Preservation Watch bij het Nationaal Archief

Enkele jaren geleden heeft het Nationaal Archief (NA) een preservation policy vastgesteld: het beleid op het gebied van duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten. In die policy staat onder meer dat er door het NA een Preservation Watch wordt ingesteld. Dit is een voorziening waar het toekomstig beheer en de toegankelijkheid van informatieobjecten en metadata centraal staan. Met de preservation watch monitoren we de support van gebruikte technologieën - niet alleen in onze organisatie maar ook daarbuiten - en de wensen en eisen van de Designated Communities (gebruikersgroepen). Tot slot stelt de preservation watch ons in staat om triggers op preservation in te bouwen in onze organisatie.

In 2017 werkte het NA aan en volgens het Uitvoeringsplan preservation, waarmee het preservation beleid in de praktijk werd gebracht. Dankzij het Uitvoeringsplan werd duidelijk welke afdeling van het NA welke rol en welke verantwoordelijkheden heeft in het proces van duurzame toegankelijkheid.

Het NA is inmiddels een aantal maanden bezig om de preservation watch ook daadwerkelijk in de praktijk te brengen. Dat betekent dat het Nationaal Archief de keten van digitaal informatiebeheer van archiefvormer tot en met bezoeker van de website implementeert. Daarvoor hebben we een plan van aanpak opgesteld dat op directieniveau is vastgesteld en dat nu ten uitvoer wordt uitgebracht. Omdat de kern van dit plan voor Preservation Watch, Planning en Action bestaat uit Preservation Watch, is dat ook de pars pro tototitel voor het plan geworden: Preservation Watch.

Het plan is gebaseerd op het functionele model dat is ontwikkeld in het PLANETS-project, waar het Nationaal Archief aan deelnam (zie hier). Het concept Preservation Watch beschrijft preservation best practices en is, vanwege de uitgebreidere monitoringactiviteiten, breder dan de OAIS functionaliteit Preservation Planning (de OAIS standaard wordt iedere vijf jaar gereviewed. Eind 2016 is daarbij het voorstel gedaan om in een toekomstige OAIS versie het bredere Preservation Watch-concept op te nemen). Preservation Watch levert standaardscenario’s en is ook als best practice, model en kandidaat voor standaardisatie uitermate geschikt als opvolger van het Uitvoeringsplan preservation.

Preservation Watch monitort de eigen organisatie (Organisation), de Technical Environment en functionele entiteiten van het OAIS: Producer, User Community (Consumer) en Administration. Om er zeker van te zijn dat we als NA al onze OAIS-functies goed vervullen, beschrijven we in dit plan ook hoe de duurzame toegankelijkheid geregeld is bij de OAIS-functies Ingest, Data Management, Archival Storage en Access. Omdat we ook buiten de grenzen van ons e-Depot en vooral “vooraan in de keten” werk willen maken van duurzame toegankelijkheid, geven we ook aan wat de rol van preservation is bij de creatie van informatieobjecten (in een DMS/RMA van een zorgdrager) en bij de pre-ingest (zoals bij impactanalyses van aansluittrajecten) van informatieobjecten in het e-Depot. Hierdoor geeft het plan aan hoe we gedurende vrijwel de hele levenscyclus van informatieobjecten – van creatie tot gebruik – zorgen voor duurzame toegankelijkheid.

In eerste instantie gaan we de Preservation Watch inrichten binnen het Nationaal Archief. Na een proefperiode en evaluatie willen we dit gaan uitbouwen samen partners in het archiefveld. Uiteindelijk zien we een Preservation Watch op nationaal niveau voor ons, onder de paraplu van het Netwerk Digitaal Erfgoed.