versnipperd oppakken.

De toekomst van archieftoegankelijkheid ligt daarmee niet alleen in nieuwe technologie, maar juist ook in samenwerking, nieuwsgierigheid en de bereidheid om samen te onderzoeken wat er mogelijk is.

Vervolg

Die beweging krijgt een vervolg. Met alle betrokkenen en geïnteresseerden gaan we verder in gesprek over de volgende stappen: enerzijds de verdere ontwikkeling van de applicatie, anderzijds de ontwikkeling en uitwisseling van kennis over digital born archieven en de procesmatige aanpak daarvan. We werken aan nieuwe casussen en participatievormen om die kennis en ervaring verder in de praktijk te brengen.

Wil je hierin meedenken of meewerken, stuur dan een mail naar nutsvoorziening@kvan.nl