Introductie pilot Tot op de Bodem!

Tot op de Bodem! – experimenteren met digitale toegankelijkheid

Wat gebeurt er als archiefprofessionals samen de sprong nemen om nieuwe technologieën te onderzoeken en uit te proberen?

Tot op de Bodem! is een gezamenlijke pilot van archiefprofessionals*, waarin we onderzoeken hoe nieuwe technologie kan helpen om archiefmateriaal toegankelijker, beter doorzoekbaar en rijker te beschrijven.

De pilot draait om een praktische vraag: kunnen we archiefmateriaal met behulp van nieuwe technologie geautomatiseerd toegankelijk maken?

* zie onderaan deze pagina Betrokken partijen pilot Tot op de Bodem!

Samenwerken

Tot op de Bodem! is opgezet als een leer- en ontwikkeltraject. We werken vrij en gelijkwaardig aan een gezamenlijk afgestemde opdracht. We bakenen niet af op de aanpak, alleen op de scope. Dat geeft ruimte om te experimenteren, vragen te stellen, fouten te maken, elkaar te inspireren of om elkaar aan het denken te zetten. En met de opgedane kennis het opnieuw te proberen. Dat doen we op vaste momenten in online bijeenkomsten, we plannen hackathons in, testsessies en demo's van binnen én buiten de sector.

We zijn in september 2025 gestart met fase 1 van deze pilot die één jaar duurt, tot en met september 2026. En om te beginnen waar digitale toegankelijkheid begint, zijn we gestart met het ophalen van archiefmateriaal van vóór 1925 bij verschillende collectie beherende instellingen. Dertien instellingen om precies te zijn, en dit materiaal werd gedigitaliseerd en getranscribeerd.
De data die dit opleverde is het testmateriaal voor de pilot. Heel divers, absoluut niet homogeen, verschillend in kwaliteit, in ouderdom en qua lay-out. Voldoende uitdaging!

We werken samen om vooral te leren door te doen, want al doende komen de vragen op. Welke informatie wil je eigenlijk uit een archief halen? Wanneer is een beschrijving archivistisch van aard en is dat nog altijd relevant? Hoe beoordeel je de kwaliteit van een geautomatiseerde uitkomst? Al die metadata die je kunt genereren, moet je die ook allemaal bewaren in een collectie beheer systeem? Wat is de waarde van die metadata en kun je het ook ‘on the fly’ aan een gebruiker ter beschikking stellen? Wanneer is een persoonsreconstructie nodig en wanneer is een persoonsvermelding voldoende?
Veel vragen zijn relevant, maar komen soms ook in andere groepen of projecten aan bod. Dan parkeren we die vragen zodat het de voortgang niet in de weg zit. Wanneer de vraag relevant is binnen de scope van het project, gaan we er wel dieper op in of tasten we af.

Van experiment naar toepassing

Uiteraard is het doel niet om eindeloos te experimenteren. Experimenteren is juist nodig wanneer er nog veel onzeker is, zoals bij nieuwe technologie. Hoe werkt het, wat is de betrouwbaarheid, hoe kunnen we het toepassen. En door die experimenten maken we helder wat technologie wel of niet voor de archiefsector kan betekenen. Die ervaringen blijven niet alleen bij de deelnemers aan de pilot. We agenderen wat van belang is en vragen daar vervolgens breder aandacht voor, zodat het zich een weg kan banen naar de actuele archiefpraktijk.

Zo wordt geëxperimenteerd met technologie, met processen en met toegevoegde waarde.
Maken we concreet wat er voor nodig is om nieuwe processen in de praktijk toe te passen. Kortom, Tot op de Bodem! gaat niet enkel over wat technologie kan, maar juist ook over hoe archiefprofessionals ermee kunnen werken.

Daarmee is de pilot nadrukkelijk een gezamenlijk experiment. Door samen te werken met andere archiefdiensten, strategische of technische partners en kennisorganisaties, ontstaat ruimte om een stap verder te gaan.
We zetten stappen in het concreet maken van de digitale transformatie. Niet vanuit één vastomlijnde oplossing, maar door samen te onderzoeken wat werkt, wat nodig is en hoe we technologie verantwoord kunnen inzetten. Zo ontstaat een gedragen fundament voor verdere vooruitgang.

Dit najaar gaan we met betrokkenen en geïnteresseerden verder in gesprek over de volgende stappen van Tot op de Bodem!. Via KIA en Digitale transformatie kunnen we kennis op dit platform verder verspreiden en borgen, én met elkaar het gesprek blijven aangaan.