Doorlopende verbetering van je digitale archief

Kwaliteit en volwassenheid

Een gevleugelde uitspraak is “Vertrouwen is goed, controle is beter”. Zo kun je ook naar je digitale archief kijken. Controleren hoe het met bijvoorbeeld kwaliteit en volwassenheid van je digitale archief zit is beter dan erop vertrouwen dat het wel goed zit.

Er zijn allerlei manieren om je digitale archief te controleren op kwaliteit en volwassenheid. En dan bedoel ik niet alleen de techniek. Denk ook aan organisatie, beleid en processen. Hier zijn hulpmiddelen voor als volwassenheidsmodellen (maturity model) en certificering. Voor dit blog wil ik uit beide categorieën een hulpmiddel noemen en hun samenhang toelichten. Want ze hangen samen: certificering is vaak een momentopname, en via een volwassenheidsmodel kun je daar doorlopende verbetering aan koppelen.

CoreTrustSeal en DPC RAM

Zo is het bijvoorbeeld ook met CoreTrustSeal-certificering en DPC RAM-volwassenheidsmeting. Het CoreTrustSeal biedt certificering van je digitale archief op basisniveau aan. Aan de hand van 16 vereisten (requirements) laat je als aanvrager zien hoe het gesteld is met je digitale archief. Twee (anonieme) reviewers controleren je aanvraag. De vereisten variëren van missie (Mission & Scope) tot preserveringsplan (Preservation plan) en van ethiek (Legal & Ethical) tot informatiebeveiliging (Security). Voor meer CoreTrustSeal, zie: https://www.coretrustseal.org/ (binnenkort kom er een Nederlandse vertaling van de vereisten beschikbaar, check https://kiacommunity.nl/groups/216-nde-netwerk-certificering/welcome).

DPC RAM is kort voor het Digital Preservation Coalition Rapid Assessment Model. Het is een model, bedoeld om los van specifieke oplossingen of strategieën snel het competentieniveau van de digitale preservering van een organisatie vast te stellen (“rapid assessment of an organization’s digital preservation capability whilst remaining agnostic to solutions and strategy”). Die digitale preservering is vaak gericht op het digitale archief. Via het handige spreadsheet van DPC RAM kun je voor de situatie van vandaag en een gewenste situatie in de toekomst het competentieniveau bepalen. Waarna je weet, wat het eventuele ‘gat’ is tussen waar je nu staat en waar je heen wilt. Zodat je aan de slag kunt om dat gat te dichten. Ook DPC RAM beperkt zich niet tot het technische. Je krijgt vragen over je organisatie (variërend van bijvoorbeeld beleid en strategie tot deelname aan de gemeenschap) en diensten (variërend van bijvoorbeeld verwerving tot toegang). Voor meer DPC RAM, zie https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/dpc-ram (er is een Nederlandse vertaling).

Doorlopende verbetering

Na een succesvolle CoreTrustSeal-aanvraag is je certificering drie jaar geldig. Daarna kun je je certificaat hernieuwen. CoreTrustSeal verwacht doorlopende verbetering door de tijd heen (“CoreTrustSeal certification has an expectation of continuous improvement over time.”). Maar CoreTrustSeal schrijft niet voor hoe je dat moet doen. Daar kun je bijvoorbeeld DPC RAM voor gebruiken.

In woorden gevisualiseerd: DPC RAM kan het plan opleveren voor je Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) voor digitale preservering. Je bepaalt wat je in de komende periode wilt verbeteren (Plan), gaat daarmee aan de slag (Do), evalueert de resultaten (Check) en kijkt wat er in een volgende ronde beter kan (Act). Iedere drie jaar maak je gebruik van de informatie uit deze PDCA-cyclus voor hercertificering, steeds een niveautje hoger.

Bij het Nationaal Archief werken we ook aan zo’n cyclus. We verkregen in 2019 en in 2024 het CoreTrustSeal voor ons e-Depot. In de tussentijd hebben we als team Preservering de volwassenheid van onze digitale preservering bepaald aan de hand van DPC RAM. Een constatering was dat we als team laag scoren op juridische kennis en ervaring – we zijn dan ook geen juristen. Maar elders in het Nationaal Archief is die kennis en ervaring wel. Dat leerde ons meteen, dat we het DPC RAM met vertegenwoordigers de alle organisatieonderdelen moeten invullen om een beter totaalbeeld te krijgen. Dat gaan we doen. Daarmee werken we toe naar op internationale normen en standaarden gebaseerd kwaliteitsmanagement voor digitale preservering in en om ons e-Depot.

Onderlinge samenhang

Om het allemaal nog wat concreter te maken, heb ik de competenties van DPC RAM voor de vuist weg gekoppeld aan de vereisten van CoreTrustSeal. Het is daarmee niet de waarheid – maak gerust je eigen koppeling - maar het kan je wel helpen bij het begrijpen van de onderlinge samenhang en hoe DPC RAM-informatie je CoreTrustSeal-aanvraag kan voeden.

Tot slot

Hoe denk jij over en werk jij aan doorlopende verbetering van de digitale preservering in en om je digitale archief? Welke hulpmiddelen gebruik je, en hoe hangen die volgens jou samen? Ik ben benieuwd wat we van elkaar kunnen leren. Je reactie is van harte welkom op dit NDE Netwerk Certificering, of neem direct contact met me op.