Zoekresultaten

  • CISO bij archiefinstellingen? Registratie bij NSCS Cyberbeveiligingswet (NIS2)

    Beste collega's, Informatiebeveiliging is natuurlijk een hot-topic vandaag de dag. Ook bij onze archiefdienst zijn we hier dagelijks actief mee bezig maar zijn we ook nog zoekende hoe hiermee op een gestructureerde manier mee om te gaan. We zijn bezig met de implementatie van de BIO2. We zijn benieuwd of er CISO's actief zijn in de archiefwereld? Het lijkt mij zinvol/interessant om met deze personen in contact te komen. Zelf ga ik wat CISO taken oppakken in onze organisatie. Ook zijn we benie...

  • Informatiebeheer incident

    Beste collegae, Een hypothese. Stel, je signaleert als informatiebeheerder een 'informatiebeheer incident'. Bijvoorbeeld; ontbreken besluitvorming, onjuiste classificatie, te vroeg vernietigt, bestanden niet (meer) leesbaar, niet aantoonbaar origineel, informatie ontbreekt bij Woo verzoek. Maar dat kan natuurlijk nog veel meer zijn dan deze paar voorbeelden. Wat is dan de actie die je onderneemt?Meld je dit in een werkoverleg of tijdens een dagstart of anders, namelijk ..... Bij welke toezi...

  • Foto’s personeelsuitjes

    Hallo allemaal, Hoe gaan jullie om met fotos van personeelsuitjes/bijeenkomsten met personeel (afscheidsrecepties etc) en bijvoorbeeld fotos van smoelenboeken? Welke bewaartermijnen hanteren jullie? Of welke regels hebben jullie hierover?

  • Bewaartermijn bij niet accepteren raadszetel

    Welke bewaartermijn past het best wanneer iemand een raadszetel weigert? Binnen iNavigator hebben we twee mogelijkheden: 17.1.1 Aangesteld (Bewaren) of 17.6 Afgebroken (bewaartermijn 1 jaar). Bewaren lijkt overdreven: diegene wordt immers geen gemeenteraadslid. Anderzijds is een bewaartermijn van 1 jaar misschien ook te kort: als je uitgaat van de verkiezingsuitslag zou je diegene wel in de raad verwachten. Het zou logisch zijn om dan nog wel na te kunnen gaan, waarom dit niet gebeurd is.

  • Inrichting informatiebeheer in PGAx

    Beste vakgenoten! In Zaanstad zijn wij begonnen met het inrichten van zaaktypen (thema's) in PGAx. We zijn op zoek naar ervaringsdeskundigen die vanuit informatiebeheer meehielpen bij het inrichten. Wij zijn vooral geïnteresseerd in hoe bewaartermijnen en selectiegrondslagen in PGAx opgenomen zijn (op basis van de resultatentypen en werkprocessen van de i-Navigator). En hoe jullie vorm geven hebben aan vervolgzaaktypen (die volgen op een ander zaaktype). Bijvoorbeeld een MOR-melding (Openbar...

  • Archivering en bewaartermijnen van nieuwe informatie gecreëerd uit datasets.

    Binnen onze organisatie zijn wij bezig met de realisatie van een Datalake. Hierin moet de archivering ook worden ingeregeld. Dit brengt ons voor het volgende vraagstuk: De datasets in het Datalake wordt geïmporteerd vanuit verschillende applicaties en gemetadateerd met o.a. de bewaartermijn. Vervolgens worden deze datasets gebruikt voor analyses en dashboards. Wanneer deze data dus gecombineerd wordt ontstaat nieuwe informatie die meegenomen kan worden in besluitvorming. De vraag is dus: geef...

  • Nieuw: digitale sessie over de nieuwe Archiefwet – denk mee over de naam!

    De nieuwe Archiefwet komt eraan. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bereiden zich voor op wat dit betekent voor hun informatiebeheer, processen, systemen en verantwoordelijkheden. Daarom willen we starten met een terugkerende digitale sessie over de nieuwe Archiefwet, in lijn met de digitale sessie projectleiders Woo. Een moment waarin we de vertaalslag maken van wetgeving naar praktijk. Tijdens deze sessies willen we aandacht besteden aan actuele updates, praktijkverhalen, handreikin...

  • Netwerkschijf opgeschoond? Ervaringen gezocht!

    Hallo, Wij zijn momenteel bezig met het opschonen van onze netwerkschijf en zijn benieuwd hoe andere rijksorganisaties dit hebben aangepakt. Hebben jullie een vergelijkbaar traject succesvol uitgevoerd? Dan hoor ik graag meer over: jullie aanpak; wat goed werkte; welke uitdagingen jullie tegenkwamen; tips, lessen of handige hulpmiddelen. Een kort gesprek of een berichtje met jullie ervaringen is al enorm waardevol. Lijkt het je leuk om ervaringen uit te wisselen? Stuur me gerust een bericht o...

  • Bewaartermijn en archivering livechat KCC (Coosto) – ervaringen gemeenten?

    Wij zijn binnen onze gemeente gestart met livechat binnen het KCC (via Coosto). In dit kader zijn we bezig met het inrichten van de archivering en bewaartermijnen van de chatgesprekken. Wat ik heb begrepen is dat Coosto de mogelijkheid biedt om livechatdata na een instelbare periode (weken, maanden of jaren) automatisch op te schonen. Vanuit informatiebeheer bekijken we momenteel welke termijn en werkwijze hier passend is. Daarbij ben ik benieuwd hoe andere gemeenten dit hebben ingericht. Spe...

  • Hoe zien jullie de functie van een pre-depot?

    Afgelopen tijd kom ik steeds vaker het begrip pre-depot tegen en heb ik gezocht naar de archief-juridische rol, betekenis en positionering hiervan. Die zoektocht heb ik onderstaande blog vastgelegd maar mijn vraag aan de community is of jullie de rol en/of functie pre-depots ook herkennen en wat jullie ideeën en meningen hierover zijn. https://hanstimmerman.me/nl_nl/het-pre-depot-bestaat-eigenlijk-niet/

  • Gesplitste dossiervorming BOPA

    Hi allemaal! Wij hebben de processen voor het Fysiek domein in Rx.Mission zitten, en de generieke processen in het zaaksysteem. Bestuurlijke besluitvorming is in Djuma ingericht, maar niet als zelfstandig proces, maar als onderdeel van de dossiervorming in de relevante processen. Er is dus geen los proces voor bestuurlijke besluitvorming, maar het wordt altijd gestart vanuit een zaak in Djuma. Meestal gaat dit goed. Nu is er een buiten omgevingsplanse activiteit bij een omgevingsvergunningsaa...

  • Nieuwe Archiefwet/archivaris

    De nieuwe Archiefwet stelt het aanstellen van een archivaris verplicht voor ieder overheidsorgaan. Wanneer er zo'n functionaris al bij het regionale streekarchief werkt, waar het overheidsorgaan bij aangesloten is, moet je dan alsnog zelf ook een archivaris aanstellen?

  • Archiveren object gebonden

    Ik heb een vraag voor andere veiligheidsregio’s op welke manier organiseren jullie informatie over objecten zoals panden, gebieden of complexen, zodat deze informatie los van zaken kan blijven bestaan, goed terug te vinden is voor opvolgend toezicht en handhaving, én voldoet aan de Archiefwet (bewaartermijn), selectielijst en vaste werkwijzen binnen de keten? Soms wil je informatie over panden, gebieden of complexen langer bewaren dan de bewaartermijn voorschrijft zodat je altijd de historie ...

  • Bewaartermijn correspondentie opsturen dubbelen Burgerlijke Stand

    Hallo, Onze collega's van Burgerlijke Stand sturen jaarlijks dubbelen van aktes naar de "Centrale Bewaarplaats voor de dubbelen van de Burgerlijke Stand" in Zutphen. We willen de correspondentie hierover (begeleidende brief bij het verzenden, en de ontvangstbevestiging) inboeken in ons zaaksysteem. De vraag is nu, hoe lang we deze correspondentie moeten bewaren. Gaat het hier om grondslag 19.1, en dus 5 jaar? Of valt het toch onder vervreemding van archieven (grondslag 19.1.14), en moeten we ...

  • Hanteren selectie lijst en AVG regeling m.b.t. personeel dossiers

    Goedemiddag, Hoe gaan jullie om met de verwerking van personeel dossiers en de archivering hiervan? Binnen één dossier kunnen meerdere bewaartermijn van kracht zijn. Hoe slaan jullie dit op om dit vervolgens op de juiste manier/tijd weer te kunnen vernietigen? Denk hierbij aan het verschil door bijvoorbeeld personeel die in aanraking is gekomen met gevaarlijke stoffen. Ik hoor graag van jullie, alvast bedankt. Mvg Roos

  • Alternatieven voor NLDOC: Hoe borgen jullie digitale toegankelijkheid van documenten?

    Beste vakgenoten, Binnen onze gemeente zijn we op zoek naar een vernieuwde oplossing hoe we PDF-documenten op onze website volledig digitaal toegankelijk (WCAG) kunnen aanbieden. We kijken naar NLDOC, maar ervaren dit als een vrij bewerkelijk programma. We zoeken daarom naar alternatieven of slimmere werkwijzen. Onze behoefte is met name gericht op het structureren (taggen) van documenten voordat deze gepubliceerd worden. Ik ben benieuwd naar jullie aanbevelingen en 'best practices' om dit ...

  • Zijn er gemeenten die een besluit hebben genomen om de overbrenging van bepaalde archieven naar de archiefbewaarplaats op te schorten?

    Gemeenten Aalsmeer en Amstelveen bereiden een besluit voor waarmee de overbrenging van burgerzakenarchieven wordt opgeschord (persoonskaarten, archiefkaarten en archiefkaarten in broodjes). Dat willen we omdat deze archieven nog dagelijks geraadpleegd worden en niet gedigitaliseerd zijn. Het bestuur van Amstelveen wil graag weten of er ook andere gemeenten zijn die een besluit tot opschorting hebben genomen. Heeft jouw gemeente dat gedaan? Dan hoor ik dat graag!

  • Verbeteren OCR-tekst met een lokale AI / LLM

    Onze online krantencollectie omvat 500.000 pagina's. Ze zijn doorzoekbaar met Elasticsearch. De tekst is uit de scan geëxtraheerd met behulp van tesseract OCR, en opgeslagen als alto.xml. De kwaliteit van die OCR-tekst is aardig, maar voor verbetering vatbaar. In een poging de vindbaarheid te verbeteren hebben we het volgende experiment gedaan: de OCR-tekst uit de alto.xml hebben we naar een lokale LLM gestuurd (gemma4) met deze prompt: "Je bent een expert in het reconstrueren van historisc...

  • Gemeenten of GR's met Corsa als DMS

    Hallo allemaal, binnen onze organisatie (GR voor het Sociaal Domein) werken we met Corsa. De manier waarop het hier ooit is ingericht is documentgericht. Er wordt dus niet vanuit processen gewerkt, maar vanuit documenten (die worden doorgeboekt naar behandelaars en afgehandeld). We gebruiken voor registraties altijd de DSP-knop om een werkproces te kiezen, waarna de route en de vertrouwelijkheid worden toegevoegd. Elk document wordt handmatig aan een proces / case (en daarmee een dossier) ge...

  • Welke bewaartermijn hanteren jullie voor e-mail in Outlook?

    Zijn er ketenpartners die ervaring hebben met e-mailarchivering in Outlook en daarbij een bewaartermijn hebben ingericht? Als ZBO zijn wij benieuwd welke bewaartermijnen worden gehanteerd en op basis van welke grondslag. Het hoeft daarbij niet specifiek om de capstone-methodiek te gaan. 👉 Welke bewaartermijn hanteren jullie momenteel voor e-mail?

  • Archiveren door Microsoft Teams (Teamwork)

    Wij onderzoeken momenteel hoe je eenvoudig kunt archiveren via Microsoft Teams. Er kunnen zaaktypen worden toegevoegd (Teamwork), waardoor de bewaartermijn automatisch kan worden gekoppeld. Heeft iemand hier ervaring mee? Moet de beheerder van het kanaal het zaaktype toevoegen, of is het verstandiger om dit te laten doen door de informatiebeheerders? Als iemand hier ervaring mee heeft, zouden jullie dan een stappenplan of werkbeschrijving kunnen delen? Ik hoor het graag. Met vriendelijke groet,

  • Strafrechtelijk dossier opgesteld door BOA, wie is hiervoor verantwoordelijk qua informatiebeheer

    Boa's zijn medewerkers van de gemeente met opsporingsbevoegdheden (Besluit BOA). Daar waar een boa opsporingshandelingen verricht , legt de boa verantwoording af aan de Officier van Justitie. (OVJ). De OVJ bepaalt ook wie wel/niet bij deze informatie mag. De informatie wordt vastgelegd in een systeem, speciaal voor strafrechtelijke onderzoeken. Deze dossiers vallen onder de Wet politie gegevens (WPG), waar ook staat hoe en hoe lang deze dossier bewaard mogen blijven. Het systeem is door de g...

  • Voorbeelden gevraagd: migratieplan/testplan

    Onze organisatie staat voor een aantal aankomende migraties / conversies. Hiervoor volgen we een leidraad / stappenplan waarin de stappen zijn benoemd om tot een goede migratie/conversie te komen. In het stappenplan is benoemd dat er een migratieplan / testplan moet worden opgesteld. Zijn er organisaties die een (vast) sjabloon gebruiken voor het maken van een migratie-/testplan zodat er minder risico wordt gelopen om iets te vergeten? Zo ja zou iemand die dan met ons kunnen/willen delen.

  • Ervaringen met Mais-flexis als Pre-depot

    Ik ben op het moment bezig met het onderzoeken naar mogelijkheden voor het in gebruik nemen van een Predepot binnen onze gemeente. Mais-flexis van de REE sprong er voor mij meteen uit als mogelijk interessante keuze. Het is mij echter nog niet gelukt om ervaringen van andere gemeenten te vinden m.b.t. het gebruik van deze predepot oplossing. Ik vroeg mij af of er al organisaties zijn die actief gebruik maken van Mais-flexis als predepot en of iemand misschien zijn of haar ervaringen hiermee z...

  • Kunnen gemeenten alsnog aansluiten bij de aanvullende Selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone methode?

    De gemeente waarbij ik werk heeft in 2024 NIET de aanvullende Selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone methode ondertekend. Nu zouden we eigenlijk alsnog e-mail willen archiveren volgens deze methode. Wij zijn op zoek naar een inhoudelijk alternatief pad om - zonder bij de Selectielijst 2024 aangesloten te zijn - toch e-mails te archiveren op basis van de capstone benadering. Nu heeft een collega Copilot bevraagd en die kwam met een heel eenvoudige oplossing: "Ja — gemeenten kunnen no...

  • Beperken opslagcapaciteit mailboxen / e-mail / Outlook

    Voor Tilburg University ben ik bezig met het opstellen van een fasering / stappenplan m.b.t. e-mailarchivering en retentie. Ik twijfel of ik het beperken van de opslagcapaciteit van persoonlijke, maar ook van functionele, mailboxen mee zal nemen als aanbeveling. Het dwingt medewerkers om e-mail tijdig te archiveren of zelf hun mailbox regelmatig op te schonen anders wordt automatisch retentie toegepast. Wij archiveren geen e-mail op basis van de sleutelfunctionarissen methodiek. Mogelijk gaan...

  • Publiosa of i-Navigator als DSP?

    We zijn aan het onderzoeken in welk systeem we het beste een DSP kunnen opzetten. Momenteel kijken we naar de i-Navigator en Publiosa. De i-Navigator omdat we die als ZTC gebruiken en deze kunnen uitbreiden naar een DSP. Publiosa gebruiken we nu voor registratie van verwerkingen en Wpg register. Zijn er gemeente die Publiosa als DSP gebruiken? Hoor ook graag als er een gemeente zijn, die hun DSP op een andere manier hebben opgezet.

  • Oproep aan archivarissen: hulp en duiding gevraagd bij overdracht adoptiedossiers vanuit mensenrechtenperspectief

    Vraag : Duiding gevraagd bij overdracht #adoptiedossiers, Ik richt me nadrukkelijk tot jullie professionele expertise, omdat juist archivarissen unieke kennis hebben over contextbehoud en verantwoordelijkheid in dit soort overdrachten. Archiefkundige en mensenrechtelijke perspectieven Beste archivarissen, Als onderzoeker archief en adoptie wend ik mij tot jullie met een verzoek om professionele duiding bij de overdracht en het beheer van adoptiedossiers en persoonsdossiers van adoptievergunn...

  • Back ups en de Archiefwet.

    Onze service manager is bezig met de back ups vanwege wijziging leverancier. Van de grote hoeveelheid vanaf 2012 hebben we een voorstel om een deel nu te vernietigen en een deel later te vernietigen. Nu zijn we aan het onderzoeken hoe lang we de back ups bij de nieuwe leverancier laten staan. Bij de oude back ups hebben we de langste bewaartermijn van onze selectielijst aangehouden, die is best wel lang. In het kader van duurzaam bewaren hebben wij de gedachte dat het misschien korter kan. H...

  • Informatiebeheerplan en kwaliteitszorg – hoe doen jullie dat?

    Hallo allemaal, Voor mijn eindopdracht onderzoek ik hoe informatiebeheerplannen structureel kunnen worden ingebed in de kwaliteitszorg van een gemeente. Binnen onze organisatie zijn we eind 2024 gestart met het opstellen van informatiebeheerplannen. Dit heeft gezorgd voor meer bewustwording en inzicht in onze informatiehuishouding. De volgende stap waar we nu voor staan, is het structureel borgen van deze plannen binnen de kwaliteitszorg. Ik ben benieuwd naar jullie praktijkervaringen: Hoe va...

  • Vraag: lopende internetconsultatie over de Wet afbouw interlandelijke adoptie en vereenvoudiging identiteitsherstel.

    Archief, toegang en politiek: adoptiearchieven in wetgeving Beste lezer, Graag vraag ik jullie aandacht voor een lopende internetconsultatie over de Wet afbouw interlandelijke adoptie en vereenvoudiging identiteitsherstel. Dit wetsvoorstel raakt direct aan de positie van adoptiearchieven: vragen rondom bewaren, ontsluiten en inzage hangen nauw samen met identiteit, rechtspositie en mensenrechten. In het overzicht hieronder gevoegd is o.a. te zien welke partijen eerder als belanghebbenden zijn...