Eindcontrole van geanonimiseerde Woo-documenten: een praktische checklist

Bij een Woo-verzoek gaat de meeste aandacht naar het lakken zelf: welke passages, welke grond. De laatste stap, controleren of het publicatiebestand echt doet wat je denkt, schiet er onder tijdsdruk nog weleens bij in. Juist daar zitten de verrassingen. Hieronder een checklist voor die eindcontrole. De voorbeelden zijn verzonnen. Aanvullingen zijn welkom.

Waarom de eindcontrole ertoe doet

Een zwart vlak op het scherm is niet altijd een lakking. Soms is het alleen een vorm die over de tekst ligt, terwijl de tekst eronder nog te selecteren of te doorzoeken is. Bij scans kan er een OCR-tekstlaag onder het beeld zitten die niet mee gelakt is. Daarnaast reizen er allerlei gegevens mee buiten de zichtbare pagina: documenteigenschappen, opmerkingen, bijgehouden wijzigingen, bijlagen en ingesloten bestanden, bestandsnamen, kop- en voetteksten. Afbeeldingen en scans met handschrift vallen bij een zoekactie vaak buiten beeld. En bij een dossier met tientallen documenten gaat het ook om samenhang: is 'Persoon A' overal dezelfde persoon, sluit de inventarislijst aan, en is dezelfde soort informatie steeds op dezelfde grond gelakt, bijvoorbeeld 5.1.2e voor de persoonlijke levenssfeer?

Checklist

1. Tekst onder lakkingen. Selecteer alle tekst en plak die in een teksteditor, of zoek op een naam die weg hoort te zijn. Voorbeeld: zoeken op "Verhoeven" geeft een treffer op pagina 4, precies onder een zwart vlak.
2. OCR-laag bij scans. Controleer of de herkende tekst ook verwijderd is, niet alleen het beeld. Voorbeeld: de scan toont een zwart vlak, maar kopiëren levert "Kerkstraat 12" op.
3. Documenteigenschappen. Kijk naar auteur, titel, organisatie en 'laatst gewijzigd door'. Voorbeeld: auteur "m.dekker" in de eigenschappen van een verder gelakte notitie.
4. Opmerkingen en bijgehouden wijzigingen. Accepteer of verwijder ze vóór de conversie. Voorbeeld: een verwijderde zin "afgestemd met S. Bos" is nog zichtbaar in de wijzigingen.
5. Bijlagen en ingesloten bestanden. Open ze apart. Voorbeeld: een Excel-tabel ingesloten in een Word-document, of een doorgestuurde e-mail als bijlage in een pdf.
6. Bestandsnamen. Voorbeeld: "Klacht_R_de_Wit_def.pdf" als naam van een volledig gelakt document.
7. Kop- en voetteksten en e-mailheaders. Voorbeeld: naam en telefoonnummer van een medewerker in de handtekening van een doorgestuurde mail diep in een e-mailketen.
8. Afbeeldingen en handschrift. Voorbeeld: een paraaf of handgeschreven naam in de marge, een foto van een whiteboard, een kenteken op een foto.
9. Consistente pseudoniemen. Voorbeeld: "Persoon A" in document 3 blijkt "Persoon C" in document 7, of twee verschillende mensen heten allebei "Persoon A".
10. Inventarislijst. Controleer of de lijst aansluit op de documenten en zelf geen te lakken gegevens bevat. Voorbeeld: omschrijving "E-mail van J. Smit aan wethouder" terwijl de naam in het document gelakt is.
11. Consistente gronden. Voorbeeld: de naam van een externe adviseur is in document 1 gelakt op 5.1.2e en in document 2 niet gelakt.
12. Het definitieve publicatiebestand. Controleer het bestand dat echt online gaat, niet de werkversie. Na samenvoegen, converteren of comprimeren opnieuw kijken.

Steekproeven en het vierogenprincipe

Bij grote dossiers is alles volledig dubbel controleren vaak niet haalbaar. Een steekproef helpt, als je die richt op de documenten met het meeste risico: scans, lange e-mailketens, bijlagen en spreadsheets. Laat de controle doen door iemand die niet zelf gelakt heeft, en geef diegene een lijstje met namen en termen uit het dossier om actief op te zoeken. Leg kort vast wie wat gecontroleerd heeft en wat er gevonden is. Dat maakt ook zichtbaar waar het proces structureel lekt.

Houd gronden herleidbaar

Zorg dat bij elke lakking terug te vinden is welke grond is toegepast en waarom. Een eenvoudig overzicht per dossier (welk gegeven, welke grond, korte motivering) helpt bij het schrijven van het besluit, bij bezwaar en bij vervolgverzoeken over hetzelfde onderwerp. Het voorkomt ook dat collega's dezelfde afweging steeds opnieuw maken. Bewaar de ongelakte en de gelakte versie volgens de afspraken die in je eigen organisatie gelden.

Ik ben benieuwd hoe anderen de eindcontrole organiseren en wat er op jullie lijst staat dat hier ontbreekt.

Disclosure: ik ben oprichter van Anonify, dat software voor documentanonimisering maakt. Deze checklist is leveranciersneutraal en werkt ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt.