Zoekresultaten

  • Hotspots- veiligstellen en dataverrijking

    In onze gemeente zijn hotspots benoemd en deze informatie willen we graag veiligstellen. De informatie die op basis van de selectielijst te vernietigen was hebben we op basis van het aanwijzen van de hotspot gewijzigd naar bewaren. De digitale informatie van de hotspot bevindt zich in verschillende informatiesystemen. Denk dan bijvoorbeeld aan bestuurlijke informatie (iBabs), zaakgerichte informatie (zaaksysteem), correspondentie (e-mails/teams), meldingen openbare ruimte etc. Niet alle infor...

  • Jouw mening over de Open Donderdagen

    Wij zijn benieuwd naar jouw mening over de Open Donderdagen! De Open Donderdag vindt elke even week op donderdag plaats bij het Nationaal Archief in Den Haag. Professionals binnen en buiten de overheid komen hier samen om op een informele manier ideeën uit te wisselen en ervaringen te delen. Afwisselende sprekers delen kennis en inzichten over diverse thema’s in relatie tot informatiehuishouding. Iedereen is welkom. Door jouw input met ons te delen, kunnen Open Donderdagen en andere evenement...

  • Bewaartermijnen binnen Zorg & Veiligheid bij Gemeenten

    Hallo, Momenteel ben ik bezig met het inrichten van de bewaartermijnen en categorie selectielijst bij signaaltypes/processen/thema's van Zorg & Veiligheid (afdeling Integrale Veiligheid, Openbare Orde Veiligheid & Crisisbeheersing) in het systeem ATLAS. Voor een aantal van deze signaaltypen heb ik een match gevonden in de categorie selectielijst, maar bij de volgende signaaltypen nog niet. Complexe multiproblematiek Jeugd Huiselijk geweld en kindermishandeling Onbegrepen gedrag Stalking Veelp...

  • Foto's en tekst van Google Foto's downloaden

    Dit is de eerste post die ik maak op KIA, maar ik loop tegen iets aan waarbij ik het inzicht van anderen goed kan gebruiken. Voor ons archief (Almere) hebben wij een potentiële schenking van duizenden foto's en daarbij tekstuele uitleg over de foto's. Deze foto's en tekst gaan allemaal over of hebben een link met Almere. Waar de kwestie om draait is dat al deze foto's en tekst in Google Foto's zijn gezet door de schenker. Vanuit Google Foto's kunnen de foto's van de schenker met één druk op ...

  • Duurzaam archiveren van leggers uit Arcgis Online

    Voor de zomervakantie 2025 willen we onze leggers (Legger Waterstaatswerken en de Onderhoudslegger) geactualiseerd, vastgesteld en digitaal gepubliceerd hebben op Arcgis Online. De digitale huidige leggers moeten duurzaam worden gearchiveerd. (En ook de legger Waterstaatswerken 2012 en de Legger van de zeedijk uit 2010. Momenteel wordt alles op de netwerkschijf geplaatst en hebben we nog geen e-depot voorziening. Wie heeft hier ervaring mee, heeft tips of een kant en klare oplossing?

  • Anonimiseringssoftware

    Ik ben benieuwd of er archiefinstellingen zijn die veelvuldig gebruik maken van anonimiseringssoftware. Welke software gebruiken jullie, in welke gevallen, op welke manier worden de persoonsgegevens in de archiefstukken zwart gelakt (automatisch of levert het alsnog veel handmatig werk op) en wat zijn jullie bevindingen (positief en eventueel negatief)? Alvast bedankt!

  • Bronnen gezocht voor het onderwijs: Eerste Wereldoorlog

    Bron: Oefenen met graven op de Edese heide Voor het project Bronnen in de Klas zijn we opzoek naar bronnen over de Eerste Wereldoorlog (1914–1918). De oorlog beïnvloedde de levens van miljoenen mensen, zowel aan het front als op het thuisfront. In België leidde de Duitse bezetting tot zware repressie, vernielingen en een diepe indruk op het collectief geheugen. Hoewel Nederland neutraal bleef, waren de gevolgen voelbaar, zoals vluchtelingenstromen, schaarste, mobilisatie en economische veran...

  • burgerperspectief selectielijst waterschappen

    Beste medeburgers, Welke informatie moeten waterschappen, provincies en gemeenten bewaren? Daarvoor bestaan de selectielijsten. Ik mag vanuit burgerperspectief adviseren welke criteria daarbij gelden bij de waterschappen. Gek genoeg is er nauwelijks inzicht in de informatiebehoeften van burgers - gelukkig is daar onlangs wel verandering in gekomen met het onderzoek van het Instituut Maatschappelijke Innovatie. Maar dan? Welke criteria zouden vanuit burgerperspectief leidend moeten zijn? Wat v...

  • Schenking persoonskaarten, in 1942 vervreemd van burgerlijke stand. Hoe te archiveren?

    Recent hebben we bij Archief Eemland 5 persoonskaarten van een particulier ontvangen die in de oorlog door haar vader achterover zijn gedrukt. Hij werkte destijds bij de afdeling Burgerlijke stand van de gemeente Baarn en heeft de persoonskaarten van zijn eigen gezin én die van Prins Bernhard meegenomen. Ook nam hij het dossier mee met adres + persoonsgegevens van dienstplichtigen uit Baarn, ter voorkoming dat zij opgeroepen konden worden. Later tijdens de oorlog is hij ontslagen en te werk g...

  • Help mee met ons onderzoek: schimmelplekken op papier nodig!

    Het Westerdijk Fungal Biodiversity Institute werkt aan het onderzoek “Inschatting risico’s van schimmelgroei in archiefdepots’ en is gefinancierd door Metamorfoze. Voor het onderzoek zijn we op zoek naar actief (groeiende) schimmelplekken op papier. Wij willen deze schimmelplekken onderzoeken, de schimmels in kaart brengen, en vervolgens gebruiken in deze studie. Heeft u in uw archief of collectie materiaal dat we hiervoor kunnen gebruiken? Dan zouden we daar graag monsters van nemen. Actieve...

  • Werkproces klankbordgesprekken digitaliseren?

    Zijn er gemeenten die het werkproces klankbordgesprekken (functioneringsgesprekken burgemeester) gedigitaliseerd hebben? In de handreiking burgemeesters (https://open.overheid.nl/documenten/ronl-32d54ff9-f232-4165-bc7c-e0ce7e01931e/pdf) staat op pagina 80 dat het in een gesloten envelop bewaard moet worden. Maar het verslag wordt natuurlijk al wel digitaal geschreven. Kan je dan van de handreiking afwijken en het digitaal opslaan in bijvoorbeeld een zaaksysteem?

  • Ervaringen en voorbeelden gezocht innemen netwerkschijven als archief

    De Gemeente Amsterdam stapt over naar werken in Teams, OneDrive en Sharepoint. Dat betekent dat de netwerkschijven worden uitgefaseerd. De daarvoor in aanmerking komende mappen worden uitgeplaatst bij het Stadsarchief, waarna op enig moment ze moeten worden bewerkt om te worden ingenomen in het e-depot. Momenteel doen we onderzoek naar wat er aan bewerking moet worden gedaan, en wat daarvoor functionele eisen zijn om acties geautomatiseerd te doen (het gaat om miljoenen bestanden en mappen). ...

  • Bewaartermijnen inrichten in AFAS

    Onze organisatie is bezig met een onderzoek naar het inrichten van bewaartermijnen in AFAS. Om efficiënt te werk te gaan en capaciteit optimaal te benutten, willen we graag leren van organisaties die hier al ervaring mee hebben. Wie heeft ervaring met het inrichten van bewaartermijnen in AFAS? Zijn er specifieke issues of uitdagingen waar jullie tegenaan zijn gelopen? Heeft een organisatie een voorbeeld van hoe zij dit hebben ingericht? Alle informatie en ervaringen zijn welkom! Alvast beda...

  • bewustwording informatiebeheer

    Wie heeft of wie kent bewustwordingsinstrumenten zoals filmpjes, vragen sets ("sir Askalot"), presentaties, spelletjes etc. om medewerkers van een middelgrote gemeente te informeren/ leren over het belang van Informatiebeheer: hoe ga je om met netwerkschijven, mailboxen, MS Teams en hoe verhoudt zich eea tot je zaaksysteem en/of vakapplicaties? Ik hoor het graag!

  • Dienstverleningsovereenkomst e-depot

    Zijn er archiefinstellingen die een dienstverleningsovereenkomst (of service level agreement) rondom hun e-depot afsluiten met deelnemende gemeenten en een voorbeeld daarvan willen delen? Ik ben erg benieuwd wat in een dergelijke overeenkomst allemaal is vastgelegd qua dienstverlening, ondersteuning en bereikbaarheid. Alvast bedankt voor eventuele reacties.

  • Wat is de status van KIDO

    In 2016 is de Handreiking Kwaliteitssysteen Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) gepubliceerd. Ik ben benieuwd of KIDO nog actueel is en gebruikt wordt door decentrale overheden. Mijn interesse komt voort uit de vraag of KIDO, waarvan ook een lightversie beschikbaar is, toepasbaar zou kunnen zijn voor musea, die ook een overheidstaak verrichten wanneer het gaat om een rijkscollectie.

  • Digitaal databeheer

    Ik ben op zoek naar gemeenten die ervaring hebben met duurzaam digitaal databeheer in een datawarehouse. De bedoeling is een beeld te krijgen van aanpak, inrichting, best practises en - waar mogelijk - de te vermijden valkuilen.

  • Gehandicaptenparkeerkaart

    In onze organisatie is een discussie gaande omtrent de gehandicaptenparkeerkaart. Binnen het sociaal domein is men van mening dat er geen scan/kopie van de GPK in de zaak geplaatst hoeft te worden als in de beschikking de looptijd en ook de einddatum al duidelijk vermeldt is. Ondanks dat de bewaartermijn na aflopen kort is, is de GPK mijn inziens wel een rechtsgeldig document. Het origineel gaat uiteraard naar de persoon in kwestie, maar het lijkt mij wenselijk om zelf ook een kopie van het ...

  • Gezocht: lokale bronnen over de thema’s Mens- en natuurrelaties en Rampen voor het onderwijs

    In oktober 2024 zijn archieven en docenten het project Bronnen in de Klas gestart. Met een bronnendatabase gaan we meer bronnen toegankelijk maken voor het onderwijs. Vanuit docenten is er namelijk een grote vraag naar lokale of regionale bronnen voor in de klas. Doe je mee? We zijn nu op zoek naar (regionale en lokale) bronnen rond de thema’s Mens- en natuurrelaties en Rampen. Thema: Mens- en natuurrelaties Denk hierbij aan bronnen over: Inpoldering en baggeren Turf-, kolen- en gaswinning In...

  • rittenregistratie

    Hoi allen, Kilometerregistratie is verplicht bij Verklaring geen privégebruik auto. Als er geen bijtelling wordt betaalt voor het privégebruik van de zakelijke auto, verplicht de Belastingdienst een kilometerregistratie bij te houden. Hiervoor wordt een ”Verklaring geen privegebruik auto getekend”. Onder welk proces en de daarbij behorende bewaartermijn uit de selectielijst laten jullie dit proces vallen. Ik zet deze vraag overheid breed uit maar het zou fijn zijn als er iemand een reactie p...

  • Vraag over sociale media archivering o.b.v. selectielijst VNG

    Ik ben voor de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) aan het uitzoeken wat er moet gebeuren aan niet-traditionele vormen van archivering, waaronder de archivering van sociale media. Op de officiële LinkedIn-pagina van de ODRU wordt overheidsinformatie geplaatst en deze pagina zou dus gearchiveerd moeten worden, alleen kan ik in de selectielijst die wij hanteren (namelijk de meest recente selectielijst van de VNG) geen procesomschrijving vinden die lijkt aan te sluiten op het publiceren van inf...

  • Woo-verzoek

    Beste allemaal, in gemeente Tilburg hebben we sinds kort een volledig Woo-team. Het leuke daaraan is dat we met frisse blikken en meegebrachte ervaring kijken naar het proces van een Woo-verzoek. We willen aan het proces een stap aan de voorkant toevoegen. Een soort intakegesprek of verbindingsgesprek met de verzoeker. We zien dat als volgt voor ons. Er komt een Woo-verzoek binnen, de contactpersoon Woo bekijkt het en als het verzoek zich daarvoor leent wordt er contact gezocht met de verzoek...

  • Omgevingswet - bewaartermijn controle graven in bodem

    Goedemorgen, Vanuit het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) is er een informatieplicht wanneer er wordt gegraven in de bodem met kwaliteit onder of gelijk aan interventiewaarde bodemkwaliteit. Wij ontvangen hiervan ook zaken (informatieplicht). Daarna volgt er ook een controle. Ik kan in de ZTC Omgevingswiki en selectielijst geen passende bewaartermijn voor deze controles vinden. Ik zou denken dat dit te bewaren is, omdat het om een activiteit gaat die schadelijk kan zijn voor het milieu....

  • Selectielijst voor archiefbescheiden van streekarchieven

    Beste collega's, Vanuit het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (wat feitelijk een streekarchief is) bestaat de behoefte aan een selectielijst voor archiefbescheiden van een streekarchieven. Zijn er meer streekarchieven waar die behoefte leeft? Zo ja, zullen we er dan een gezamenlijke exercitie van maken? Uitkijkend naar jullie reacties. Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, Tom Lensink

  • Handreiking Actief openbaar maken doe je zo! - RDDI

    In de handreiking Actief openbaar maken doe je zo! vind je: • De verschillende stappen die aan bod komen bij het actief openbaar maken van documenten, inclusief aanbevelingen. • Informatie ter ondersteuning bij het actief openbaar maken van informatie binnen de 17 verplichte informatiecategorieën. De handreiking heeft een grondige make-over gehad. Dit is de eerste versie, een werkversie zodat je meteen aan de slag kunt. We horen dan ook graag wat je ervan vindt. Mis je nog iets? Vind je iets...

  • Eisen aan een nieuwe studiezaal

    Hoewel de openingstijden van studiezalen steeds minder lijken te worden zijn onze studiezalen nog altijd een belangrijke plek in onze organisatie. Ze blijven ook hard nodig niet op de minste plaats voor onze binding met de inwoners en onderzoekers om ons heen. Nu wil men bij ons het gehele pand gaan verbouwen en hebben wij dit niet in eigen beheer. Gelukkig nemen ze ons wel mee in de plannen en mogen ook wij een pakket aan eisen neerleggen. Nu gaat het mij hier nu vooral aan de eisen die ik m...

  • Oproep: Denk mee over de inspanningsverplichting!

    Samen met het programma Open Overheid gaat RDDI de werkgroep Inspanningsverplichting actieve openbaarmaking opzetten voor het ophalen van input voor een beleidslijn rond de inspanningsverplichting uit de Woo (art. 3.1). Deze beleidslijn moet overheidsorganisaties meer richting geven over wat openbaar gemaakt moet worden, wat prioriteit krijgt en op welke wijze. Wil jij daarover meedenken? Meld je aan! Wie zoeken we? Mensen uit diverse organisaties van verschillende grootte en complexiteit. Zo...

  • Omgang archivering internationale samenwerking

    Goedemiddag, wie heeft ervaring met het vaststellen en vastleggen van dossierhouderschap bij internationale samenwerkingen? Het lopai-stuk is wel handig maar gaat niet specifiek in op internationale samenwerkingen (voor nu eerst op Europees niveau). Hoe bepaal je de dossierhouder? En waar leg je dat vast? Hoe hou je zelf zicht op het complete verhaal als je niet de dossierhouder bent? Dank!

  • Woo en leges voor naspeuren in het archief, conflict?

    In onze legesverordening staat nog een bepaling voor het naspeuren in het archief, per kwartier een bedrag van ong. 25 euro. In de praktijk wordt deze bepaling vooral gebruikt bij het in rekening brengen van leges voor het verstrekken van (niet overgebrachte) bouwdossiers/bouwtekeningen. Is deze bepaling of het gebruik ervan niet strijdig met de Woo? Of heel concreet. Als iemand bouwtekeningen opvraagt en daarbij een beroep doet op de Wet open overheid, dienen we het materiaal dan gratis te v...

  • Datagedreven werken - kennis delen over ervaringen

    Beste KIA-collega's, Het aCBG (agentschap ondersteunend aan het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen) is bezig, in het kader van de invoering van een nieuwe kernapplicatie, met het onderwerp "datagedreven werken". De 500 medewerkers van het CBG helpen met het beoordelen van medicijnen voor mens en dier om te bepalen of ze op de markt mogen komen (en blijven). Informatiehuishouding maakt deel uit van dit team maar dit "datagedreven werken" project gaat verder dan enkel IoO. Er komen wel ...

  • Wie past er een informatieclassificatiemodel toe op (beleids-)documenten?

    Welke organisatie werkt al met een informatieclassificatiemodel ( zoals bijvoorbeeld het Traffic Light Protocol) en past dit niet alleen toe binnen applicaties en systemen maar ook op al dan niet digitale documenten? Ik ben benieuwd hoe jullie dit ingevoerd hebben ( of juist waarom uiteindelijk niet): Wat was jullie aanpak? Hoe is het praktisch ingevoerd? Tegen welke problemen liepen jullie aan en welke problemen zijn er nog? Hoe gaan jullie praktisch om met veranderende classificaties op pa...

  • Oproep: sprekers en/of onderwerpen voor de Thematiendaagse 2025

    Het thema van de Thematiendaagse 2025 is bekend: werkomgeving van de toekomst. Het vindt plaats van 17 t/m 28 maart 2025, dus zet alvast in je agenda. Tijdens de KIA Thematiendaagse in maart 2025 staan we hierbij stil. De KIA Thematiendaagse is er voor en door de KIA-community van professionals uit de archief, - erfgoed, en informatiewereld. Sprekers en deelonderwerpen Heb jij wensen, ideeën, suggesties voor een spreker die je zou willen horen over de werkomgeving van de toekomst, of heb je e...