Chatarchivering: the whole system in the room

Archiveren draait tegenwoordig in toenemende mate om het opslag en beheer van digitale informatie. Waar archiveren vroeger vooral fysieke documenten betrof, ligt nu de focus op digitale bestanden, systemen en datastromen. Digitaal informatiebeheer dus, dat grote eisen stelt aan vindbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid en compliance.

De uitdagingen van een goed digitaal informatiebeheer stonden centraal tijdens de Open Donderdag van 18 september. Medewerkers in het RDDI-project Chatarchivering namen de aanwezigen mee in hoe zij in hun project tewerk zijn gegaan. Bijzonder is dat zij kozen voor de benadering van de ‘whole system in the room’. Met die methode zit iederéén die invloed heeft op of beïnvloed wordt door het vraagstuk met elkaar aan tafel: IHH-adviseurs, beleidsmakers, ICT’ers, gebruikers en ondersteuners, privacy-juristen, archivarissen, DIV’ers én externe experts.

De crux van deze methode is dat ieders belangen, verwachtingen en wensen aan bod komen. Het voordeel is dat zo bij de partijen het besef ontstaat dat er meer belangen zijn dan die van jezelf. En dat al die belangen legitiem zijn. De kans om tot een oplossing te komen waar iedereen zich in kan vinden wordt zo groter. Kortom: Samen aan tafel dus!

Interactief

Het werd een interactieve sessie waarbij de deelnemers in groepjes een rol voor hun rekening namen. Je had de archivaris, privacy-officer, sleutelfunctionaris en journalist, allen getooid met een gekleurd petje.

De eerste stelling luidde ‘Welke oplossing is ideaal voor jullie rol?’ Dat leidde tot uitspraken zoals ‘als archivaris wil ik het allemaal’ en ‘als influencer wil ik realtime meekijken’. Ook tot hilariteit, want privacy-officers worden gedreven door de zorg voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer, terwijl de journalisten aangaven liefst over alle informatie die er te willen beschikken.

Zakelijke versus privé-informatie

Alle rollen waren het er wel over eens dat er een goed onderscheid moet zijn tussen het opslaan van zakelijke en privé-informatie. Maar hoe je dat in de praktijk? Ook loop je ertegenaan dat zakelijke informatie ‘vervuild’ kan worden met informatie die niet per se voor opslag is bedoeld. Het idee werd geopperd om een sleutelfunctionaris met 2 telefoons te laten werken. Gegevens mogen alleen herleidbaar zijn naar functies, behalve als het gaat om publieke personen. Belangrijk werd ook gevonden dat aan de opslag van chats contextinformatie wordt gekoppeld. Dossiers moeten integraal worden gevormd, zodat alle informatie – van chats tot en met fysieke documenten – in een en hetzelfde dossier aanwezig zijn.

Oplossingen

De laatste stelling ging erover of jouw oplossing aangepast kan worden aan de belangen van andere rollen? De aanwezigen hadden daarvoor flink wat denkwerk verricht en de conclusie was positief. Waar iedereen vanuit de eigen rol aan het begin van de sessie vrij uitgesproken was over hoe chatarchivering zou moeten gaan, bleek de soep toch niet zo heet gegeten te worden. Er was begrip voor het andere perspectief, standpunten bleken niet in beton gegoten. Bovenal had men er vertrouwen in dat je door bij elkaar te zitten er samen met elkaar uit kan komen.

Ook hier volgde de traditionele netwerkborrel, waar iedereen verder kon praten over de do’s en don’ts van chatarchivering.

Achtergrond Open Donderdag
De Open Donderdag vindt elke even week op donderdag plaats bij het Nationaal Archief in Den Haag. Professionals binnen en buiten de overheid komen hier samen om op een informele manier ideeën uit te wisselen en ervaringen te delen. Afwisselende sprekers delen kennis en inzichten over diverse thema’s in relatie tot informatiehuishouding.

Als professional bezig met informatiehuishouding? Kom kennisdelen en netwerken! Van informatiespecialist en jurist tot manager en bestuurder: iedereen is welkom.