Samenvatting: Er bestaat bij ons verwarring over de bewaartermijn voor leerplicht zaken. Geldt hierbij de selectielijst voor gemeenten (19 jaar na geboorte) of de Wet politiegegevens (5 jaar, WPG, art. 14)?
Als trainee informatiebeheer, nu bijna een jaar werkzaam voor de drie Limburgse gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen vanuit het Servicecentrum MER, ben ik me aan het verdiepen in het complexe onderwerp van het opstellen van een metadataschema voor de organisatie. Om inzicht te krijgen in de omvang van het project van het opstellen van een metadataschema volgens de MDTO norm (of de iets oudere TMLO norm), zou ik graag van diverse gemeenten en organisaties informatie ontvangen inzake ...
De gemeente Amersfoort is bezig zich goed voor te bereiden op de Wet open overheid. Een onderdeel waar wij nu een verkenning naar doen richt zich op een anonimiseringsoplossing. Dit speelt natuurlijk vanuit de Woo, maar is ook breder inzetbaar. Wij zijn benieuwd hoe andere gemeenten dit vraagstuk hebben ingevuld: Hebben jullie een gemeentebrede applicatie ingekocht die gekoppeld kan worden aan meerdere systemen? Nemen jullie mogelijk een anonimiseringsdienst af? Wordt er standaard gebruik g...
Samenvatting: Hallo, ik ben Peter Hepp. sinds kort kwaliteitsmedewerker informatiebeheer bij de gemeente Twenterand.
Voor het mappen van een nieuw in te richten systeem, ben ik op zoek naar het MDTO inclusief toelichting in csv of ander excel leesbaar formaat. Misschien lees ik eroverheen of heb ik niet voldoende technische kennis om de beschikbare formaten in excel te openen. Maar hulp zou heel erg welkom zijn in deze!
Samenvatting: Wat is het verschil tussen de kpi-vragen 8.4b en 8.4c?
bij de nulmeting https://www.informatiehuishouding.nl/binaries/informatiehuishouding/documenten/instrumenten/2021/06/18/nulmeting-informatiehuishouding-open-op-orde/Nulmeting+Informatiehuishouding+Open+op+Orde.pdf wordt bij vraag 7 verwezen naar norm 1c toetsingskader IOE en bij vraag 13 naar norm 12 Waar kan ik ik deze norm terugvinden?
Goedemorgen, Wie werkt er volgens vervanging archiefbescheiden én gebruikt Decos Join om de gescande documenten in zaken te laten landen? We hebben wat vragen hierover en zouden graag met iemand in contact komen. Dankjewel alvast! Je mag op dit bericht reageren of mij direct een berichtje sturen: nadia.favie@sittard-geleen.nl
Hallo, Ik heb een vraag over de opbouw van een identificatiekenmerk in een e-depotvoorziening. Het TMLO stelt dat na de landcode de ISIL-code of de code uit het NHR gebruikt wordt, gevolgd door een uniek ID vanuit de aanleverende applicatie/organisatie. Daarnaast wordt de eis vermeld dat eenmaal toegekende identificatiekenmerken niet meer wijzigen. Het MDTO stelt geen nadere eisen, behalve dan dat het uniek moet zijn. Mij lijkt het zinvoller om een gemeentecode te gebruiken en de archiefdien...
Dag allemaal, Als collectiemedewerker AV bij het Gelders Archief ben ik op zoek naar input voor het ontwikkelen van een interne werkinstructie met betrekking tot het verwerken van AV-materiaal (bewegend en stilstaand beeld, geluid, ansichtkaarten, etc.) in overeenstemming met de AVG. Daarom ben ik geïnteresseerd in de manier waarop andere archiefinstellingen dit doen: hoe hebben jullie deze werkwijze ingericht en vastgelegd voor de medewerkers die ermee aan de slag moeten? Ik ben al bekend...
Binnen de gemeente 's-Hertogenbosch worden digitale tekeningen van kavels, objecten, straten, gebieden et cetera gemaakt in de applicatie Projectwise (Bentley Systems). Deze tekeningen worden echter niet opgeslagen in deze applicatie, noch is het informatiebeheer geborgd in deze toepassing. Ik vraag me af hoe andere gemeenten deze digitale tekeningen goed geordend en duurzaam toegankelijk houden? Maken jullie gebruik van een andere applicatie waarin opslag en beheer wel een functionaliteit is...
In de Archiefwet is het vernietigen van informatie een verplichting, geen recht. Maar wat te doen als (te vernietigen) data (en we werken tegenwoordig bijna uitsluitend nog met data) wordt (her-)gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek? De wetenschap schrijft voor dat onderzoeken controleerbaar en herhaalbaar moeten zijn. Enerzijds om te toetsen of het onderzoek juist is uitgevoerd, anderzijds om het onderzoek met de dezelfde data te kunnen herhalen. Dit impliceert een blijvende bewaring. Z...
Vind jij dat de informatiehuishouding van de Rijksoverheid beter kan? Kom dan bij ons werken. Vanaf 3 juni 2021 gaan we werven voor meer Inspecteurs Overheidsinformatie en zijn we op zoek naar nieuwe collega's. Vacatures Inspecteur Overheidsinformatie Verbeterslag informatiehuishouding Informatie van de Rijksoverheid moet beschikbaar zijn als ‘werkgeheugen’, voor publieke verantwoording en onderzoek én zo nodig als bewijs van rechten en plichten van burgers. De commissie Parlementaire onder...
Algemene Zaken is aan het werven voor tijdelijk iemand die een IA WOO kan opleveren. Ervaring met een soortgelijk traject (WOB) is een eis en kennis van de Rijksoverheid(programma's) een pré. Beschikbaarheid binnen nu en 3 maanden. Bel mij als je iemand kent!
In verband met de komst van het DSO, zijn wij als gemeente in voorbereiding op het aanschaffen van nieuwe plansoftware. Daarmee kunnen we zowel ruimtelijke plannen als straks omgevingsplannen opstellen en publiceren. Uit de presentatie van de leveranciers blijkt dat het archiveren van deze plannen, het duurzaam toegankelijk houden, niet binnen de software kan. En koppelen met het eigen zaaksysteem/DMS schijnt problematisch te zijn. Eén van de leveranciers wist te vertellen dat dit landelijk s...
Dag collega's, Ik vroeg me af of iemand ervaring heeft met of nagedacht heeft over het archiveren van een intranet-platform bij een gemeentelijke organisatie? Wanneer een gemeente overstapt naar een nieuw intranet, dient het oude intranet dan gearchiveerd te worden? Welke selectiegrondslag en bewaartermijn gelden dan en hoe zou het archiveren moeten plaatsvinden? De selectielijst geeft aan dat onlinecontent ten behoeve van externe communicatie blijvend bewaard moet worden maar biedt verder we...
Een steeds terugkomend onderwerp bij contacten met onze deelnemers is de beperking van de openbaarheid van bepaalde over te brengen bouwvergunningen. Naast de AVG (persoonsgegevens in de aanvraag e.d.) speelt ook de beperking uit veiligheidsoverwegingen mee. Zo worden de tekeningen van bijvoorbeeld bankgebouwen en politiebureaus niet zomaar ter inzage gegeven als dat gebouw deze functie nog heeft. Ook bepaalde fabrieksgebouwen of de burgemeesterswoning vallen vaak onder dat regime. Overige...
Goedendag Kia'ers, Mijn naam is Matthijs van Nierop en in het kader van mijn afstudeeropdracht ben ik op zoek naar informatie-experts binnen gemeenten/rijk/archiefdiensten om een interview mee te houden omtrent Archivering van Sociale Media. Wilt u mij hiermee helpen, dan zou ik u graag willen vragen in de reacties uw contactgegevens achter te laten of een bericht te sturen naar: matthijs.vannierop@socialex.global Alvast bedankt! Met vriendelijke groet, Matthijs van Nierop
Naar aanleiding van de vervanging van een informatiesysteem ben ik betrokken bij een migratietraject van archiefbescheiden naar een nieuwe applicatie (zaaksysteem). De (archief) wettelijke kaders m.b.t. migratie zijn over het algemeen bekend, we zijn de concrete invulling daarvan aan het uitzoeken / uitwerken. Om die reden de vraag of hier ervaring is met de uitvoering van migratietrajecten en of er door andere organisaties: - Richtlijnen / kaders / eisen, procedures en concrete handvatten z...
Beste allen, Stel deze vraag vanuit een van onze gemeenten die bezig zijn met de digitalisering van de besluitstraat . Vragen die er leven bij deze gemeente zijn oa: wie heeft er ervaring met het 'aanwijzen' van een raadsinformatie applicatie/RIS (bijv. Notubiz of GemeenteOplossingen) als archiefapplicatie (sommige beweren een soort RMA of archiefachtige module te hebben)? Is het verstandig (ivm kwesties met leverancier over teruggave/export van data in een RIS) toch een koppeling te maken...
De Gemeente Tilburg heeft in het verleden een eigen applicatie ontwikkeld voor de dossierinventaris van team DIV, maar deze nadert het eind van zijn levensduur met rasse schreden. We zijn op zoek naar een op zichzelf staande digitale dossierinventaris, dus niet als onderdeel van een pakket of groter programma. Zijn er organisaties die ervaring hebben met zo'n applicatie en die ook kunnen aanbevelen? Bij voorbaat dank voor jullie reactie.
Hoi allen, Gemeente Tilburg is bezig om anonimiseer software aan te schaffen. Ik ben op zoek naar eisen en wensen geformuleerd voor deze software vanuit het perspectief van DIV/Informatiebeheer? Kan iemand mij hieraan helpen? Ik zou daar erg mee geholpen zijn! Alvast bedankt!
Tresoar (RHC Fryslân) en provincie Fryslân voeren een pilot e-depot uit: we gaan een archief van de provincie Fryslân overbrengen naar het e-Depot van Tresoar. De provincie gebruikt DocBase; Tresoar heeft voor de ingest sidecar nodig. We zijn op zoek naar ervaringen op dit trajectonderdeel: van export uit DMS naar ingest in een e-depotvoorziening, en dan in het bijzonder het toepassen van de mappingsheet (custom-schema uit DocBase naar TMLO) op de export uit DocBase en deze geschikt maken vo...
Bij het onderzoek van Archief2020 naar de videotulen werd er in 2016 dit over TMLO gezegd (quote): Uit de pilots komen twee opties naar voren, die beide voor- en nadelen hebben. De eerste optie is volledige mapping: daarbij worden alle metadata uit een RIS in de 21 elementen van het TMLO ‘geperst’. Het is een complexe methode, die bovendien het gevaar heeft dat informatievelden van het TMLO door oneigenlijk gebruik worden ‘vervuild’. De tweede optie is om additionele metadata zoals spreker,...
Het Nationaal Archief wil, als onderdeel van MDTO, een RDF-ontologie ontwikkelen voor het standaardiseren van metagegevens van overheidsinformatie. Voor het ontwikkelen van de ontologie zoeken wij experts en geïnteresseerden die in de reviewgroep willen deelnemen. Het Nationaal Archief ontwikkelt de norm ‘Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). Het doel van deze norm is om overheidsorganisaties te ondersteunen bij het beheer en de uitwisseling van informatie, va...
Beste collega's, Onze gemeente buigt zich over (een) op te stellen informatiebeleid/-beleidsplan. Om daar een beeld van te krijgen, ben ik op zoek naar voorbeelden. Zijn er onder jullie die hun beleid/beleidsplan zouden willen delen? Van het bestaan van een handreiking weet ik niet, maar mocht iemand daar wel van weten , dan ben ik ook daar benieuwd naar. (De informatie die ik hier en op VNGRealisatie tot nu toe gevonden heb, is waardevol, maar nog wat beperkt.) Bedankt voor jullie eventue...
Het CIP is een netwerkorganisatie op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming, gericht op de overheid. De domeingroep Awareness van het CIP stelt op CIP.Pleio materiaal beschikbaar voor organisaties die een opruimdag willen organiseren, in het kader van privacy- en security-risico's. Alle middelen die privacy- en security-risico's met zich meebrengen, vallen binnen de reikwijdte van de opruimdag. De opruimdag reikt verder dan alleen schijven, folders, samenwerkingsruimten e...
Wat is archiving by design? De definitie van 'archiving by design' is als volgt: 'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.' Met 'duurzaam toegankelijk' wordt bedoeld: Vindbaar; Beschikbaar; Leesbaar; Interpreteerbaar; Betrouwbaar; Bestand tegen veranderingen, voor zolang als nodig. Voorbeelden van desi...
Net als veel andere gemeenten heeft onze gemeente een meldpunt ingericht voor medewerkers om een signaal van ondermijnende criminaliteit te melden. Het gaat om de mogelijkheid een melding te kunnen doen bij een "niet pluis" gevoel. Deze meldingen komen binnen via een webformuler en worden daarna (anoniem)behandeld door onze beveiligingsmedewerkers. Het kan leiden tot het zelf uitvoeren van toezicht, of ze worden besproken met ketenpartners (politie, jusititie, sociale recherche, etc.). De mel...
Binnen de Groep Gent (stad en OCMW) werken meer en meer collega's met het MS programma OneNote. Er bestaan echter nog geen richtlijnen rond het gebruik ervan. Ons eerste aanvoelen, vanuit de archiefdienst, is eerder negatief aangezien OneNote een container is dat al snel uitgroeit tot een digitale vuilnishoop van waaruit archiveren nog moeilijker is dan vanuit een netwerkschijf. Bovendien gebruiken diensten OneNote parallel aan de reeds bestaande netwerkschijven. Zijn er elders al adviezen op...
Hallo allen, Als adviseur digitale archivering bij het Noord-Hollands Archief is mij gevraagd of er binnen gemeenten praktische info is over eisen en wensen m.b.t. archief bij de aanbesteding van een informatiesysteem. Mijn vraag is daarom: heeft iemand van jullie concrete voorbeelden waarbij binnen een gemeente a.d.h.v. bijvoorbeeld de GIBIT een checklist met archiefeisen is opgesteld richting de leverancier? Zo ja, dan hoor ik het graag! Eventuele voorbeelden mogen ook naar mijn mailadre...
