Update
In mei wordt door KIA de metadata tiendaagse georganiseerd. Zie: https://kia.pleio.nl/cms/view/4e70b9...
Update
- jun 2022
- Monique van der Linden
- ·
- Aangepast 27 jun
- 3
- 83
Beste ADI's, ADA's, ADO's,
Een vraag: hoe kijken jullie aan tegen de Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek? Gemeenten die willen aansluiten bij deze innovatieve selectielijst die de VNG Adviescommissie Archieven heeft ontworpen, worden uitgenodigd om de VNG daartoe te machtigen vóór 15 september as.
Vanuit archivistisch en historisch oogpunt zijn er bezwaren tegen deze selectiemethode, zie onder meer het artikel: https://www.historici.nl/e-mailarchivering-het-digitale-geheugen-van-de-overheid/#:~:text=Capstone%20methode&text=Deze%20methode%20houdt%20in%20dat,is%20afgelopen%2C%20volledig%20worden%20vernietigd.
Ik begrijp dat het een oplossing is om eea werkbaar te houden maar zie het meer als aanvullende methode want zie obstakels als verlies van informatie (uit mailboxen van geen 'sleutelfunctionarissen'), verlies van context, verschuiving werklast naar achteren (in tegenspraak met Archiveren by design), toegankelijkheid van de emails, etc.
Ik ben heel benieuwd of jullie je gemeenten hierover adviseren en zoja, met welk advies.
Reacties
Dag Monique, bij het BHIC kregen we via @tondelooijer al een vraag van een gemeente over deze selectielijst. Zelf ben ik vanuit mijn rol als inspecteur/relatiebeheerder de andere gemeenten in ons werkgebied aan het vragen of ze overwegen deze selectielijst te omarmen. Op ons eigen advies/standpunt zijn we nog even aan het broeden, maar de obstakels die jij noemt zien wij ook zeker. En los van de inhoudelijke kanttekeningen is de planning vanuit de VNG ook behoorlijk strak. Ik vermoed dat sommige gemeenten, met de zomervakantie in aantocht, om die reden gaan afhaken.
Heb jij al concrete vragen van gemeenten in jullie werkgebied? We kunnen altijd op een later moment hier of via een andere route nog even contact hebben.
@harmpieters
Dank voor je reactie Harm! Wij hebben van één gemeente de vraag gekregen hoe wij tegenover de Capstone methode staan. Het lijkt deze gemeente een werkbare oplossing voor een ingewikkeld en bewerkelijk probleem. Wij neigen ernaar om te adviseren om, ondanks dat wij de praktische bewerkelijkheid ervan inzien, toch de mails bij de zaak te archiveren om zo context te hebben en een compleet dossier. Hebben dit advies nog niet formeel opgesteld dus als we elkaar daarin (op relatief korte termijn idd) kunnen vinden dan zou dat mooi zijn.
Hoi Monique, eerste stap is voor mij ook inventariseren welke van onze deelnemers hier aan mee gaan doen. Ik heb begin dit jaar in een overleg met de DIV medewerkers van de bij ons aangesloten gemeenten al de concept-versie besproken. Over die versie waren ze niet enthousiast. Mails worden al bij zaken opgeslagen en de meerwaarde van deze selectielijst werd niet gezien, ze zagen eigenlijk alleen nadelen en vonden het lastig praktisch uitvoerbaar. Maar er was toen ook nog niets bekend over de proeftuinen die VNG heeft uitgevoerd, nu zijn daar wel verslagen van beschikbaar zag ik. In ieder geval zou ik ook graag mee denken over wat voor advies er vanuit de archiefdienst gegeven kan worden!