One size fits none? Digitale archieven certificeren in organisaties waar archiveren niet de kerntaak is.

Digitale duurzaamheid is de afgelopen vijftien jaar uitgegroeid tot een volwaardige discipline, met daarbovenop een steeds sterkere nadruk op certificering. OAIS, CoreTrustSeal (CTS) en andere standaarden zijn ontworpen om repositories te beoordelen op hun vermogen om digitale collecties betrouwbaar, controleerbaar en veilig te bewaren. Tenminste in de rijkste delen van de wereld werkt dat al goed voor instellingen die precies daarvoor zijn opgericht: instellingen met een expliciet (vaak overheidsgestuurd) mandaat om erfgoed te bewaren, infrastructuur te beheren en beleid zelf te bepalen.

Maar er is een categorie archieven die veel minder goed in dit plaatje past: archieven die niet als onafhankelijke instelling bestaan, maar als interne dienst binnen een ander soort van organisatie. Een uitstekend voorbeeld daarvan zijn (openbare) omroepen. Hun missie is niet primair digitale bewaring, maar ondersteuning van productie, uitzending, documentatie en maatschappelijke opdracht. In veel landen, tenminste in Europa, vormen hun archieven wel de kerncollectie van het nationaal audiovisueel patrimonium. Ze beheren collecties die tegelijk erfgoed, bewijsstuk en creatief materiaal zijn, en moeten dat doen binnen complexe realiteiten: beperkte zeggenschap over IT, relatief beperkte zichtbaarheid in de organisatie, beperkt begrip op directieniveau van hun legitimiteitsversterkend potentieel in de samenleving, en de constante stroom van nieuwe media vanuit redacties en productiehuizen.

Die context stond centraal in mijn presentatie “One size … fits none? - RSI Archivi and Trusted Digital Repository certification for broadcast archives” op de FIAT/IFTA World Conference 2025 in Rome. Daar beschreef ik namens RSI (de publieke omroep van Italiaanstalig Zwitserland) hoe we als archief een zelfaudit uitvoerden op basis van het Vlaams-Nederlandse Scoremodel voor Digitale Duurzaamheid, dat nauw aansluit bij de CTS-vereisten. De ambities zijn duidelijk: op termijn wil RSI kunnen aantonen dat ook een intern omroeparchief voldoet aan internationale standaarden rond integriteit, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid.

Dit soort van certificering is een ambitie die wereldwijd, voor zover bekend, nog geen enkel door de omroep zelf beheerd audiovisueel archief voor zichzelf heeft gesteld, laat staan behaald. Een provocatieve, maar fundamentele vraag is dan ook: waarom niet? Voelen omroeparchieven zich niet aangesproken door het idee van digitale duurzaamheid? Dat kunnen we ons nauwelijks voorstellen, al geldt voor veel omroepen dat het puur technische beheer van de digitale archiefinfrastructuur simpelweg niet meer bij de archiefafdeling zelf ligt. De archiefafdeling is, naarmate de digitalisering van hun collectie vorderde, klant geworden van een interne dienst. Maar ze hebben vaak nauwelijks of geen inspraak in hoe die dienst wordt uitgevoerd, zo lang de typische omroepdoelstellingen maar behaald worden.

Is het gewoon koudwatervrees? Vaak waarschijnlijk wel, voor een stuk tenminste. Het vraagt lef om je eigen specialiteit en domein kritisch te bekijken. Wie zich laat auditen, toont zich kwetsbaar: misschien blijkt dat je processen minder strak zitten dan je dacht. Maar er speelt nog iets. De wereld van certificering voelt voor veel omroeparchieven veraf van de dagelijkse productiepraktijk. Toch is certificering een teken van professionalisering – en voor interne omroeparchieven zelfs een vorm van emancipatie. Alleen: zonder steun van de directie gebeurt er niets. In tijden van krappe budgetten is het lastig om (digitaal) duurzame archivering hoog op de prioriteitenlijst te krijgen.

Dit leidt ons naadloos naar een andere kernvraag: waarom is de certificering van je archieven belangrijk voor een omroep die in de eerste plaats programma’s maakt? Om kort te gaan: omdat digitale bewaring geen neutrale achtergrondactiviteit meer is. Als analoge dragers verdwijnen, wordt het digitale bestand het enige blijvende bewijs. In tijden waarin beelden en geluiden eenvoudig bewerkt, gegenereerd of gemanipuleerd kunnen worden, wordt het archief een ankerpunt van betrouwbaarheid. Een omroep moet niet alleen kwaliteitsvol produceren, maar ook aantoonbaar bewaren.

Juist daarom wil RSI richting certificering werken. Maar de eerste, interne audit legde alvast een reeks structurele problemen bloot. Veel vereisten van CTS en OAIS veronderstellen dat het archief zelf beslist over workflows, governance, infrastructuur en openbaarmaking. Bij interne omroeparchieven is dat meestal maar ten dele zo. Sommige bevindingen waren opvallend simpel: tal van eisen richten zich op organisatorisch beleid, documentatie en procesafspraken, niet op technologie. Toch zijn die vaak net moeilijk te formaliseren in instellingen waarin archief, productie en IT elk hun eigen mandaat hebben.

Enkele obstakels kwamen telkens terug: ten eerste hebben interne archieven zelden volledige controle over hardware, software en opslag. IT-diensten hebben hun eigen normen, hun eigen standaarden, hun eigen overwegingen en meerdere interne klanten die elk hun eigen, soms contradictorische eisen stellen. Ten tweede zijn de verantwoordelijkheden vaak verdeeld over meerdere afdelingen, waardoor de governance niet centraal ligt. Uiteindelijk zijn het de hogere niveau’s die beslissen, en dat hoort ook zo. Alleen nemen zij ook andere belangen in overweging dan enkel die van het archief. Juist daarom zijn omroeparchivarissen zo tuk op nationale wetgeving die hun positie stevig verankert: compliance is een argument waar in de meeste directiekamers wel naar wordt geluisterd. In Zwitserland is paragraaf 3 van artikel 33 van de Federale Ordonnantie Radio en Televisie, hoe kort ook, me al (te?) vaak van pas gekomen.

Een derde obstakel is de productiecontext: deze maakt het onmogelijk te garanderen dat álle bestanden meteen publiek toegankelijk zijn: met auteursrecht, privacy en journalistiek bronnengeheim gaat geen enkele omroep lichtzinnig om. Ten vierde zijn er technische obstakels: bijvoorbeeld het systematisch loggen van elke preservatiehandeling, op elke file, is niet eenvoudig. Sommige files zijn meer dan een terrabyte groot. Het hele audiovisuele omroeparchief omvat makkelijk meer dan 10 Petabyte, wat honderden keren groter is dan zelfs de grootste tekstuele documentenarchieven. Ten slotte moeten we ook zelfkritiek tonen. Omroeparchivarissen zijn te vaak buitenbeentjes in het brede archiefveld. Maar hoe specifiek hun taken, doelen en werkomstandigheden ook zijn, er valt nog altijd iets te leren van vakgenoten, ook van hen die met doc’s, pdf’s en png's bezig zijn.

Ondanks al het bovenstaande is RSI’s tussentijdse conclusie niet dat certificering onmogelijk is. Omroepen denken verkeerd, als ze denken dat de obstakels hierboven reden genoeg zijn om er niet eens aan te beginnen. Alleen veronderstellen de huidige standaarden een vorm van autonomie die omroeparchieven binnen een omroep in de regel niet bezitten. De standaarden lijken vaak ontworpen voor instellingen die precies datgene mogen doen waarop ze beoordeeld worden.

Op dat punt opent het verhaal zich voor een bredere erfgoedwereld. De situatie van omroeparchieven is niet uniek. Voor de beslissingsnemers van een museum is de brug naar wat ik zou noemen “redeneren zoals een archief” misschien nog eenvoudig om te maken. Voor regionale overheden, universiteiten, technische instellingen wordt het al lastiger, al hebben ze te maken met dezelfde asymmetrie: men draagt verantwoordelijkheid voor duurzame bewaring, maar werkt binnen systemen die elders worden beheerd en binnen kaders die een ander doel nastreven. Veel van deze organisaties herkennen het spanningsveld tussen ideaal en uitvoerbare praktijk. In Nederland lijkt het mij, dat daar een interessante rol ligt voor NDE en het netwerk rond certificering, die gelukkig ook een korte lijn heeft met het CTS-board.

Het doel hoeft geen aparte norm te zijn, maar een vorm van interpretatie of begeleiding die beter aansluit bij organisaties die digitale duurzaamheid moeten realiseren zonder volledige autonomie. Mogelijke denkpistes zijn het uitwerken van interpretatierichtlijnen voor archieven binnen grotere organisaties, aangepaste documentatiemodellen voor gedeelde governance, realistische invulling van toegankelijkheids- en publiekemandaatvereisten en best practices rond preservatiemetadata en hard- en software wanneer IT buiten het archief valt.

Uiteindelijk stopt digitale duurzaamheid niet bij instellingen die daarvoor zijn opgericht. Ze wordt minstens zo relevant in omgevingen waar erfgoed ontstaat, circuleert en voortdurend wordt hergebruikt. Het is duidelijk dat de autonomie van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid een privilege is, ook op het vlak van duurzame digitale preservering. Dat wist Henk Vonhoff al, toen hij midden jaren negentig in opdracht van staatssecretaris Nuis zijn blauwdrukken schreef voor Beeld en Geluids voorganger, het Nationaal Audiovisueel Archief (NAA). In andere landen ligt het vaak anders. Omroeparchieven worden door de publieke omroep zelf beheerd, en hebben een maatschappelijk gewicht dat verder reikt dan de omroep zelf: ze zijn documentatie van cultuur, geschiedenis, journalistiek en publieke dienst. Een certificering is daar geen versiering bovenop, maar een basis van legitimiteit en vertrouwen.

In dat licht is het certificeringsinitiatief van RSI geen uitzondering, maar een signaal. Als standaarden de werkelijkheid van interne archieven kunnen erkennen, wordt certificering geen exclusief traject, maar een haalbare weg voor instellingen die erfgoed beheren binnen een bredere organisatie. “One size fits all” wordt misschien nooit werkelijkheid, en misschien – zoals de Nederlanders dat zo mooi zeggen – moeten we dat ook niet willen. Maar “one size fits none” zou toch langzaam mogen verdwijnen.