Zoekresultaten

  • Archiveren object gebonden

    Ik heb een vraag voor andere veiligheidsregio’s op welke manier organiseren jullie informatie over objecten zoals panden, gebieden of complexen, zodat deze informatie los van zaken kan blijven bestaan, goed terug te vinden is voor opvolgend toezicht en handhaving, én voldoet aan de Archiefwet (bewaartermijn), selectielijst en vaste werkwijzen binnen de keten? Soms wil je informatie over panden, gebieden of complexen langer bewaren dan de bewaartermijn voorschrijft zodat je altijd de historie ...

  • Bewaartermijn correspondentie opsturen dubbelen Burgerlijke Stand

    Hallo, Onze collega's van Burgerlijke Stand sturen jaarlijks dubbelen van aktes naar de "Centrale Bewaarplaats voor de dubbelen van de Burgerlijke Stand" in Zutphen. We willen de correspondentie hierover (begeleidende brief bij het verzenden, en de ontvangstbevestiging) inboeken in ons zaaksysteem. De vraag is nu, hoe lang we deze correspondentie moeten bewaren. Gaat het hier om grondslag 19.1, en dus 5 jaar? Of valt het toch onder vervreemding van archieven (grondslag 19.1.14), en moeten we ...

  • Hanteren selectie lijst en AVG regeling m.b.t. personeel dossiers

    Goedemiddag, Hoe gaan jullie om met de verwerking van personeel dossiers en de archivering hiervan? Binnen één dossier kunnen meerdere bewaartermijn van kracht zijn. Hoe slaan jullie dit op om dit vervolgens op de juiste manier/tijd weer te kunnen vernietigen? Denk hierbij aan het verschil door bijvoorbeeld personeel die in aanraking is gekomen met gevaarlijke stoffen. Ik hoor graag van jullie, alvast bedankt. Mvg Roos

  • Alternatieven voor NLDOC: Hoe borgen jullie digitale toegankelijkheid van documenten?

    Beste vakgenoten, Binnen onze gemeente zijn we op zoek naar een vernieuwde oplossing hoe we PDF-documenten op onze website volledig digitaal toegankelijk (WCAG) kunnen aanbieden. We kijken naar NLDOC, maar ervaren dit als een vrij bewerkelijk programma. We zoeken daarom naar alternatieven of slimmere werkwijzen. Onze behoefte is met name gericht op het structureren (taggen) van documenten voordat deze gepubliceerd worden. Ik ben benieuwd naar jullie aanbevelingen en 'best practices' om dit ...

  • Zijn er gemeenten die een besluit hebben genomen om de overbrenging van bepaalde archieven naar de archiefbewaarplaats op te schorten?

    Gemeenten Aalsmeer en Amstelveen bereiden een besluit voor waarmee de overbrenging van burgerzakenarchieven wordt opgeschord (persoonskaarten, archiefkaarten en archiefkaarten in broodjes). Dat willen we omdat deze archieven nog dagelijks geraadpleegd worden en niet gedigitaliseerd zijn. Het bestuur van Amstelveen wil graag weten of er ook andere gemeenten zijn die een besluit tot opschorting hebben genomen. Heeft jouw gemeente dat gedaan? Dan hoor ik dat graag!

  • Verbeteren OCR-tekst met een lokale AI / LLM

    Onze online krantencollectie omvat 500.000 pagina's. Ze zijn doorzoekbaar met Elasticsearch. De tekst is uit de scan geëxtraheerd met behulp van tesseract OCR, en opgeslagen als alto.xml. De kwaliteit van die OCR-tekst is aardig, maar voor verbetering vatbaar. In een poging de vindbaarheid te verbeteren hebben we het volgende experiment gedaan: de OCR-tekst uit de alto.xml hebben we naar een lokale LLM gestuurd (gemma4) met deze prompt: "Je bent een expert in het reconstrueren van historisc...

  • Gemeenten of GR's met Corsa als DMS

    Hallo allemaal, binnen onze organisatie (GR voor het Sociaal Domein) werken we met Corsa. De manier waarop het hier ooit is ingericht is documentgericht. Er wordt dus niet vanuit processen gewerkt, maar vanuit documenten (die worden doorgeboekt naar behandelaars en afgehandeld). We gebruiken voor registraties altijd de DSP-knop om een werkproces te kiezen, waarna de route en de vertrouwelijkheid worden toegevoegd. Elk document wordt handmatig aan een proces / case (en daarmee een dossier) ge...

  • Welke bewaartermijn hanteren jullie voor e-mail in Outlook?

    Zijn er ketenpartners die ervaring hebben met e-mailarchivering in Outlook en daarbij een bewaartermijn hebben ingericht? Als ZBO zijn wij benieuwd welke bewaartermijnen worden gehanteerd en op basis van welke grondslag. Het hoeft daarbij niet specifiek om de capstone-methodiek te gaan. 👉 Welke bewaartermijn hanteren jullie momenteel voor e-mail?

  • Archiveren door Microsoft Teams (Teamwork)

    Wij onderzoeken momenteel hoe je eenvoudig kunt archiveren via Microsoft Teams. Er kunnen zaaktypen worden toegevoegd (Teamwork), waardoor de bewaartermijn automatisch kan worden gekoppeld. Heeft iemand hier ervaring mee? Moet de beheerder van het kanaal het zaaktype toevoegen, of is het verstandiger om dit te laten doen door de informatiebeheerders? Als iemand hier ervaring mee heeft, zouden jullie dan een stappenplan of werkbeschrijving kunnen delen? Ik hoor het graag. Met vriendelijke groet,

  • Strafrechtelijk dossier opgesteld door BOA, wie is hiervoor verantwoordelijk qua informatiebeheer

    Boa's zijn medewerkers van de gemeente met opsporingsbevoegdheden (Besluit BOA). Daar waar een boa opsporingshandelingen verricht , legt de boa verantwoording af aan de Officier van Justitie. (OVJ). De OVJ bepaalt ook wie wel/niet bij deze informatie mag. De informatie wordt vastgelegd in een systeem, speciaal voor strafrechtelijke onderzoeken. Deze dossiers vallen onder de Wet politie gegevens (WPG), waar ook staat hoe en hoe lang deze dossier bewaard mogen blijven. Het systeem is door de g...

  • Voorbeelden gevraagd: migratieplan/testplan

    Onze organisatie staat voor een aantal aankomende migraties / conversies. Hiervoor volgen we een leidraad / stappenplan waarin de stappen zijn benoemd om tot een goede migratie/conversie te komen. In het stappenplan is benoemd dat er een migratieplan / testplan moet worden opgesteld. Zijn er organisaties die een (vast) sjabloon gebruiken voor het maken van een migratie-/testplan zodat er minder risico wordt gelopen om iets te vergeten? Zo ja zou iemand die dan met ons kunnen/willen delen.

  • Ervaringen met Mais-flexis als Pre-depot

    Ik ben op het moment bezig met het onderzoeken naar mogelijkheden voor het in gebruik nemen van een Predepot binnen onze gemeente. Mais-flexis van de REE sprong er voor mij meteen uit als mogelijk interessante keuze. Het is mij echter nog niet gelukt om ervaringen van andere gemeenten te vinden m.b.t. het gebruik van deze predepot oplossing. Ik vroeg mij af of er al organisaties zijn die actief gebruik maken van Mais-flexis als predepot en of iemand misschien zijn of haar ervaringen hiermee z...

  • Kunnen gemeenten alsnog aansluiten bij de aanvullende Selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone methode?

    De gemeente waarbij ik werk heeft in 2024 NIET de aanvullende Selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone methode ondertekend. Nu zouden we eigenlijk alsnog e-mail willen archiveren volgens deze methode. Wij zijn op zoek naar een inhoudelijk alternatief pad om - zonder bij de Selectielijst 2024 aangesloten te zijn - toch e-mails te archiveren op basis van de capstone benadering. Nu heeft een collega Copilot bevraagd en die kwam met een heel eenvoudige oplossing: "Ja — gemeenten kunnen no...

  • Beperken opslagcapaciteit mailboxen / e-mail / Outlook

    Voor Tilburg University ben ik bezig met het opstellen van een fasering / stappenplan m.b.t. e-mailarchivering en retentie. Ik twijfel of ik het beperken van de opslagcapaciteit van persoonlijke, maar ook van functionele, mailboxen mee zal nemen als aanbeveling. Het dwingt medewerkers om e-mail tijdig te archiveren of zelf hun mailbox regelmatig op te schonen anders wordt automatisch retentie toegepast. Wij archiveren geen e-mail op basis van de sleutelfunctionarissen methodiek. Mogelijk gaan...

  • Publiosa of i-Navigator als DSP?

    We zijn aan het onderzoeken in welk systeem we het beste een DSP kunnen opzetten. Momenteel kijken we naar de i-Navigator en Publiosa. De i-Navigator omdat we die als ZTC gebruiken en deze kunnen uitbreiden naar een DSP. Publiosa gebruiken we nu voor registratie van verwerkingen en Wpg register. Zijn er gemeente die Publiosa als DSP gebruiken? Hoor ook graag als er een gemeente zijn, die hun DSP op een andere manier hebben opgezet.

  • Oproep aan archivarissen: hulp en duiding gevraagd bij overdracht adoptiedossiers vanuit mensenrechtenperspectief

    Vraag : Duiding gevraagd bij overdracht #adoptiedossiers, Ik richt me nadrukkelijk tot jullie professionele expertise, omdat juist archivarissen unieke kennis hebben over contextbehoud en verantwoordelijkheid in dit soort overdrachten. Archiefkundige en mensenrechtelijke perspectieven Beste archivarissen, Als onderzoeker archief en adoptie wend ik mij tot jullie met een verzoek om professionele duiding bij de overdracht en het beheer van adoptiedossiers en persoonsdossiers van adoptievergunn...

  • Back ups en de Archiefwet.

    Onze service manager is bezig met de back ups vanwege wijziging leverancier. Van de grote hoeveelheid vanaf 2012 hebben we een voorstel om een deel nu te vernietigen en een deel later te vernietigen. Nu zijn we aan het onderzoeken hoe lang we de back ups bij de nieuwe leverancier laten staan. Bij de oude back ups hebben we de langste bewaartermijn van onze selectielijst aangehouden, die is best wel lang. In het kader van duurzaam bewaren hebben wij de gedachte dat het misschien korter kan. H...

  • Informatiebeheerplan en kwaliteitszorg – hoe doen jullie dat?

    Hallo allemaal, Voor mijn eindopdracht onderzoek ik hoe informatiebeheerplannen structureel kunnen worden ingebed in de kwaliteitszorg van een gemeente. Binnen onze organisatie zijn we eind 2024 gestart met het opstellen van informatiebeheerplannen. Dit heeft gezorgd voor meer bewustwording en inzicht in onze informatiehuishouding. De volgende stap waar we nu voor staan, is het structureel borgen van deze plannen binnen de kwaliteitszorg. Ik ben benieuwd naar jullie praktijkervaringen: Hoe va...

  • Vraag: lopende internetconsultatie over de Wet afbouw interlandelijke adoptie en vereenvoudiging identiteitsherstel.

    Archief, toegang en politiek: adoptiearchieven in wetgeving Beste lezer, Graag vraag ik jullie aandacht voor een lopende internetconsultatie over de Wet afbouw interlandelijke adoptie en vereenvoudiging identiteitsherstel. Dit wetsvoorstel raakt direct aan de positie van adoptiearchieven: vragen rondom bewaren, ontsluiten en inzage hangen nauw samen met identiteit, rechtspositie en mensenrechten. In het overzicht hieronder gevoegd is o.a. te zien welke partijen eerder als belanghebbenden zijn...

  • Tips gevraagd: Archiveren mailboxen vertrekkende bestuurders

    Beste collega's , Met de verkiezingen in het vooruitzicht en de mogelijke wisselingen in het bestuur die daarbij komen kijken proberen wij ons voor te bereiden op de archivering van mailboxen van vertrekkende bestuurders. Niet onbelangrijk: wij zijn niet aangesloten op de selectielijst e-mailbewaring. Idealiter zouden archiefwaardige mails bij een zaak zijn geregistreerd in ons DMS en niet meer in een dergelijke mailbox staan, maar we moeten realistisch zijn: de kans is groot dat dit niet al...

  • Zaakgericht werken met clientdossiers Budgetbeheer en Schuldhulpverlening

    Wij werken zaakgericht met Join en hebben een koppeling met de vakapplicatie Stratech/Perspectief. Dit systeem bevat clientdossiers mbt Budgetbeheer en schuldhulpverlening. Hierin komen ook alle facturen. Dit kan per client wel oplopen tot meer dan 400 documenten. Dit heeft negatieve gevolgen voor de werking van de stuf-koppeling en andere systemen die ook koppelen met ons zaaksysteem. We zijn nu bezig om te bedenken hoe dit anders ingericht kan worden. We krijgen te horen van de vakafdelin...

  • Naleving archiefregeling i.r.t. fysiek behoud

    Collega's, Graag zou ik van gedachten willen wisselen over vereisten vanuit de Archiefregeling ten aanzien van het archiveren van fysieke documenten binnen een generieke kantooromgeving. Het gaat dan met name om de fysieke vereisten, zoals de bouwkundige en klimatologische aspecten. Mocht er iemand interesse hebben in een onderhoud over dit onderwerp dan houd ik mijzelf aanbevolen! Met vriendelijke groet, Danny van Zundert d.v.zundert@minvws.nl

  • Documentatie van adviescommissies/cliëntenraad

    Vanuit de gemeente Eindhoven ben ik op zoek naar ervaringen en tips van andere gemeenten. Als gemeente hebben wij te maken met een aantal onafhankelijke adviescommissies en cliëntenraden, die geen onderdeel zijn van de organisatie maar vaak wel een ambtelijk secretaris hebben. De leden zijn verder allemaal vrijwilligers en niet bij ons in dienst. Zowel bij het inrichten van deze adviescommissies en cliëntenraden als bij het samenkomen van deze organen en het uitoefenen van hun functie, ontsta...

  • Gezocht: Hangmappen voor paternosterkast

    Hallo collega's, Wie o wie kan ons helpen? Onze DIV medewerker van Gemeentearchief Veenendaal is dringend op zoek naar hangmappen voor in onze paternosterkast. Op dit moment hebben wij nog enkele mappen, maar het de bodem is in zicht. Helaas zijn de mappen niet meer na te bestellen en worden ze volgens de leverancier ook niet meer geproduceerd. Zijn er misschien archieven die deze mappen nog hebben liggen / over hebben en waarvan wij mappen kunnen overnemen? Het volgende staat op de mappen: L...

  • Wie biedt ons een kijkje in de e-mail keuken?

    Binnen de gemeente Arnhem willen we stappen zetten in het archiveren van e-mail. Graag willen we in contact komen met andere gemeenten die dit al voor elkaar hebben. Willen jullie ons laten meekijken in de keuken? Bijvoorbeeld welke technische oplossingen hebben jullie gebruikt? Hoe is het uitgerold in de organisatie? Wat waren de tops en wat waren de flops? Je kunt contact opnemen met Renate Kieftenbelt, adviseur informatiebeheer Renate.Kieftenbelt@arnhem.nl of Loura Witte informatiemanager ...

  • Doe mee: gebruiksgemak verbeteren van kennisproducten Nationaal Archief

    Kun je gemakkelijk informatie in de kennisproducten van het Nationaal Archief vinden? Dit onderzoeken we momenteel via een online vragenlijst bij de handreiking Archiveren by Design Wil je wat meer weten over Archiveren by Design èn ons helpen het gebruiksgemak te verbeteren? Ga dan naar de handreiking en vul de vragenlijst in (circa 4 minuten). De vragenlijst is open van 17 nov. t/m 12 dec.

  • Discussiegroep (beheer van) collectiebeheersystemen

    Is er op het KIA platform ook een groep voor discussie over het gebruik van collectiebeheersystemen? Een plaats waar gepraat kan worden over het gebruik van MAIS-Flexis, Atlantis, Memorix, (MS Access 🙃) enzovoorts. Zelf ben ik functioneel applicatiebeheerder en kijk er grotendeels met die bril naar, maar ik zou ook zeker ervaringen van dagelijkse gebruikers van de diverse systemen willen horen. Als een dergelijke plek er nog niet is wil ik hem graag oprichten. Zijn er mensen die in dat geva...

  • Ervaring gezocht met DLP, DLM en RM binnen Microsoft Purview

    De Erasmus Universiteit Rotterdam is voornemens om te starten met een pilot met Microsoft Purview, gericht op de onderdelen Data Loss Prevention, Data Lifecycle Management en Records Management. Om een goed beeld te krijgen van de benodigde beheerorganisatie na implementatie en om praktijkervaringen te horen, komen we graag in contact met organisaties die al met (een of meerdere van) deze onderdelen werken. Werk jij of jouw organisatie al met Purview, specifiek met deze onderdelen en ben je b...

  • Interviews pilot gebruiksvriendelijkheid gezocht

    Vanuit het Nationaal Archief zoeken we collega's uit de wereld van informatiehuishouding die hun mening willen geven. Dit gebeurt in het kader van een pilot over de gebruiksvriendelijkheid van de kennisproducten die het Nationaal Archief ontwikkelt. Als testobject gebruiken we de handreiking Archivering by design. Het een gebruikerstest, waarbij de testpersoon achter laptop met het kennisproduct zit en enkele zoektaken krijgt waarop deze mbv het kennisproduct een antwoord probeert te vinden. ...

  • Het archief van het archief ...

    Ik werk zelf bij een streekarchief met 14 medewerkers. Ons archief is niet in het bezit van een Document Management Systeem of zaaksysteem. Daarvoor zijn wij te klein en was/is een dergelijke oplossing te kostbaar. Dossiervorming geschiedt bij ons op het netwerk, waar een mappenstructuur is aangemaakt die wordt bijgehouden met behulp van de RMTool van het VHIC. Na afronding van een dossier of zaak wordt deze geschoond, voorzien van extra metadata en met de RMTool en overgeheveld naar ons “arc...

  • Archiveren van dossiers van gemeenteraadsleden

    Hallo, Hoewel ik al 25 jaar in het informatievak zit, ik heb nog nooit een wisseling van een gemeenteraad meegemaakt. Vandaar dat ik onderstaande casus/vraag aan jullie voorleg met de hoop dat ik een antwoord krijg ;-) Ik kreeg onlangs een vraag van onze griffier hoe het precies zit met archiveren van de aangemaakte dossiers/zaken van de huidige gemeenteraadsleden. In maart volgend jaar zijn er gemeenteraadsverkiezingen. De verwachting is dat een deel van de raadsleden in de nieuwe raadsperio...

  • Zoektocht naar fragmenten psalmenboek

    Dag allen, Universitair docent Thijs Porck (Leiden) is op zoek naar fragmenten van een middeleeuws psalmenboek. In Nederland heeft hij al fragmenten gevonden in banden van boeken in het Regionaal Archief Alkmaar en het Noord-Hollands Archief. Naar aanleiding van die eerste vondst bij het Regionaal Archief Alkmaar is er vanuit de pers al aandacht aangegeven, maar ik dacht, laten we het nog even onder de aandacht brengen op dit platform. De fragmenten zijn tot nu aangetroffen in 'talige' boek...

  • Woo-verzoek verzoek waarin een orgaan van uw gemeente geheimhouding heeft opgelegd of dat aan de orde is geweest.

    Ik ben op zoek naar andere gemeenten die deze grote Woo-verzoek ook hebben ontvangen met betrekking tot documenten waar geheimhouding op ligt of heeft gelegen over verschillende jaartallen. Het gaat om: "verzoek openbaarmaking op grond van de Woo van alle documenten uit voornoemde periode in zaken waarin een orgaan van uw gemeente geheimhouding heeft opgelegd of dat aan de orde is geweest. Ik verzoek verder openbaarmaking van alle stukken waarop geheimhouding rust of heeft gerust. Dat beteken...