Goedemorgen, sinds we over zijn naar het vernieuwde KIA platform, is de richtlijn openbaarheid politiearchieven niet meer te vinden. De links die naar het document refereren leiden naar niks. Kan dit opgelost worden?
Ik heb een mail gestuurd naar het info adres, maar ontvang geen reactie. Kan iemand aangeven hoe ik contact kan krijgen met het projectteam?
Samenvatting: Ik ben geen jurist, maar wil soms wel zeker zijn van de juridische aspecten van een casus. Dit keer in verband met selectielijsten voor e-mailarchivering volgens de Capstone-methode en mogelijke verschillen tussen de praktijk op de werkvloer en de formele archiefwet- en regelgeving.
Samenvatting: Juridisch vraagstuk
Samenvatting: Zijn de interne audits van - bijvoorbeeld de Immigratie- en Naturalisatiedienst - openbaar op grond van de Wet open overheid?
Bij het West-Brabants Archief ben ik bezig om ons verwerkingsregister te herzien. Het vooringevuld verwerkingsregister gemeenten van de VNG is erg uitgebreid en niet specifiek gericht op archiefdiensten, daarom ben ik op zoek naar verwerkingsregisters van andere archiefinstellingen ter vergelijking. Het gaat dan met name om de verschillende categorieën van verwerkingsactiviteiten. Wie wil dit hier delen of eventueel sturen via i.toussaint@westbrabantsarchief.nl? Alvast bedankt!
Beste collega's, Net als jullie ben ik welbekend met het feit, dat bouwtekeningen van gevoelige objecten, in overleg met bijvoorbeeld de Directie Veilig van een gemeente, niet ter inzage mogen worden gegeven aan derden. Hoe gaan jullie er in de praktijk mee om als bouwtekeningen van gevoelige objecten zich bevinden in particuliere archieven, zoals een archief van een architect? Wij hebben daarmee nu te maken. Vooralsnog ben ik terughoudend met het nemen van maatregelen, want hoe houd je een ...
Samenvatting: Hoe krijgt een onderzoeker inzage in beperkt openbaar born-digital archief? En hoe controleren jullie of born-digital archieven privacygevoelige onderdelen bevatten?
Beste collega's, Een van onze gebruikers vroeg aan de studiezaalmedewerker: 'wat is de naam van het buurmeisje dat in 1984 tegenover mij woonde op adres x?' Mijn collega raadpleegde de woningkaart, maar las achter de gezochte naam 'geheimhouding adres'. In Rotterdam zijn de woningkaarten, behalve die van bepaalde instellingen, openbaar. De vermelding 'geheimhouding adres' ben ik nog niet eerder tegengekomen. De huidige wet BRP kent de mogelijkheid, dat je persoonsgegevens alleen voor de uitv...
Sinds 25 mei 2018 is de AVG van kracht. De Uitvoeringswet AVG (UAVG) uit dezelfde periode vult voor Nederland de ruimte in die de verordening biedt om op bepaalde punten meer specifieke nationale regelingen te treffen. Bekend is dat deze op historisch en archivistisch gebied magertjes zijn uitgevallen. Zo geeft de AVG landen ruimte tot nationale wetgeving met betrekking tot onder meer Holocaust-onderzoek (overweging 158). In de UAVG is dit achterwege gebleven. Voor overgebrachte archieven zij...
Beste collega's, In toenemende mate maak ik het mee, dat archiefeigenaren slechts in een beperkte mate auteursrechthebbende zijn van de te schenken bescheiden, waarin zich ook werken bevinden, zoals foto's e.d. Vaak is het nauwelijks in kaart te brengen wie van welke werken de rechthebbende is. Een bepaling als "... is geen rechthebbende" gaat te ver, maar een licentie afsluiten of auteursrechten overdragen gaat ook te ver, omdat daarvoor geen grond is. Hoe gaan jullie daarmee om?
Collega's, Stadsarchief Rotterdam werkt nu aan een projectplan 'digitaliseren bouwtekeningen'. In dit projectplan besteden we tevens aandacht aan de aspecten openbaarheid en auteursrecht (digitaal publiceren van de bouwtekeningen). Na bestudering van de relevante uitspraken op dit gebied en literatuur bleef mijn aandacht steken bij het begrip 'werk' uit de Auteurswet in relatie tot de uitleg die het Europese Hof van Justitie eraan geeft in een uitspraak inzake bouwdossiers/tekeningen gemaakt ...
Ha beste collega's, In de praktijk ben ik bezig met de formele overbrenging van het archief van het archief. Hoe is dat bij jullie geregeld? Theo Vermeer
In het Archievenblad van juni 2021 onder andere aandacht voor de voorgenomen verkorting van de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet en de mogelijke gevolgen die dit heeft voor archiefdiensten. AB_2021.3_6-8.pdf
Wij hebben een brief van Voet ontvangen over een aantal foto's. In 2017 zijn de foto's offline gehaald. In de e-mail staat: "[...] Graag zou ik van u vernemen, in welk jaar u de foto’s voor het eerst op uw website heeft geplaatst. Dan kan ik aan de hand daarvan het bedrag berekenen, waar ik volgens het arrest recht op heb. Dit bedrag zal vermeerderd worden met het bedrag aan buitengerechtelijke kosten die zijn gemaakt om de inbreuk door uw archief te bestrijden. " We willen de zaak afhande...
Hoe gaan andere archiefinstellingen om met de openbaarheid van bouwdossiers? En dan met name het online ter beschikking stellen van deze dossiers. Hierover kan ik op KIA geen (recente) informatie terugvinden en we zien in de praktijk dat archiefinstellingen hier heel divers mee omgaan. Hieronder volgen 5 vragen. Hopelijk kan iemand een of meer van de vragen beantwoorden. In bouwdossiers komen bouwtekeningen voor waar auteursrecht op rust. Vanaf welk jaartal maken jullie bouwdossiers online o...
Geregeld ontvang ik van KIA notitifcaties over interessante wiki's die binnen de groep Kennisplatform Informatierecht zijn verschenen, zoals ook weer vandaag: "Beheerder KIA heeft een nieuwe Wiki gemaakt: 3. Welke maatregelen kan ik als archiefdienst nemen om te voorkomen dat archieven met bijzondere, strafrechtelijke of gevoelige persoonsgegevens openbaar worden? in Kennisplatform Informatierecht." De hyperlinks naar deze wiki's werken alleen niet, en ook als ik in de groep zoek of bij de ...
Volgens de AVG heb je een verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Mijn vraag: als je bij een archiefdienst werkt die een Gemeenschappelijke Regeling (GR) is - dus met een (algemeen/dagelijks) bestuur - hoe is die verwerkingsverantwoordelijkheid dan belegd? Algemeen Bestuur? Dagelijks Bestuur...
In Artikel 4.22 van de Erfgoedwet staat dat een cultuurgoed dat deel uitmaakt van een openbare collectie die is vermeld in de inventarislijst van een museum, een archief of een vaste collectie van een bibliotheek, en waarvan de Staat of een ander openbaar lichaam eigenaar is, niet buiten Nederland gebracht mag worden zonder dat de eigenaar daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. In dat artikel staat bij lid 4, onderdeel c welke archiefbescheiden de wet bedoelt: archiefbescheiden en ...
Ha collega's, Op dit moment ben ik bezig met vervangen van de bruikleenovereenkomst, die wij gebruiken bij bruiklenen uit onze collecties aan andere instellingen, die ergens een expositie verzorgen. Ik wil me laten leiden door de modellen, die door het Landelijk contact van museumconsulenten worden gebruikt. Wie doet dat ook van onze archiefinstellingen? Zo ja, wat zijn jullie ervaringen hiermee?
Afgelopen 2 december 2019 vond de de KIA studiedag auteursrecht plaats in het Nationaal Archief in Den Haag. De dag is georganiseerd door KIA (Jeroen Padmos en Theo Vermeer) en inhoudelijk verzorgd door Maarten Zeinstra (IP Squared) en Sebastiaan ter Burg (Circular Content). Tijdens de studiedag werden de processtappen van objecten in de collectie doorlopen, van acquisitie tot publicatie, waarbij het auteursrecht van belang is. Besproken zijn onder andere de basis van het auteursrecht, aan...
Beste leden van het kennisplatform Informatierecht, Ik wil jullie graag wijzen op de blog Privacy en Technologie die ik heb geplaatst op het kennisplatform Innovatie. In deze blog beschrijf ik het onderzoek wat we bij het Nationaal Archief zijn gestart naar de inzet van technologie voor het detecteren van privacy gevoelige informatie. Het onderzoeksplan is als bijlage toegevoegd. Dit onderwerp raakt niet alleen het kennisplatform Innovatie (onderzoek en experiment) maar ook het kennisplatfo...
Een particuliere organisatie, die werkzaam is in de zorg en een vangnet vormt daar waar die van de overheid te kort schiet, wenste eerder dit jaar zijn archief te schenken aan de gemeente Rotterdam. Omdat het veel bijzondere persoonsgegevens betreft hebben wij voorstellen tot dataminimalisatie gedaan alvorens de schenking van dit unieke, voor een groot deel digitale, archief. Het bestuur echter denkt er nu anders over dan in het voorjaar. Want klanten van de organisatie kennen het privacyreg...
Beste collega's, Een van bij ons streekarchief aangesloten gemeente wil haar persoonskaarten naar ons toe overbrengen. Ik loop echter op dit moment tegen artikel 4.18 van de Wet Basisregistratie Personen aan. Daarin staat, zo lees ik het, dat alleen persoonskaarten van overleden personen overgebracht mogen worden. Klopt dit? of heb ik het mis? Heeft er iemand hier ervaring met een recente overbrenging van persoonskaarten? Met vriendelijke groet, Alexandre van den Berg
beste collega's, Wanneer een particulier archief (een particulier fonds als vangnet voor hen die buiten allerlei overheidsregelingen vallen, 2007-heden) verworven wordt wat veel persoonsgegevens (ook bijzondere) betreft is het wenselijk en noodzakelijk een openbaarheidsbeperking op te nemen in de overeenkomst. In zo'n geval wil ik nu in deze beperking ook opnemen, dat publiciteit enkel gepseudonimiseerd mag. Echter, ik vind dat te algemeen. Wat zouden jullie onder pseudonimisering verstaan? ...
Steeds minder gemeenten hebben in het eigen kantoorgebouw de ruimte (met ook de juiste bewaaromstandigheden) om akten BS daar te bewaren. Daarom wordt gewerkt aan de overbrenging van akten burgerlijke stand naar het Zeeuws Archief. Plots duikt artikel 17a BW op als belemmerende factor: Boek 1. Personen- en familierecht Titel 4. Burgerlijke stand Afdeling 2. De registers van de burgerlijke stand en de bewaring daarvan Artikel 17a 1. De registers van de burgerlijke stand worde...
In de discussie over de AVG en toegankelijk maken van met name WO2 bronnen hoor ik vaak dat er een uitzondering zou zijn voor archiefbescheiden gerelateerd aan de Holocaust . Veelal wordt dit direct tegengesproken met als argument dat dit wel in de Europese AVG staat maar niet in de Nederlandse uitwerking. Ik heb de relevante delen uit AVG en de Uitvoeringswet AVG opgezocht en hieronder opgenomen (met links). Zeer taaie materie... Kunnen meelezende juridisch onderlegde collegae uitleggen: -...
Elke instelling die archieven beheert is zelf verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens in die archieven conform de AVG. Bij twijfel zoals in de casus 'gezinskaarten' moet de instelling een risicoanalyse maken. Daarbij wordt bekeken welke risico's de betrokken personen - en in sommige gevallen ook hun nabestaanden - lopen bij het openbaar maken van persoonsgegevens in zo'n archief. Vervolgens moeten de maatregelen worden genomen waarmee die risico's teniet kunnen worden gedaa...
Beste collegae, Ik vroeg me af hoe jullie omgaan met de verhouding tussen het belang van een authentiek en volledig archief op grond van de Archiefwet, versus het recht op gegevenswissing van betrokkenen op grond van artikel 17 van de AVG? Stel iemand doet een inzageverzoek bij een bestuursorgaan. De reactie van het bestuursorgaan is een besluit in de zin van de Awb (art. 34 UAVG). Vervolgens dient dezelfde persoon op grond van art. 17 AVG een verzoek in om al zijn gegevens te laten ver...
Geachte collegae, De AVG is inmiddels ruim een half jaar van toepassing, maar er zijn nog steeds veel vraagstukken vooralsnog onbeantwoord. De werkgroep AVG van KVAN-Brain speelt een centrale rol in de uitwisseling van kennis omtrent dit onderwerp. Als onderdeel hiervan is een subwerkgroep opgericht die zich richt op indexering van (archief)materiaal/metadata door zoekmachines. Deze subwerkgroep richt zich op de problemen die zich hier voordoen en de mogelijkheden die er zijn om als archief ...
Beste vakgenoot, Sinds enige jaren beheren KVAN/BRAIN en LOPAI de zogenaamde archiefmodellen voor decentrale overheden, waaronder de archiefverordening, het besluit informatiebeheer of verklaringen van vernietiging, vervanging of vervreemding, maar ook de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen). Een aantal van deze modellen zijn aan een update toe zo bleek onder andere bij de totstandkoming van de VNG modellen voor de ...
Archievenblad_2018_nov_9_WEB_auteursrecht.pdf
In het kader van de AVG lopen wij onze archieven op privacygevoelige stukken door. Wij kregen vragen bij de openbaarheidsgrond en -beperkingen van de zgn registers van toevallige geboorten en overlijden. Van een aantal van onze regio-gemeenten hebben wij die in de bewaarplaats staan. Aanvankelijk vonden we dat ze onder het regime van het Burgerlijk Wetboek horen, maar ze behoren tot de bevolkingsregistratie en zouden dan onder de Wet Basisregistratie Personen horen. Die hanteert termijnen di...
Ik probeer een open nationaal register van overledenen (ONRO) tot stand te brengen. Op basis hiervan kunnen bijvoorbeeld archiefinstellingen controleren of iemand is overleden, waardoor bronnen online beschikbaar kunnen worden maakt (denk aan gezinskaarten, maar ook beeldbank). Om dit ONRO samen te stellen probeer ik nu gegevens van overleden inwoners bij gemeenten los te krijgen. Dit vanuit de gedachte dat elke gemeente deze gemeente heeft (en er naar mijn weten nog geen centrale BRP is). ...
Beste collega's, In 1979 heeft een Rotterdams advocatenkantoor zijn archief in bewaring gegeven aan de toenmalige Gemeentelijke Archiefdienst Rotterdam, nu het Stadsarchief Rotterdam. Datering van de documenten 1940-1977, ca. 30 meter. Voor ca. 50% betreft het onteigeningszaken en voor de overige 50% allerhande zaken. Openbaarheidsbeperking: 100 jaar. Mogelijkheid tot inzage: geen Verplichting bij GA gelegd juridische diensten e.d. inzage in archief te weigeren. Kortom, het archief s...
In mei 2017 heeft de VNG nieuwe modellen voor een archiefverordening en ‘aanhangende modellen’ gepubliceerd (https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/brieven/model-archiefverordening-2017-en-aanhangende-modellen). Hoe staat het met de implementatie van deze modellen? Zijn er gemeenten die ze al hebben toegepast?
Beste collega's, Tot nog toe heb ik nog geen verwerkersovereenkomst o.g.v. AVG gezien, die geheel toepasbaar is voor de archiefsector. Concreet heb ik te maken met een bedrijf, dat documenten scant. Documenten zullen persoonsgegevens van nog levende personen bevatten. Vandaar dat we een verwerkersovereenkomst sluiten. Het model van de gemeente Rotterdam blijkt echter 'te groots' van opzet in relatie tot de opdracht. De opdracht heeft een kostenplaatje van ruim onder de in de Aanbestedingswet...
Wanneer de theorie rondom archiveren wordt vergeleken met de praktijk doen er zich wel eens wat vraagstukken voor. Een van de vraagstukken die zich bij mij geregeld voordoen is de vraag of we moeten archiveren we per 'overheidsorgaan' of per 'overheidsorganisatie'? Is er sprake van het archief van de burgemeester of juist het archief van de gemeente? Er zijn natuurlijk voor- en nadelen op beide interpretaties. Daarom nodig ik iedereen uit om mee te discussiëren! Wat zijn de juridische besc...
Het Haags Gemeentearchief heeft een website waarop veel klassenfoto's worden getoond. De website is begonnen in 2007 en met de toen geldende wetgeving leek het publiceren van klassenfoto's, zelfs met alleen de namen erbij geen probleem. Bij de presentatie over de AVG 'One size doesn't fit all' van Mathieu Paapst op de Archiefdagen in Venlo (11 en 12 juni) kwam ter sprake dat het publiceren klassenfoto's zonder namen (maar wel met jaar en klasaanduiding) niet beschouwd hoefde te worden als '...
In de archiefwet, artikel 32, lid 1, staat dat de secretaris voor de archivaris het beheer kan waarnemen. In de model-archiefverordening laat de VNG die waarneming ook gelden voor lid 2, Toezicht op het beheer, hoewel dat niét in de tekst van lid 2 staat. De VNG geeft dat zelf ook in de model-archiefverordening erbij aan (“In afwijking van artikel 32, tweede lid, is, (…) de gemeentesecretaris belast met het toezicht op…”). Deze VNG-redenering overtuigt mij niet, omdat in de archiefwet het be...
